DUCR-nummer: wat het is, hoe het eruitziet en hoe het verschilt van het MRN

Wat is een DUCR-nummer? De betekenis in het kort

DUCR staat voor Declaration Unique Consignment Reference. Het is het Britse referentienummer van de zending: het identificeert één zending op een douaneaangifte in het Verenigd Koninkrijk en koppelt die aangifte aan de handelsdocumenten erachter, zoals de handelsfactuur en de paklijst. De aangiften zelf lopen via de Britse Customs Declaration Service (CDS).

Volgens de HMRC-richtlijnen moet de handelaar altijd kunnen garanderen dat een DUCR uniek is. Dezelfde DUCR voor twee verschillende zendingen gebruiken is dus geen optie.

DUCR formaat en voorbeeld

Een DUCR volgt de structuur van de Werelddouaneorganisatie en telt maximaal 35 tekens. Voor een Britse handelaar ziet de opbouw er volgens GOV.UK zo uit:

Onderdeel	Betekenis	In het voorbeeld 4GB123456789000-12345
Jaar	Het jaar waarin de DUCR is toegekend, als één cijfer (GOV.UK noemt '3' voor 2023)	4
Land	Het land waar de DUCR is toegekend: GB voor Britse aangiften	GB
EORI	Het EORI-nummer van de handelaar zoals bekend bij de douane	GB123456789000 (de letters GB staan er één keer)
Koppelteken	Scheidt het EORI-deel van de eigen referentie	-
Eigen referentie	Maximaal 18 tekens, bedacht door de handelaar wiens EORI in de DUCR staat	12345

Voor het laatste deel zijn alleen cijfers, hoofdletters en enkele speciale tekens toegestaan (koppelteken en haakjes). Schuine strepen (/) en dubbele punten (:) mogen niet. Veel bedrijven gebruiken hiervoor hun order- of factuurnummer, mits dat binnen deze regels past en uniek is. Heeft u nog geen Brits EORI-nummer, lees dan eerst EORI voor handel met het VK. Wilt u een DUCR controleren voordat u hem gebruikt, dan helpt onze DUCR Number Builder (EN).

DUCR vs MRN: wat is het verschil?

De twee nummers worden vaak door elkaar gehaald, maar ze hebben elk een eigen rol:

Kenmerk	DUCR	MRN (Movement Reference Number)
Wie maakt het aan	De aangever of diens douanevertegenwoordiger	Het douanesysteem van HMRC
Wanneer	Vóór het indienen van de aangifte	Zodra de aangifte is aanvaard
Identificeert	De zending	De aangifte

Kort gezegd: de DUCR stelt u zelf samen, het MRN krijgt u van HMRC. Meer over het MRN leest u in Wat is een MRN?

Wie maakt de DUCR aan: de exporteur of de expediteur?

In de praktijk maakt de aangever of diens douanevertegenwoordiger (vaak de expediteur) de DUCR aan voordat de aangifte wordt ingediend. GOV.UK legt de verantwoordelijkheid bij de handelaar wiens EORI-nummer in de DUCR staat: die bedenkt het eigen referentiedeel en moet de uniciteit garanderen. De DUCR mag door een systeem worden gegenereerd of uit een handmatig register komen.

Spreek daarom vooraf af wie de DUCR aanmaakt, en geef hem door aan iedereen die hem nodig heeft: de aangever, de vervoerder en, bij uitvoer over de weg, degene die de GMR aanmaakt.

DUCR aangeven bij uitvoer uit Engeland: de koppeling met GVMS en de GMR

Bij wegvervoer via grenslocaties die de Goods Vehicle Movement Service (GVMS) gebruiken, worden de aangiftereferenties van de zendingen in een GMR (Goods Movement Reference) (EN) gebundeld. Welke referentie in de GMR hoort, hangt af van de rit:

• Groot-Brittannië naar de EU (uitvoer): volgens GOV.UK de DUCR van de gecombineerde uitvoeraangifte (douaneaangifte plus veiligheids- en beveiligingsaangifte), niet het MRN.
• Noord-Ierland naar Groot-Brittannië: bij een gecombineerde aangifte eveneens de DUCR.
• Andere routes: een MRN, een EORI-nummer of een carnetreferentie.

Welke referentie op welke plek hoort op de route tussen het VK en Frankrijk, staat in ons overzicht van GVMS, GMR, ENS en EXS (EN).

Praktische aandachtspunten

De meeste vertragingen ontstaan door gegevens die niet op elkaar aansluiten: handelsfactuur, paklijst, goederencode, referentienummers en transportgegevens. Leg vóór de vrijgave van de zending vast wie de aangifte verzorgt, of de gegevens compleet zijn en wanneer de aangifte moet worden ingediend. Zet minimaal het volgende klaar:

• een handelsfactuur met een volledige goederenomschrijving;
• een paklijst met aantallen, gewicht en aantal colli;
• de HS/GN-code en de oorsprong van de goederen;
• het EORI-nummer en de partij die verantwoordelijk is voor de aangifte.

Bij regelmatige zendingen loont een vast gegevenssjabloon: goederenomschrijving, HS-code, oorsprong, Incoterms, vervoerdersgegevens en brondocumenten, plus een vaste afspraak over de nummering van uw DUCR's.

Veelgestelde vragen over het DUCR-nummer

Wat is een DUCR-nummer?

DUCR staat voor Declaration Unique Consignment Reference. Het is de referentie die één zending op een Britse douaneaangifte identificeert en de aangifte koppelt aan de handelsdocumenten erachter. Volgens de HMRC-richtlijnen moet de handelaar kunnen garanderen dat elke DUCR uniek is.

Hoe ziet een DUCR eruit (formaat en voorbeeld)?

Een DUCR volgt de structuur van de Werelddouaneorganisatie en telt maximaal 35 tekens. Voor een Britse handelaar is de opbouw: jaar + GB + EORI + een koppelteken + een eigen referentie, bijvoorbeeld 4GB123456789000-12345. Het laatste deel telt maximaal 18 tekens en wordt bedacht door de handelaar wiens EORI in de DUCR staat. Toegestaan zijn alleen cijfers, hoofdletters en enkele speciale tekens; schuine strepen (/) en dubbele punten (:) mogen niet.

Wat is het verschil tussen DUCR en MRN?

De DUCR wordt vóór het indienen van de aangifte aangemaakt en identificeert de zending. Het MRN geeft het douanesysteem af zodra de aangifte is aanvaard en identificeert die aangifte. Kort gezegd: de DUCR stelt u zelf (of uw douanevertegenwoordiger) samen, het MRN krijgt u van HMRC. Meer daarover leest u in Wat is een MRN?

Wie maakt de DUCR aan, de exporteur of de expediteur?

In de praktijk maakt de aangever of diens douanevertegenwoordiger (de expediteur) de DUCR aan voordat de aangifte wordt ingediend. GOV.UK bepaalt dat het eigen referentiedeel wordt bedacht door de handelaar wiens EORI-nummer in de DUCR staat; de DUCR mag door een systeem worden gegenereerd of uit een handmatig register komen. Wie hem ook aanmaakt: de uniciteit moet gegarandeerd zijn.

Heb ik een DUCR nodig om een GMR in GVMS aan te maken?

Dat hangt af van de rit. Voor goederen die Groot-Brittannië verlaten richting de EU moet de GMR volgens GOV.UK de DUCR bevatten van de gecombineerde uitvoeraangifte (douaneaangifte plus veiligheids- en beveiligingsaangifte); hetzelfde geldt voor een gecombineerde aangifte bij een rit van Noord-Ierland naar Groot-Brittannië. Andere routes werken met een MRN, een EORI-nummer of een carnetreferentie.

Officiële bronnen

• GOV.UK: Declaration Unique Consignment References – formaat van de DUCR (in het Engels) – GOV.UK / HMRC
• GOV.UK: Get a goods movement reference – welke referentie per route (in het Engels) – GOV.UK / HMRC
• GOV.UK: Customs Declaration Service (in het Engels) – GOV.UK / HMRC

Hulp nodig bij uw DUCR of aangifte?

Exporteert of importeert u goederen van of naar het Verenigd Koninkrijk en wilt u zeker weten dat uw DUCR, aangifte en GMR op elkaar aansluiten? Beschrijf de goederen, de route en de stand van uw aangiften via de contactpagina (EN). Wij helpen bij het voorbereiden van de documenten en de aangifte.

Toelichting: deze informatie is bedoeld als praktische uitleg op basis van de hierboven genoemde officiële richtlijnen van GOV.UK en HMRC. Het is geen bindende uitspraak van de autoriteiten en geen juridisch of fiscaal advies. Controleer de voorwaarden voor uw specifieke goederen, route en procedure.