Ce este DUCR (Declaration Unique Consignment Reference): format, exemplu și diferența față de MRN

Dacă firma dumneavoastră cumpără marfă din Marea Britanie sau organizează transporturi între Regatul Unit și România, numărul DUCR apare inevitabil în corespondența cu furnizorul britanic, cu transportatorul și cu agentul vamal. Pentru imaginea de ansamblu a formalităților pe ruta UE – Regatul Unit, citiți mai întâi ghidul pas cu pas pentru exportul din România în Regatul Unit; mai jos explicăm doar ce este DUCR, cum arată și unde se folosește.

DUCR ce este? Definiție pe scurt

DUCR este abrevierea de la Declaration Unique Consignment Reference, adică „referința unică a transportului din declarație”. Ea identifică un singur transport într-o declarație vamală din Regatul Unit și leagă declarația de documentele comerciale din spatele ei (factură, listă de colisaj, comandă). DUCR-ul este principalul identificator al unui transport la exportul britanic.

Ghidul HMRC subliniază două reguli de bază:

• operatorul trebuie să poată garanta unicitatea fiecărui DUCR;
• HMRC recomandă, acolo unde este posibil, ca DUCR-urile să fie secvențiale, pentru ca funcționarul vamal să poată observa ușor un transport sau o declarație lipsă.

Formatul DUCR: din ce elemente este alcătuit

Structura DUCR urmează formatul recomandat de Organizația Mondială a Vămilor (OMV/WCO), iar întregul număr poate avea cel mult 35 de caractere. Pentru un operator din Regatul Unit, formatul este:

<an> <GB> <EORI> <-> <referință>

• anul – ultima cifră a anului în care a fost alocat DUCR-ul (de exemplu „3” pentru un DUCR alocat în 2023);
• GB – țara în care a fost alocat DUCR-ul (GB pentru declarațiile din Regatul Unit);
• EORI – numărul EORI al operatorului, așa cum este cunoscut de vamă (vezi EORI UE și EORI GB);
• liniuța (-) – separatorul;
• referința – o serie unică de cel mult 18 caractere stabilită de operatorul al cărui EORI apare în DUCR, care asigură o pistă de audit în evidențele comerciale.

Exemplu: 4GB123456789000-12345. Referința proprie poate conține doar cifrele 0–9, majusculele A–Z și câteva caractere speciale (liniuța și parantezele). Bara oblică (/) și două puncte (:) nu sunt permise.

DUCR vs MRN: care este diferența

Cele două numere sunt confundate des, dar au roluri diferite:

Pe scurt: DUCR-ul îl stabilește operatorul/agentul care depune declarația, MRN-ul îl primește de la HMRC după acceptare. Detalii despre MRN găsiți în ghidul What is an MRN and where it is used.

Cine creează DUCR-ul: exportatorul sau agentul vamal?

Conform ghidului HMRC, partea de referință a DUCR-ului o stabilește operatorul al cărui număr EORI este inclus în DUCR. În practică, DUCR-ul este creat de declarant sau de agentul vamal care depune declarația în numele lui. Poate fi un număr generat automat de sistemul informatic sau luat dintr-un registru ținut manual – important este ca unicitatea lui să poată fi garantată.

Pentru o firmă din România care cumpără marfă din Marea Britanie, declarația de export britanică (și deci DUCR-ul) ține de partea britanică a transportului: o depune exportatorul din Regatul Unit sau agentul său vamal. Declarația de import se depune separat în România, de regulă printr-un agent vamal local.

Unde se introduce DUCR în declarația vamală din UK

Declarațiile vamale din Regatul Unit se depun în Customs Declaration Service (CDS). În ghidul HMRC pentru procedura simplificată de declarare (SCDP), DUCR-ul trebuie să apară în elementul de date DE 2/1. Același ghid stabilește că:

• declarația simplificată inițială și declarația suplimentară trebuie să primească același DUCR;
• DUCR-ul indicat în documentele de tranzit și în declarațiile inițiale trebuie să fie identic cu cel din declarațiile suplimentare aferente aceluiași transport (sufixe suplimentare sunt permise din motive comerciale);
• când o licență electronică este asociată unui DUCR, DUCR-ul se declară în DE 2/1 la nivel de antet și trebuie să fie același cu cel din licență, pentru ca potrivirea să reușească.

DUCR în GVMS: când este necesar pentru GMR

În sistemul GVMS, GMR-ul (Goods Movement Reference) leagă declarațiile de vehicul. Referința folosită depinde de deplasare:

• pentru mărfurile care pleacă din Marea Britanie spre UE, ghidul GOV.UK prevede că GMR-ul trebuie să conțină DUCR-ul declarației de export combinate (vamală și de siguranță și securitate);
• la fel se procedează pentru o declarație combinată pe o deplasare din Irlanda de Nord spre Marea Britanie;
• alte rute folosesc în schimb un MRN, un număr EORI sau referința unui carnet.

Pe ruta Dover – Calais, diferențele dintre GMR, ENS și declarațiile de export sunt prezentate în ghidul vama Dover – Calais pentru camioane.

Ce se întâmplă dacă DUCR-ul este greșit?

Regulile HMRC se sprijină pe faptul că DUCR-ul este identic în toate documentele aceluiași transport. Dacă DUCR-ul diferă între declarația inițială și cea suplimentară, între declarație și licența electronică sau între declarația de export și GMR, legătura dintre ele nu mai poate fi făcută automat, ceea ce poate întârzia transportul. De aceea:

• nu schimbați DUCR-ul între declarația inițială și cea suplimentară;
• verificați caracterele interzise (/ și :) și lungimea maximă;
• transmiteți transportatorului DUCR-ul exact, copiat, nu rescris de mână.

Ce pregătiți înainte de declarație

Un număr DUCR de export are valoare doar dacă datele din spatele lui sunt coerente. Înainte ca exportatorul sau agentul să creeze DUCR-ul și să depună declarația, pregătiți:

• factura comercială cu descrierea completă a mărfii;
• lista de colisaj (packing list) cu cantități, greutate și număr de colete;
• codul HS/NC, originea și Incoterms;
• numărul EORI al operatorului care apare în DUCR și cine depune declarația.

Surse oficiale

• GOV.UK: Declaration Unique Consignment References (formatul DUCR) – GOV.UK / HMRC
• GOV.UK: Get a goods movement reference (ce referință cere fiecare rută) – GOV.UK / HMRC
• GOV.UK: Customs Declaration Service – GOV.UK / HMRC

Întrebări frecvente (FAQ)

Ce este DUCR și la ce folosește?

DUCR înseamnă Declaration Unique Consignment Reference. Este referința care identifică un singur transport (o singură expediție) într-o declarație vamală din Regatul Unit și leagă declarația de documentele comerciale din spatele ei. Ghidul HMRC cere ca operatorul să poată garanta că fiecare DUCR este unic.

Care este formatul unui DUCR și câte caractere are?

DUCR-ul urmează structura recomandată de Organizația Mondială a Vămilor și poate avea cel mult 35 de caractere. Pentru un operator din Regatul Unit se compune din anul alocării, codul GB, numărul EORI, o liniuță și referința proprie a operatorului, de exemplu 4GB123456789000-12345. Ultima parte are cel mult 18 caractere și poate conține doar cifre, majuscule și câteva caractere speciale; bara oblică (/) și două puncte (:) nu sunt permise.

Care este diferența dintre DUCR și MRN?

DUCR-ul îl stabilește operatorul al cărui EORI apare în el (direct sau prin agentul său), înainte de depunerea declarației, și identifică transportul. MRN-ul este emis de sistemul vamal după acceptarea declarației și identifică declarația respectivă. Pe scurt: DUCR-ul îl stabilește operatorul/agentul care depune declarația, MRN-ul îl primește de la HMRC după acceptare. Mai multe despre MRN găsiți în ghidul What is an MRN.

Cine creează DUCR-ul, exportatorul sau agentul vamal?

DUCR-ul îl stabilește operatorul al cărui număr EORI apare în DUCR, iar în practică îl poate genera și agentul vamal care depune declarația în numele lui. Poate fi un număr generat de sistem sau luat dintr-un registru ținut manual, dar în toate cazurile trebuie să fie unic.

Unde se introduce DUCR în declarația vamală din UK?

În ghidul HMRC pentru procedura simplificată de declarare (SCDP), DUCR-ul trebuie să apară în elementul de date DE 2/1 al declarației din Customs Declaration Service. Același DUCR trebuie folosit și în documentele de tranzit și în declarațiile inițiale și suplimentare aferente aceluiași transport.

Ce se întâmplă dacă DUCR-ul este greșit?

Dacă DUCR-ul nu este identic în toate documentele aceluiași transport, legătura dintre ele nu mai poate fi făcută: HMRC cere ca DUCR-ul din declarația suplimentară să fie același cu cel din declarația inițială, iar pentru licențele electronice DUCR-ul din CDS trebuie să coincidă cu cel din licență ca potrivirea să reușească. La exportul din Marea Britanie în UE cu declarație de export combinată, GMR-ul conține DUCR-ul, iar un DUCR diferit poate îngreuna legarea declarației de deplasarea din GVMS și poate întârzia transportul. Verificați DUCR-ul înainte de a-l transmite transportatorului.

Aveți nevoie de ajutor cu DUCR sau cu declarația vamală?

Easy Clearance este o agenție vamală din Regatul Unit, înregistrată în CDS, cu număr EORI UK, și se ocupă de partea britanică a vămuirii: declarații, crearea referinței DUCR și urmărirea MRN-ului, coordonarea cu transportatorul pentru GMR. Partea din UE (declarația din România) se depune în România, de regulă printr-un agent vamal local. Descrieți marfa, ruta și stadiul declarațiilor prin formularul de contact, iar echipa noastră vă ajută cu documentele și cu pașii următori.

Vămuire la export · Vămuire la import din Anglia · Asistență GMR și GVMS · Contact prin WhatsApp

Notă: informațiile au caracter operativ și informativ, se bazează pe ghidurile oficiale GOV.UK/HMRC menționate mai sus și nu constituie consultanță juridică sau fiscală.