Despachante aduaneiro em Portugal e representante aduaneiro no Reino Unido: quem faz o quê na exportação

Duas alfândegas, dois representantes: a divisão de papéis

O quadro seguinte resume o que acontece em cada lado da fronteira numa exportação habitual de Portugal para a Grã-Bretanha.

O ponto essencial: o despachante português e o agente britânico não são alternativas um ao outro. Cada um trabalha no seu território aduaneiro, e quem combina as duas pontas é, em regra, o exportador com o seu cliente britânico, de acordo com o Incoterm acordado.

Despachante oficial: o que faz em Portugal

Em Portugal, o profissional que representa as empresas nas formalidades aduaneiras é habitualmente designado despachante oficial. No direito da União, quem exerce esta função atua como representante aduaneiro. O Código Aduaneiro da União (Regulamento (UE) n.º 952/2013) estabelece as regras base:

• Artigo 18.º, n.º 1: qualquer pessoa pode designar um representante aduaneiro. A representação pode ser direta (o representante age em nome e por conta de outrem) ou indireta (age em nome próprio, mas por conta de outrem).
• Artigo 18.º, n.º 2: o representante aduaneiro deve, em regra, estar estabelecido no território aduaneiro da União (a exigência é dispensada se agir por conta de pessoas que não são obrigadas a estar estabelecidas na União; este artigo parte do caso habitual de um exportador estabelecido em Portugal).
• Artigo 19.º, n.º 1: o representante deve declarar que age por conta da pessoa representada e precisar se a representação é direta ou indireta; quem não o declara é considerado como agindo em nome e por conta próprios.

Na exportação para o Reino Unido, o trabalho típico do despachante é preparar e apresentar a declaração de exportação com base na fatura, na lista de embalagem e na classificação pautal fornecidas pelo exportador. Os requisitos concretos de cada operação em Portugal (documentos, licenças, controlos) devem ser confirmados com o seu despachante e com a Autoridade Tributária e Aduaneira.

Quem faz o despacho de exportação?

O despacho de exportação é feito em Portugal, no sistema aduaneiro da UE, pelo próprio exportador ou pelo representante aduaneiro que este designar. Como, em regra, o representante aduaneiro tem de estar estabelecido no território aduaneiro da União (artigo 18.º, n.º 2, do Código Aduaneiro da União), este passo fica a cargo de um despachante em Portugal ou noutro Estado-Membro, e não de um agente estabelecido apenas no Reino Unido (no caso habitual de um exportador estabelecido em Portugal).

A easyclearance.pl não apresenta declarações de exportação em Portugal nem indica despachantes portugueses. Trabalhamos do lado britânico e coordenamos com o despachante que o exportador já utiliza, para que os dados da exportação e da importação coincidam.

Representante aduaneiro no Reino Unido: quem trata da declaração de importação

À chegada à Grã-Bretanha, as mercadorias precisam de uma declaração de importação no CDS (Customs Declaration Service). Quem a apresenta é o importador ou o representante que este nomear. O HMRC indica que o representante tem de estar estabelecido no Reino Unido para efeitos aduaneiros e que não pode agir por sua conta sem instruções escritas.

Quem é o importador depende do Incoterm. Numa venda DAP ou EXW, é normalmente o cliente britânico. Numa venda DDP, o vendedor português assume a importação e, por isso, precisa de um número EORI britânico (GB). Atenção: segundo o GOV.UK, uma empresa não estabelecida no Reino Unido que importa para a Grã-Bretanha só pode pedir a alguém que atue de forma indireta por sua conta.

Para que o representante possa declarar, o GOV.UK refere que lhe deve entregar, entre outros: o seu número EORI, prova das mercadorias (por exemplo, faturas ou contratos), a descrição das mercadorias e eventuais licenças ou certificados exigidos para mercadorias sujeitas a restrições. Sobre direitos e IVA, veja o guia Alfândega Reino Unido–Portugal: direitos e IVA.

Representação aduaneira direta e indireta: o que muda na responsabilidade

A definição é a mesma nos dois lados: na direta, o representante age em nome do representado; na indireta, age em nome próprio, mas por conta do representado. A diferença prática está em quem responde pela dívida aduaneira. Do lado britânico, as orientações do HMRC são estas:

Em qualquer dos casos, o HMRC sublinha que quem nomeia um representante continua responsável pelo dever de diligência sobre as suas declarações. Se o HMRC considerar que há uma dívida depois do desalfandegamento, envia primeiro uma carta com a decisão prevista (30 dias para responder) e depois a decisão final, que é a notificação da dívida; a nota de cobrança C18 segue em separado. Em regra, o HMRC dispõe de 3 anos a contar da data em que a dívida foi constituída (normalmente a data da declaração) para a notificar, prazo que pode ser alargado em certas situações.

Do lado português, a escolha entre representação direta e indireta é feita com o despachante, nos termos do artigo 18.º do Código Aduaneiro da União. Confirme por escrito qual das duas está a ser usada.

Agente aduaneiro no Reino Unido: o que verificar antes de escolher

Com base nas orientações do GOV.UK, antes de nomear um representante no Reino Unido confirme:

• Estabelecimento: o representante está estabelecido no Reino Unido para efeitos aduaneiros.
• Instruções escritas: a instrução indica se atua de forma direta ou indireta, e recebe confirmação escrita dos termos, que deve guardar.
• Âmbito: o agente trabalha com as suas mercadorias, rotas, países, procedimentos e volumes de declarações, e está disponível no horário de que precisa.
• Mercadorias especiais: se trata mercadorias sujeitas a licença, controladas ou urgentes.
• Pagamentos: quem paga os direitos e o IVA de importação e se é necessária uma conta de diferimento de direitos (duty deferment account) própria ou a do agente.
• Responsabilidades: quem trata das declarações de importação e exportação, das declarações de segurança e das necessidades de transporte.

O HMRC disponibiliza também um registo de agentes aduaneiros e de operadores de envio expresso (express operators) que pode ajudar a encontrar um representante.

Como a easyclearance.pl ajuda do lado britânico

A easyclearance.pl é uma agência aduaneira registada no CDS, com número EORI britânico, e trata apenas do lado do Reino Unido:

• Declaração de importação no CDS para mercadorias que chegam de Portugal, com base nos documentos da exportação.
• ENS e orientação sobre a GMR no transporte rodoviário.
• Vendas DDP e questões de importador no Reino Unido: quem é o importador, que EORI usar e que tipo de representação se aplica.
• Coordenação com o despachante português do exportador, para que descrição, valor, origem e referências coincidam nas duas declarações.

A declaração de exportação em Portugal continua a cargo do exportador ou do seu despachante oficial. As condições dos serviços estão na página de preços.

Informação operacional de caráter geral. Não substitui aconselhamento jurídico ou fiscal para uma operação concreta nem constitui uma decisão vinculativa das autoridades portuguesas ou britânicas.