REX registratie en oorsprongsverklaring op de factuur voor uitvoer naar het VK

Let op: „uit de EU komen” is voor de douane niet hetzelfde als „in de EU gemaakt”. Het preferentiële tarief geldt alleen voor goederen die aan de oorsprongsregels van de TCA voldoen. Een algemeen overzicht van die regels vindt u in ons artikel TCA EU–VK: oorsprong en preferentieel invoerrecht. Dit artikel gaat over het REX-nummer en de tekst van de verklaring.

Wat is het REX-systeem douane en wie moet zich registreren?

REX staat voor Registered Exporter: het EU-systeem waarin exporteurs zich registreren om oorsprongsverklaringen te mogen opstellen. Voor uitvoer van de EU naar het VK hangt de plicht tot registratie af van de waarde van de zending:

Waarde van de goederen van oorsprong in de zending	REX-nummer nodig?	Wat zet u op de factuur?
Tot en met 6.000 euro	Nee	Een oorsprongsverklaring zonder REX-nummer
Meer dan 6.000 euro	Ja, verplicht	Een oorsprongsverklaring met uw REX-nummer

Zonder REX-nummer is de verklaring bij zendingen boven 6.000 euro ongeldig. Gevolg: uw afnemer betaalt het volledige invoerrecht. Voor Britse exporteurs werkt het andersom: zij gebruiken volgens GOV.UK hun EORI-nummer als referentie in de verklaring (zie ook EORI voor handel met het VK).

REX registratie aanvragen: zo krijgt u een REX-registratienummer

Registratie in het REX-systeem is gratis en eenmalig. U dient de aanvraag elektronisch in bij de douaneautoriteit van de EU-lidstaat waar u gevestigd bent. Het REX-nummer wordt toegekend door de douaneautoriteit van de lidstaat waar u gevestigd bent. In Polen loopt de aanvraag bijvoorbeeld via het portaal PUESC en luidt het nummer meestal PLREX plus het btw-nummer. In Nederland en België dient u de aanvraag in bij de nationale douane, die het aanvraagkanaal en de vereiste gegevens bekendmaakt.

Belangrijk: met de REX-aanvraag verklaart u in feite dat u de oorsprongsregels kent en kunt aantonen dat uw goederen van EU-oorsprong zijn, bijvoorbeeld met berekeningen en leveranciersverklaringen.

Oorsprongsverklaring op factuur: de tekst (model)

De verklaring zet u rechtstreeks op de handelsfactuur of op een ander handelsdocument dat de goederen beschrijft. Volgens GOV.UK mag de verklaring in het Engels of in een andere officiële EU-taal worden opgesteld. Voor Britse afnemers is de Engelse tekst het meest praktisch:

"The exporter of the products covered by this document (Exporter Reference No [uw REX-nummer]) declares that, except where otherwise clearly indicated, these products are of EU preferential origin."

• Exporter Reference No: vul uw REX-nummer in als de zending meer dan 6.000 euro waard is. Bij zendingen tot en met 6.000 euro is geen REX-nummer nodig; is aan u geen referentienummer toegekend, dan mag u volgens GOV.UK uw volledige adres vermelden. Een REX-nummer blijft de veiligste keuze.
• Preferentiële oorsprong: vul EU of European Union in.
• Plaats en datum: volgens GOV.UK mogen die wegblijven als ze al op het document zelf staan.

Oorsprongsverklaring UK: importer's knowledge als alternatief

De TCA kent nog een tweede methode: importer's knowledge. De Britse importeur claimt dan 0% invoerrecht op basis van eigen kennis en documenten, zonder dat de exporteur een verklaring op de factuur zet.

Voor de importeur is dat riskant. Bij een controle door HMRC moet hij de volledige productiedocumentatie kunnen tonen, zoals de stuklijst (BOM) en het productieproces. Die gegevens wil de exporteur meestal niet delen, omdat het om bedrijfsgeheimen gaat. Daarom vragen afnemers in de overgrote meerderheid van de gevallen om een oorsprongsverklaring op de factuur, met REX-nummer.

Geen EUR.1 voor handel tussen de EU en het VK

Wie eerder met andere handelsakkoorden werkte, kent het EUR.1-certificaat. De GOV.UK-richtlijnen voor het preferentiële tarief tussen het VK en de EU noemen als bewijs van oorsprong echter alleen de oorsprongsverklaring en importer's knowledge. Voor de 0% bij uitvoer naar Engeland hebt u dus geen EUR.1 nodig, maar een correcte verklaring op de factuur.

Valkuilen bij de oorsprong: „verzonden uit Polen” is geen „EU-oorsprong”

Goederen die u bij een Poolse of andere Europese groothandel koopt, zijn niet automatisch EU-goederen. Het kan bijvoorbeeld gaan om Chinese goederen die in de EU in de handel zijn gebracht. Stuurt u Chinese goederen naar het VK met een verklaring van „EU-oorsprong”, dan overtreedt u de douanewetgeving, mogelijk met boetes of strafrechtelijke gevolgen.

U mag de verklaring alleen afgeven als u zeker weet dat:

1. u de producent bent en de productspecifieke oorsprongsregels (Product Specific Rules) naleeft; of
2. u handelaar bent en beschikt over leveranciersverklaringen (supplier's declarations) die bevestigen dat de goederen van EU-oorsprong zijn.

Hebt u dat bewijs niet, zet de verklaring dan niet op de factuur. Uw afnemer betaalt in dat geval invoerrecht, maar u loopt geen risico.

Veelgestelde vragen over REX registratie en de oorsprongsverklaring

Wat is het REX-systeem en wie moet zich registreren?

REX (Registered Exporter) is het EU-systeem van geregistreerde exporteurs. Onder de handels- en samenwerkingsovereenkomst (TCA) tussen de EU en het VK hebt u als EU-exporteur een REX-nummer nodig zodra de waarde van de zending met goederen van oorsprong meer dan 6.000 euro bedraagt. Tot en met 6.000 euro mag u een oorsprongsverklaring opstellen zonder REX-nummer.

Hoe vraag ik een REX-nummer aan in Nederland of België?

Registratie in REX is gratis en eenmalig en gebeurt elektronisch bij de douaneautoriteit van de EU-lidstaat waar u gevestigd bent. In Polen loopt de aanvraag via het portaal PUESC; in Nederland en België richt u zich tot de nationale douane, die het aanvraagkanaal en de vereiste gegevens bekendmaakt. Met de aanvraag verklaart u in feite dat u de oorsprongsregels kent en de EU-oorsprong van uw goederen kunt aantonen.

Wat moet er in een oorsprongsverklaring op de factuur staan?

De verklaring komt op de handelsfactuur of een ander handelsdocument dat de goederen beschrijft. Ze bevat het referentienummer van de exporteur (bij zendingen boven 6.000 euro het REX-nummer), de vaste tekst dat de producten van preferentiële oorsprong zijn en de oorsprong: EU of European Union. Volgens GOV.UK mag de verklaring in het Engels of in een andere officiële EU-taal worden opgesteld en mogen plaats en datum wegblijven als die al op het document staan.

Wat is importer's knowledge als alternatief?

Bij importer's knowledge claimt de Britse importeur het preferentiële tarief op basis van eigen kennis en documenten, zonder oorsprongsverklaring van de exporteur. Bij een controle door HMRC moet de importeur dan de volledige productiedocumentatie kunnen tonen, zoals de stuklijst en het productieproces. Exporteurs willen die gegevens vaak niet delen, daarom vragen afnemers in de praktijk meestal om een oorsprongsverklaring op de factuur.

Wordt een EUR.1-certificaat gebruikt voor handel tussen de EU en het VK?

Nee. De GOV.UK-richtlijnen voor het preferentiële tarief tussen het VK en de EU noemen als bewijs van oorsprong alleen de oorsprongsverklaring van de exporteur en importer's knowledge van de importeur. Een EUR.1-certificaat hoort daar niet bij.

Mag ik een oorsprongsverklaring opstellen voor goederen die ik bij een groothandel koop?

Alleen als u zeker weet dat de goederen van EU-oorsprong zijn. Bent u handelaar, dan hebt u leveranciersverklaringen nodig die de EU-oorsprong bevestigen. Goederen die uit Polen of een ander EU-land worden verzonden, kunnen bijvoorbeeld van Chinese oorsprong zijn. Een onjuiste verklaring van EU-oorsprong is een overtreding van de douanewetgeving (mogelijk met boetes of strafrechtelijke gevolgen); zonder bewijs neemt u de verklaring niet op en betaalt de afnemer het gewone invoerrecht.

Samenvatting

• Uitvoer naar het VK tot en met 6.000 euro: u stelt de oorsprongsverklaring op zonder REX-nummer.
• Uitvoer naar het VK boven 6.000 euro: u hebt een REX-nummer nodig, anders krijgt uw afnemer geen 0% invoerrecht.
• Controleer altijd of de goederen echt van EU-oorsprong zijn: Chinese sportschoenen die in Polen opnieuw zijn verpakt, blijven Chinees.

Officiële bronnen

• GOV.UK: Claiming preferential rates of duty between the UK and EU – bewijs van oorsprong en tekst van de verklaring (in het Engels) – GOV.UK / HMRC
• GOV.UK: Using preferential and non-preferential origin claims – bewijs van oorsprong (in het Engels) – GOV.UK / HMRC, link uit het bronartikel
• Europese Commissie: bewijs van oorsprong (proof of origin) (in het Engels)
• Europese Commissie: preferentiële oorsprongsregels (in het Engels)
• Europese Commissie: EUR.1- en EUR-MED-certificaten (in het Engels)

Hulp nodig bij de oorsprongsverklaring?

Voert u goederen uit naar het Verenigd Koninkrijk en twijfelt u of u een REX-nummer nodig hebt of welke verklaring op de factuur hoort? Beschrijf de goederen, de waarde van de zending en de documenten die u van uw leveranciers hebt via de contactpagina (EN). Meer over oorsprongsbewijzen leest u op onze pagina over oorsprong en EUR.1 (EN).

Toelichting: deze informatie is bedoeld als praktische uitleg op basis van de hierboven genoemde officiële richtlijnen van GOV.UK, HMRC en de Europese Commissie. Het is geen bindende uitspraak van de autoriteiten en geen juridisch of fiscaal advies. Controleer de voorwaarden voor uw specifieke goederen en zending.