Rejestracja VAT w UK dla polskich firm – kiedy jest obowiązkowa i jak się zarejestrować [2026]

Czy muszę rejestrować się na VAT w UK? Zasady dla polskich firm

Zasady zależą od tego, czy firma ma siedzibę w Wielkiej Brytanii. Według GOV.UK rejestracja jest obowiązkowa w dwóch różnych sytuacjach.

• Firma z siedzibą w UK: musisz się zarejestrować, gdy obrót opodatkowany z ostatnich 12 miesięcy przekroczy £90 000 lub gdy spodziewasz się przekroczyć ten próg w ciągu najbliższych 30 dni.
• Firma z siedzibą poza UK (w tym polska): GOV.UK wskazuje, że nie obowiązuje żaden próg obrotu. Rejestracja jest wymagana, jeśli dostarczasz towary lub usługi do UK albo spodziewasz się to zrobić w ciągu 30 dni.

Wyjątek dla firm spoza UK dotyczy tylko sytuacji, gdy wszystkie Twoje opodatkowane dostawy są objęte stawką zerową. Wtedy można złożyć wniosek o zwolnienie z rejestracji.

Rejestracja dobrowolna jest możliwa także poniżej progu. Ma sens, gdy regularnie importujesz towary i chcesz rozliczać VAT importowy w deklaracji (opisujemy to niżej).

Kiedy rejestracja VAT w UK jest obowiązkowa w praktyce

Sprzedaż B2C przesyłek do £135 (sklep internetowy, własna wysyłka)

Dla przesyłek o wartości do £135 sprzedawca z zagranicy nalicza brytyjski VAT w punkcie sprzedaży i rozlicza go w deklaracji VAT, dlatego musi być zarejestrowany. Limit £135 dotyczy łącznej wartości przesyłki, a nie pojedynczych produktów. Opisana zasada dotyczy klientów w Wielkiej Brytanii (Great Britain); w Irlandii Północnej obowiązuje VAT importowy. Szczegóły i przykłady znajdziesz w artykułach Import B2C poniżej 135 GBP z UK oraz B2B e-commerce do UK powyżej 135 funtów.

Wyjątek B2B: jeśli klient jest zarejestrowany do VAT w UK i poda sprzedawcy swój numer, sprzedawca nie nalicza VAT, a klient rozlicza go sam (reverse charge). Sprzedawca, który sprzedaje wyłącznie takim klientom, nie musi się rejestrować.

Przesyłki powyżej £135

Przy wartości powyżej £135 obowiązują zwykłe zasady importu do Wielkiej Brytanii: zgłoszenie celne, cło oraz VAT importowy płacony przy odprawie albo rozliczany metodą odroczoną (PVA). Kto jest importerem, zależy od warunków dostawy, o czym piszemy w artykule o Incoterms i DDP w handlu z UK.

Towary, które należą do Ciebie i leżą w UK (magazyn, fulfilment)

GOV.UK wskazuje, że zagraniczny sprzedawca, który jest właścicielem towarów znajdujących się w UK, musi się zarejestrować i rozliczać VAT od sprzedaży do klientów w Wielkiej Brytanii, niezależnie od wartości towaru. Tematowi poświęciliśmy osobny artykuł: Magazynowanie towaru w UK a VAT.

Sprzedaż przez platformy (marketplace)

Dla sprzedaży przez platformy handlowe obowiązują odrębne przepisy, w których to marketplace może odpowiadać za rozliczenie VAT. Zasady sprawdź w oficjalnych wytycznych HMRC dla sprzedaży przez marketplace przed wysyłką pierwszego zamówienia.

Usługi

W przypadku usług o obowiązku rejestracji decyduje miejsce opodatkowania danej usługi i status nabywcy. Ocena zależy od rodzaju usługi (np. wykonywanej fizycznie w UK), dlatego przed pierwszą fakturą warto ją potwierdzić z doradcą podatkowym.

Kiedy rejestracja nie jest potrzebna

• Sprzedajesz wyłącznie brytyjskim firmom zarejestrowanym do VAT, które podają Ci swój numer (wyjątek B2B dla przesyłek do £135).
• Wszystkie Twoje dostawy do UK są objęte stawką zerową: możesz wnioskować o zwolnienie z rejestracji.
• Nie dostarczasz towarów ani usług do UK i nie spodziewasz się tego w ciągu 30 dni.

Pamiętaj, że sam eksport z Polski do UK wymaga odprawy eksportowej i dokumentów, niezależnie od rejestracji VAT. Opisujemy to na stronie usługi odprawa eksportowa do UK.

Jak zarejestrować się do VAT w Wielkiej Brytanii krok po kroku

1. Ustal podstawę rejestracji: brak siedziby w UK (bez progu), próg £90 000 albo rejestracja dobrowolna.
2. Przygotuj dane: GOV.UK dla brytyjskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymienia m.in. numer rejestrowy firmy, dane rachunku bankowego, numer UTR, informacje o obrocie oraz szacunek obrotu opodatkowanego na 12 miesięcy. Formularz dla firmy zagranicznej może wymagać innych danych, więc sprawdź go przed startem.
3. Złóż wniosek online: to zwykle najszybsza droga. Musisz się zalogować, a wniosek można zapisać i dokończyć później. Formularz papierowy VAT1 jest wymagany tylko w wybranych sytuacjach wymienionych przez GOV.UK, np. przy wniosku o zwolnienie z rejestracji z powodu przejściowego przekroczenia progu.
4. Odbierz numer: HMRC nadaje 9-cyfrowy numer rejestracyjny VAT, który musi znaleźć się na fakturach. Potwierdzenie daty wejścia rejestracji przychodzi pocztą.
5. Zacznij rozliczać: od daty rejestracji VAT należny płacisz HMRC. GOV.UK ostrzega, że przy zbyt późnej rejestracji trzeba zapłacić VAT od sprzedaży, która już się odbyła, a także można dostać karę.

GOV.UK nie podaje oficjalnego czasu rozpatrzenia wniosku, więc nie planuj dostaw w oparciu o obiecany termin. Jeśli rejestracja jest obowiązkowa, złóż wniosek przed pierwszą dostawą.

Terminy rejestracji dla firm z UK

Gdy przekroczysz próg £90 000 w ostatnich 12 miesiącach, masz 30 dni od końca miesiąca, w którym to nastąpiło. Data wejścia rejestracji to pierwszy dzień drugiego miesiąca po przekroczeniu. Przykład z GOV.UK: przekroczenie progu 15 lipca oznacza rejestrację do 30 sierpnia i datę wejścia 1 września. Jeśli spodziewasz się przekroczyć próg w ciągu najbliższych 30 dni, rejestrujesz się do końca tego okresu.

Numer VAT GB, NIP i EORI GB: czym się różnią

Polski NIP nie zastępuje brytyjskiego numeru VAT. Po rejestracji HMRC nadaje odrębny 9-cyfrowy numer VAT (w skrócie zapisywany z prefiksem GB), który pojawia się na fakturach i w zgłoszeniach celnych. Do odpraw celnych potrzebny jest dodatkowo numer EORI, który jest odrębnym numerem. Różnice między EORI PL i EORI GB wyjaśniamy w artykułach Numer EORI PL vs EORI GB i Co to jest numer EORI UK.

Postponed VAT Accounting (PVA): dlaczego numer VAT GB ułatwia import

Postponed VAT Accounting pozwala nie płacić VAT importowego na granicy, tylko rozliczyć go w deklaracji VAT. Według GOV.UK:

• nie potrzebujesz żadnej zgody, ale musisz być zarejestrowany do VAT w UK;
• w zgłoszeniu celnym w CDS wpisujesz swój numer VAT na poziomie nagłówka w polu Data Element 3/40, a w polu 4/8 nie wolno używać metody płatności G;
• po złożeniu zgłoszenia nie można zmienić sposobu rozliczenia VAT importowego;
• jeśli import zgłasza za Ciebie agent, musisz dać mu pisemne polecenie użycia PVA przed złożeniem zgłoszenia; firma bez siedziby w UK potrzebuje agenta celnego, który wybierze PVA i wpisze Twoje dane jako odbiorcy (consignee);
• VAT jest księgowany na Twój numer EORI, a import widać w miesięcznym postponed import VAT statement oraz w certyfikacie C79 w CDS.

Więcej w artykułach Postponed VAT Accounting w UK oraz C79: certyfikat VAT importowy.

Obowiązki po rejestracji: deklaracje VAT, MTD i dokumenty

Deklaracje i płatność

Deklaracje VAT obejmują zwykle okresy trzymiesięczne. Termin złożenia deklaracji i dojścia płatności do HMRC to jeden miesiąc kalendarzowy i 7 dni po zakończeniu okresu, także gdy wypada w weekend lub święto. Jeśli korzystasz z annual accounting scheme, przypomnienia o terminach ustawisz w koncie VAT online.

Making Tax Digital

Według GOV.UK deklarację VAT składa się za pomocą oprogramowania zgodnego z Making Tax Digital (MTD). Dotyczy to większości firm, ale nie wszystkich: wyjątki wymienia GOV.UK, więc sprawdź swoją sytuację w oficjalnych wytycznych.

Ewidencja

• faktury z numerem VAT i osobno wykazanym VAT,
• konto VAT podsumowujące VAT z transakcji,
• kwoty VAT wykazane w deklaracji,
• faktury handlowe i dokumenty celne.

Dla sprzedaży bezpośredniej do klientów w UK GOV.UK wymaga przechowywania pełnych zapisów, w tym faktur, przez 6 lat od daty sprzedaży. Pełne zasady ewidencji sprawdź w oficjalnych wytycznych HMRC.

Przedstawiciel fiskalny i alternatywa: Importer of Record

Firma bez siedziby w UK może rozważyć wsparcie lokalnego przedstawiciela fiskalnego lub doradcy. Kryteria wyboru i zakres odpowiedzialności omawiamy w artykule Przedstawiciel fiskalny UK. Koszty takich usług ustalają podmioty trzecie, więc tutaj ich nie podajemy.

Jeżeli nie chcesz rejestrować się do VAT w UK, możesz sprzedawać na warunkach, w których importerem jest brytyjski kontrahent, albo skorzystać z usługi Importer of Record. Wady: utrata bezpośredniej kontroli nad odprawą i dodatkowa opłata po stronie usługodawcy. Zasady opisuje artykuł Importer of Record UK.

Jak easyclearance.pl może pomóc

Easy Clearance to agencja celna zarejestrowana w CDS, z numerem EORI UK. Obsługujemy zgłoszenia importowe i eksportowe między Wielką Brytanią a UE, w tym wybór PVA w zgłoszeniu, jeśli przekażesz nam swój numer VAT GB. Rejestracja VAT i deklaracje VAT to doradztwo podatkowe, które prowadzą księgowi i doradcy, dlatego tego zakresu nie świadczymy. Zakres usług i stawki znajdziesz w cenniku, a odprawę zamówisz na stronach import z UK i eksport do UK. Jeśli masz pytania o dokumenty do odprawy, napisz do nas przez formularz kontaktowy.

Źródła oficjalne

• GOV.UK: Register for VAT — HMRC, sprawdzono 2026-10-18
• GOV.UK: VAT and overseas goods sold directly to customers in the UK — HMRC, sprawdzono 2026-10-18
• GOV.UK: Check when you can account for import VAT on your VAT Return — HMRC, sprawdzono 2026-10-18
• GOV.UK: VAT Returns — HMRC, sprawdzono 2026-10-18
• GOV.UK: VAT record keeping — HMRC, sprawdzono 2026-10-18

Najczęstsze pytania (FAQ)

Kiedy muszę rejestrować się na VAT w UK?

Firma z siedzibą w UK musi zarejestrować się, gdy obrót opodatkowany z 12 miesięcy przekroczy £90 000 albo gdy spodziewa się przekroczyć ten próg w ciągu 30 dni. Firma z siedzibą poza UK, także polska, rejestruje się bez progu obrotu, jeśli dostarcza towary lub usługi do Wielkiej Brytanii.

Czy polska firma może zarejestrować VAT w UK bez przedstawiciela fiskalnego?

W oficjalnych wytycznych GOV.UK o rejestracji VAT nie ma wymogu wyznaczenia przedstawiciela fiskalnego jako warunku złożenia wniosku online. Czy w Twojej sytuacji HMRC będzie wymagać dodatkowych zabezpieczeń, najlepiej potwierdzić z doradcą podatkowym przed rejestracją.

Jak zarejestrować firmę do VAT w UK?

Wniosek składa się zwykle online, po zalogowaniu do usługi HMRC, i można go zapisać oraz dokończyć później. Formularz papierowy VAT1 jest wymagany tylko w wybranych przypadkach, np. przy wniosku o zwolnienie z rejestracji z powodu przejściowego przekroczenia progu. Po rejestracji dostajesz 9-cyfrowy numer VAT.

Czy numer VAT GB to to samo co NIP albo EORI GB?

Nie. Polski NIP nie zastępuje brytyjskiego numeru VAT, a numer EORI jest odrębnym numerem używanym w odprawach celnych. W zgłoszeniu importowym z Postponed VAT Accounting podaje się numer VAT GB, a rozliczenie jest księgowane na numer EORI.

Czy sprzedaż B2C przesyłek do £135 wymaga rejestracji VAT w UK?

Tak. Dla przesyłek o wartości do £135 sprzedawca z zagranicy nalicza brytyjski VAT w punkcie sprzedaży i musi być zarejestrowany. Wyjątek dotyczy sprzedaży do brytyjskich firm zarejestrowanych do VAT, które podają swój numer. Sprzedawca, który sprzedaje tylko takim klientom, nie musi się rejestrować.

Czy rejestracja VAT w UK jest potrzebna do Postponed VAT Accounting?

Tak. Do skorzystania z PVA musisz być zarejestrowany do VAT w UK. Nie potrzebujesz osobnej zgody, ale numer VAT trzeba wpisać w zgłoszeniu celnym, a po jego złożeniu nie można zmienić sposobu rozliczenia VAT importowego.

Kiedy i jak składa się deklaracje VAT w UK?

Deklaracje obejmują zwykle okresy trzymiesięczne i są składane online. Termin złożenia deklaracji oraz dojścia płatności do HMRC to jeden miesiąc kalendarzowy i 7 dni po zakończeniu okresu rozliczeniowego, także w weekendy i święta.