Btw-nummer Engeland aanvragen als buitenlands bedrijf: wanneer verplicht en hoe het werkt

Heb ik als Nederlands bedrijf een Brits btw-nummer nodig?

Niet altijd. Een Brits btw-nummer (GB VAT number) hebt u nodig wanneer uw bedrijf in het VK zelf btw-plichtige handelingen verricht. Verkoopt u alleen aan Britse ondernemers die de goederen zelf invoeren, dan is registratie meestal niet nodig. Hieronder ziet u per situatie wat er geldt.

Wanneer is UK VAT-registratie verplicht?

Een buitenlands bedrijf moet zich in de regel in het VK voor btw registreren als het:

1. Goederen verkoopt op DDP-basis (Delivered Duty Paid). Uw bedrijf is dan zelf verantwoordelijk voor de douaneafhandeling en de btw in het VK. Zie ook het verschil tussen DAP en DDP.
2. Voorraad aanhoudt in een magazijn in het VK (fulfilmentcentrum). De goederen liggen dan al in het VK voordat ze worden verkocht.
3. B2C verkoopt via platforms zoals Amazon UK of eBay UK. Een bedrijf dat niet in het VK is gevestigd (NETP, non-established taxable person), moet zich registreren ongeacht de omzet; de drempel van £90.000 geldt daarvoor niet.
4. Btw-plichtige diensten fysiek in het VK verricht, bijvoorbeeld bouw, evenementen of trainingen ter plaatse.

Wilt u Postponed VAT Accounting (PVA) gebruiken? Dan is een GB-btw-nummer nodig, omdat de invoer-btw in de Britse btw-aangifte wordt verantwoord. Dat is een keuze, geen verplichting; zie hieronder bij de vrijwillige registratie.

Wanneer is registratie niet verplicht?

Een buitenlands bedrijf hoeft zich doorgaans niet in het VK te registreren als het:

1. Goederen verkoopt onder FCA of DAP. De Britse klant is dan importeur en regelt de douaneafhandeling en de invoer-btw.
2. Goederen B2B verkoopt aan een Britse ondernemer die zelf invoert. De afnemer heeft een GB-btw-nummer en verantwoordt de invoer-btw zelf, bijvoorbeeld via PVA.
3. B2B-diensten verricht waarop in het VK de verleggingsregeling (reverse charge) van toepassing is.

Btw registratie VK: wanneer vrijwillig maar zinvol?

Scenario 1: betere cashflow met PVA

Voert uw bedrijf regelmatig goederen in het VK in, dan maakt een GB-btw-registratie het mogelijk om Postponed VAT Accounting (PVA) te gebruiken: de invoer-btw wordt niet aan de grens betaald, maar in de btw-aangifte verantwoord.

• Geen btw-betaling bij de douaneafhandeling.
• De invoer-btw staat in uw btw-aangifte; heeft u volledig recht op aftrek, dan is het netto-effect nul.
• Meer grip op de cashflow.

Meer hierover leest u in ons artikel PVA in het VK: invoer-btw via uw btw-aangifte.

Scenario 2: B2C-verkoop via uw eigen webshop

Verkoopt u via uw eigen webshop aan consumenten in het VK, dan let u op twee punten:

• Een bedrijf dat niet in het VK is gevestigd, moet zich registreren ongeacht de omzet; de VAT-drempel van £90.000 geldt alleen voor in het VK gevestigde ondernemingen.
• Met een registratie kunt u prijzen inclusief Britse btw tonen, wat voor klanten duidelijker is.

UK VAT registreren als Nederlands bedrijf: zo werkt de aanvraag

Stap 1: controleer of u aan de voorwaarden voldoet

HMRC kijkt naar uw activiteiten in het VK: levering van goederen, het verrichten van diensten of opslag van voorraad. Volgens GOV.UK moet een bedrijf dat buiten het VK is gevestigd zich registreren, ongeacht de belastbare omzet, als het goederen of diensten aan het VK levert of verwacht dat binnen de komende 30 dagen te doen. Een vestiging in het VK is daarvoor niet vereist.

Stap 2: kies of u een fiscaal vertegenwoordiger of btw-agent wilt

Een bedrijf dat niet in het VK is gevestigd, mag een fiscaal vertegenwoordiger (tax representative) of een btw-agent (VAT agent) aanstellen, maar is daartoe niet verplicht, tenzij HMRC dat opdraagt.

• Fiscaal vertegenwoordiger: is hoofdelijk aansprakelijk voor de btw-schulden van uw bedrijf en vraagt daarom vaak een financiële zekerheid.
• Btw-agent: treedt namens uw bedrijf op tegenover HMRC, bijvoorbeeld voor het indienen van aangiften, maar is niet hoofdelijk aansprakelijk; er is geen zekerheidstelling nodig.

Voor veel buitenlandse bedrijven is een btw-agent voldoende. Een fiscaal vertegenwoordiger is vooral relevant als HMRC daarom vraagt.

Stap 3: dien de registratieaanvraag in bij HMRC

De registratie loopt via HM Revenue and Customs (HMRC):

1. Ga naar de GOV.UK-pagina Register for VAT (in het Engels).
2. Kies de online registratie. U logt in met uw Government Gateway-gegevens of maakt een Government Gateway-account aan.
3. Vul de gegevens in: bedrijfsnaam, adres en fiscaal nummer, soort activiteit, de verwachte jaaromzet in het VK en, indien van toepassing, de gegevens van uw agent of vertegenwoordiger.
4. Dien de aanvraag in. In bepaalde gevallen moet u op papier registreren met formulier VAT1.
5. U ontvangt per post uw registratiegegevens, met een btw-nummer van 9 cijfers (bijvoorbeeld GB123456789).

Tot u het nummer hebt, mag u nog geen btw op uw facturen vermelden.

Stap 4: Making Tax Digital (MTD)

Volgens GOV.UK meldt HMRC uw bedrijf bij de registratie aan voor Making Tax Digital for VAT, tenzij u vrijgesteld bent. Uw btw-aangiften dient u in via MTD-compatibele boekhoudsoftware (bijvoorbeeld Xero, QuickBooks of Sage). U kunt ook een accountant of agent machtigen om de aangiften namens u in te dienen.

Hoe lang duurt een btw-registratie bij HMRC?

GOV.UK noemt op de registratiepagina geen vaste termijn en verwijst naar een aparte HMRC-pagina met de actuele reactietermijnen. Reken op enkele weken; complexe aanvragen duren langer. Vraag de registratie daarom tijdig aan, ruim voordat u de eerste levering in het VK doet.

Verplichtingen na het ontvangen van een GB-btw-nummer

1. Btw-aangifte indienen

U dient in het VK doorgaans elke 3 maanden een btw-aangifte (VAT Return) in. De termijn voor indienen en betalen is volgens GOV.UK meestal 1 kalendermaand en 7 dagen na het einde van het aangiftetijdvak.

Voorbeeld: eindigt het kwartaal eind maart, dan is de uiterste datum voor indienen en betalen meestal 7 mei.

2. Btw betalen

Moet u btw afdragen, dan moet de betaling uiterlijk op dezelfde datum bij HMRC binnen zijn, ook als die in een weekend of op een feestdag valt. Er wordt betaald in Britse ponden (GBP) op de rekening van HMRC.

3. Btw-administratie bijhouden

Bewaar de btw-administratie volgens de eisen van HMRC:

• verkoopfacturen (output VAT);
• inkoopfacturen (input VAT);
• betalingsbewijzen;
• douanedocumenten, zoals het MRN en het C79-certificaat.

Bewaartermijn: minimaal 6 jaar.

4. Wijzigingen doorgeven

Veranderen uw bedrijfsgegevens, zoals het adres, de soort activiteit of de verwachte omzet, dan geeft u dat binnen 30 dagen door aan HMRC.

Zonder Brits btw-nummer: werken via een lokale importeur (Importer of Record)

Wilt u zich niet in het VK registreren, dan kunt u werken met een lokale importeur in het VK (Importer of Record):

1. De lokale importeur verzorgt de douaneafhandeling op zijn eigen Britse EORI-nummer (GB) en GB-btw-nummer.
2. De lokale importeur gebruikt PVA en verantwoordt de invoer-btw in zijn eigen aangifte.
3. De lokale importeur factureert de goederen door.

Voordelen: uw bedrijf hoeft zich niet in het VK te registreren en het proces wordt eenvoudiger. Nadelen: extra kosten voor de dienst van de importeur en minder directe controle over de afhandeling.

Meer over invoerrechten en invoer-btw leest u in Invoerrechten Engeland: berekening en btw.

Hoe easyclearance.pl kan helpen

Ons team kan u helpen om:

• na te gaan of een GB-btw-registratie voor uw bedrijfsmodel verplicht of zinvol is;
• de documenten voor de registratie voor te bereiden;
• u in contact te brengen met een btw-agent of belastingadviseur in het VK;
• de douanekant van uw zendingen te regelen, inclusief de verwerking van invoer-btw via PVA, en een opzet met een lokale importeur te bespreken.

Goed om te weten: easyclearance.pl is een in het Verenigd Koninkrijk gevestigde douane-expediteur. Wij verzorgen de douaneafhandeling in Groot-Brittannië rechtstreeks. Is voor uw zending ook douaneafhandeling in Nederland, België of een ander EU-land nodig, dan coördineren wij dat via ons netwerk van lokale partners. Wij geven geen fiscaal advies; voor uw btw-aangiften werkt u met een btw-agent of belastingadviseur.

Veelgestelde vragen over het Britse btw-nummer

Heb ik als Nederlands bedrijf een Brits btw-nummer nodig?

Alleen als uw bedrijf in het VK zelf btw-plichtige handelingen verricht, bijvoorbeeld verkoop op DDP-basis, voorraad in een Brits magazijn of B2C-verkoop aan Britse consumenten. Verkoopt u onder FCA of DAP aan een Britse ondernemer die zelf invoert, dan is registratie meestal niet nodig.

Wanneer moet ik me registreren voor UK VAT?

Een bedrijf dat buiten het VK is gevestigd, moet zich registreren zodra het goederen of diensten aan het VK levert of verwacht dat binnen 30 dagen te doen, ongeacht de omzet. De drempel van £90.000 geldt alleen voor bedrijven die in het VK zijn gevestigd.

Hoe lang duurt een btw-registratie bij HMRC?

HMRC noemt op GOV.UK geen vaste termijn; reken op enkele weken en meer bij complexe aanvragen. Actuele reactietermijnen staan op de HMRC-pagina op GOV.UK.

Is een fiscaal vertegenwoordiger verplicht?

Nee. Een bedrijf dat niet in het VK is gevestigd, kan zich zelf registreren. Een fiscaal vertegenwoordiger is optioneel, tenzij HMRC u opdraagt er een aan te stellen (VAT Notice 700/1, sectie 10). U kunt in plaats daarvan een btw-agent aanstellen.

Kan ik mijn Britse btw-registratie stopzetten als ik de activiteiten beëindig?

Ja. U vraagt de uitschrijving aan (formulier VAT7) binnen 30 dagen nadat u niet meer aan de voorwaarden voor registratie voldoet.

Heeft een Britse btw-registratie gevolgen voor mijn btw in Nederland of België?

Niet rechtstreeks. De Britse btw verantwoordt u in de Britse aangifte via MTD. Hoe u dit in uw Nederlandse of Belgische administratie verwerkt, stemt u af met uw boekhouder.

Kan ik in het VK betaalde btw terugkrijgen?

Ja, als u een GB-btw-nummer hebt en recht op aftrek. De btw trekt u af in de Britse btw-aangifte, niet in uw Nederlandse of Belgische aangifte.

Samenvatting

Of een Britse btw-registratie verplicht of vrijwillig is, hangt af van uw bedrijfsmodel. De belangrijkste regels:

1. Verplicht bij verkoop op DDP-basis, voorraad in het VK of, zonder Britse vestiging, belaste leveringen in het VK (geen omzetdrempel).
2. Vrijwillig maar zinvol als u PVA wilt gebruiken of uw cashflow wilt verbeteren.
3. Fiscaal vertegenwoordiger of btw-agent: optioneel zonder Britse vestiging, tenzij HMRC om een vertegenwoordiger vraagt.
4. Na registratie: MTD-aangifte doorgaans per kwartaal, indienen en betalen binnen 1 maand en 7 dagen na het tijdvak, administratie 6 jaar bewaren.

Wat de officiële richtlijnen in de praktijk betekenen

Voor de praktijk moet u de actuele procedureregels, aangiftevelden en voorwaarden altijd rechtstreeks in de officiële richtlijnen controleren. Voor dit onderwerp zijn dat vooral GOV.UK / HMRC en de Europese Commissie.

Officiële bronnen

• GOV.UK: Import VAT and postponed VAT accounting – invoer-btw en PVA (in het Engels) – GOV.UK / HMRC, 4 maart 2026
• Europese Commissie: Customs procedures – douaneprocedures (in het Engels) – Europese Commissie, 4 maart 2026
• GOV.UK: Tax and duty on goods sent from abroad – belastingen en rechten op goederen uit het buitenland (in het Engels) – GOV.UK / HMRC, 4 maart 2026
• GOV.UK: Register for VAT – wanneer registreren (in het Engels) – GOV.UK / HMRC, 18 oktober 2026
• GOV.UK: How to register for VAT – registratie en MTD (in het Engels) – GOV.UK / HMRC, 18 oktober 2026
• GOV.UK: Submit a VAT Return – termijnen voor aangifte en betaling (in het Engels) – GOV.UK / HMRC, 18 oktober 2026

Hulp nodig bij uw Britse btw-registratie?

Overweegt u een btw-registratie in het VK, of wilt u weten welke opzet past bij uw zendingen? Beschrijf uw bedrijfsmodel, de goederen en de leveringsvoorwaarden via de contactpagina (EN). Zie ook onze pagina's over exportafhandeling naar het VK (EN) en invoerafhandeling in het VK (EN).

Toelichting: deze informatie is bedoeld als praktische uitleg op basis van de hierboven genoemde officiële richtlijnen van GOV.UK en HMRC. Het is geen bindende uitspraak van de autoriteiten en geen juridisch of fiscaal advies. Controleer de voorwaarden voor uw specifieke situatie.