Fiscaal vertegenwoordiger in Engeland: wanneer hebt u er een nodig voor de Britse btw?

Wat is een fiscaal vertegenwoordiger in het VK?

Een fiscaal vertegenwoordiger (in de Britse wetgeving: VAT representative of tax representative) is een in het Verenigd Koninkrijk gevestigde persoon of onderneming die namens een buitenlandse verkoper (een non-established taxable person, kortweg NETP) de btw-verplichtingen tegenover HMRC nakomt. In de praktijk betekent dat onder meer:

• de buitenlandse verkoper vertegenwoordigen bij HMRC in btw-zaken;
• de btw-aangiften namens de klant indienen;
• hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de btw-schulden van de klant;
• de btw-administratie bijhouden; in het VK geldt daarvoor in de regel een bewaartermijn van 6 jaar.

De wettelijke basis is section 48 van de Value Added Tax Act 1994. Volgens section 48(3) worden de verplichtingen en aansprakelijkheden van de buitenlandse ondernemer hoofdelijk (jointly and severally) ook aan de vertegenwoordiger opgelegd. Dat is precies wat een fiscaal vertegenwoordiger onderscheidt van een gewone dienstverlener.

Fiscale vertegenwoordiger UK of UK VAT agent: het verschil

Twee rollen worden vaak door elkaar gehaald:

• UK VAT agent (btw-agent): handelt namens u de correspondentie met HMRC, de aangiften en de administratie af, maar is niet aansprakelijk voor uw btw-schulden.
• Fiscaal vertegenwoordiger: doet hetzelfde administratieve werk, maar is daarnaast hoofdelijk aansprakelijk. Betaalt de klant de btw niet, dan kan HMRC het bedrag ook bij de vertegenwoordiger innen.

Omdat de vertegenwoordiger een eigen financieel risico draagt, vraagt hij in de praktijk vaak zekerheid van de klant, bijvoorbeeld een waarborgsom of bankgarantie. De voorwaarden daarvan spreekt u af met de vertegenwoordiger zelf.

Wanneer eist HMRC een fiscaal vertegenwoordiger van buitenlandse bedrijven?

Sinds 1 januari 2021 geldt: HMRC verplicht niet automatisch elke niet in het VK gevestigde onderneming om een fiscaal vertegenwoordiger aan te stellen. De belangrijkste situaties:

1. Een individuele aanwijzing van HMRC

Volgens VAT Notice 700/1 kan HMRC bepaalde NETP's opdragen (direct) een fiscaal vertegenwoordiger aan te stellen. Die vertegenwoordiger moet in het VK gevestigd zijn en door HMRC als betrouwbaar (fit and proper) worden beschouwd. HMRC beoordeelt dit per geval, bijvoorbeeld wanneer de inning van btw in het land van vestiging lastig is.

2. Geen afspraken over wederzijdse bijstand

Belangrijk voorbehoud uit VAT Notice 700/1: HMRC kan geen aanwijzing geven aan NETP's die gevestigd zijn in een land waarmee het VK bepaalde afspraken over wederzijdse bijstand (mutual assistance) heeft. VAT Notice 700/1 noemt zelf geen landen. Of Nederland, België of een ander EU-land onder deze uitzondering valt, staat dus niet in deze richtlijn; wij doen daar geen uitspraak over. Controleer of uw land onder deze afspraken valt via de HMRC-helplijn voor btw of bij een Britse belastingadviseur voordat u ervan uitgaat dat HMRC u geen vertegenwoordiger kan opleggen.

3. Vrijwillige keuze

Een onderneming kan ook zonder verplichting voor een fiscaal vertegenwoordiger kiezen, bijvoorbeeld omdat die de correspondentie met HMRC en controles afhandelt. Dat is een kwestie van gemak, geen verplichting.

Is een fiscaal vertegenwoordiger hetzelfde als een UK-btw-registratie?

Nee. De btw-registratie in het VK (u krijgt een eigen Brits btw-nummer, beginnend met GB) en de aanstelling van een fiscaal vertegenwoordiger zijn twee verschillende dingen.

UK VAT registratie als buitenlands bedrijf (voor de meeste verkopers)

• U registreert zich zelf voor de Britse btw als niet in het VK gevestigde onderneming, online of met formulier VAT1.
• Voor NETP's geldt volgens GOV.UK geen registratiedrempel: u moet zich registreren zodra u in het VK belastbare leveringen doet of verwacht te doen.
• U blijft zelf volledig verantwoordelijk voor de btw, maar houdt ook de volledige controle. Voor de boekhouding kunt u een UK VAT agent inschakelen.

Fiscaal vertegenwoordiger (voor bepaalde gevallen)

• De vertegenwoordiger voert de btw-verplichtingen namens u uit en is hoofdelijk mede-aansprakelijk.
• De aanstelling wordt bij HMRC gemeld; GOV.UK publiceert daarvoor formulier VAT1TR (Appoint a tax representative if you are a non-established taxable person).
• Geschikt voor: ondernemingen die HMRC niet zelf willen beheren, of wanneer HMRC een vertegenwoordiger formeel eist.

Wie kan fiscaal vertegenwoordiger in het VK zijn?

Volgens VAT Notice 700/1 moet een vertegenwoordiger die op aanwijzing van HMRC wordt aangesteld in het VK gevestigd zijn en fit and proper zijn. In de praktijk gaat het meestal om gespecialiseerde accountantskantoren, belastingadviseurs of btw-dienstverleners voor e-commerceverkopers. Wordt een op aanwijzing aangestelde vertegenwoordiger vervangen of afgewezen, dan moet u een nieuwe geschikte vertegenwoordiger aanstellen.

Btw-registratie Engeland in de praktijk: typische situaties

Verkoop via online marktplaatsen (Amazon UK, eBay UK, Etsy)

Voor zendingen aan consumenten tot en met £135 die via een online marktplaats worden verkocht, is volgens GOV.UK de marktplaats verantwoordelijk voor de btw. Dat geldt ook voor goederen die een buitenlandse verkoper via een marktplaats verkoopt terwijl ze zich op het moment van verkoop al in het VK bevinden, ongeacht de waarde. In andere situaties, bijvoorbeeld bij directe verkoop of bij invoer van eigen voorraad, hebt u meestal zelf een Britse btw-registratie nodig. Een fiscaal vertegenwoordiger is daarbij in de regel niet verplicht. Zie ook ons artikel over dropshipping naar het VK.

Eigen voorraad in een Brits magazijn

Brengt u voorraad vanuit de EU naar een eigen magazijn of een 3PL-magazijn in het VK, dan is dat invoer en moet u invoer-btw verantwoorden. Meer daarover in invoerrechten en btw bij invoer in Engeland en postponed VAT accounting (PVA). Een btw-registratie als niet-gevestigde onderneming is dan meestal voldoende.

B2B-verkoop

Bij B2B-verkoop hangt de btw-behandeling af van waar de goederen zich bevinden en van de waarde van de zending. Volgens paragraaf 9.3 van VAT Notice 700/1 hoeft u zich mogelijk niet te registreren als al uw verkopen in het VK naar een btw-geregistreerde onderneming in Groot-Brittannië gaan die de btw via de verleggingsregeling (reverse charge) verantwoordt. In andere gevallen, bijvoorbeeld als u goederen verkoopt die zich al in het VK bevinden, moet u zich meestal zelf registreren. Controleer per transactie in de GOV.UK-richtlijnen welke regel geldt.

Hoe verloopt de registratie stap voor stap?

1. Bepaal uw verkoopmodel: bent u een non-established taxable person en welke leveringen doet u in het VK?
2. Kies de vorm: eigen registratie, eventueel met een UK VAT agent, of een fiscaal vertegenwoordiger.
3. Verzamel de documenten: uittreksel uit het handelsregister, bewijs van uw btw-registratie in uw eigen land, identiteitsgegevens van de bestuurders en een beschrijving van de activiteiten.
4. Dien de aanvraag in bij HMRC: btw-registratie (online of formulier VAT1) en, als u een vertegenwoordiger aanstelt, de melding daarvan (formulier VAT1TR).
5. Wacht op uw Britse btw-nummer: begin op tijd, want HMRC heeft tijd nodig om uw aanvraag te behandelen.
6. Zekerheid regelen (alleen bij een fiscaal vertegenwoordiger): volgens de afspraken met de vertegenwoordiger.
7. Start de aangiftecyclus: Making Tax Digital (MTD), aangiften en betalingen aan HMRC.

Fiscaal vertegenwoordiger wijzigen of beëindigen

Bij een wissel van vertegenwoordiger zegt u de overeenkomst met de huidige vertegenwoordiger schriftelijk op, sluit u een overeenkomst met de nieuwe, meldt u de wijziging aan HMRC en draagt u de btw-administratie en eventuele zekerheden over. Houd er rekening mee dat de vorige vertegenwoordiger aansprakelijk kan blijven voor verplichtingen uit de periode waarin hij u vertegenwoordigde.

Hoe easyclearance.pl kan helpen

Wij bekijken uw verkoopmodel (marktplaats, dropshipping, B2B, eigen voorraad) en bespreken of een eigen btw-registratie volstaat of dat een fiscaal vertegenwoordiger echt nodig is. Voor de btw-administratie werken wij als UK VAT agent; volledige fiscale vertegenwoordiging verloopt via een samenwerking met een Brits belastingkantoor. Voor de douanekant van uw zendingen helpen wij rechtstreeks in het VK.

Veelgestelde vragen over de fiscaal vertegenwoordiger in Engeland

Moet een buitenlands bedrijf een fiscaal vertegenwoordiger in het VK hebben?

Niet automatisch. HMRC verplicht niet elke niet in het VK gevestigde onderneming tot een fiscaal vertegenwoordiger. HMRC kan bepaalde NETP's wel opdragen er een aan te stellen, maar volgens VAT Notice 700/1 niet als ze gevestigd zijn in een land waarmee het VK bepaalde afspraken over wederzijdse bijstand heeft. Welke landen dat zijn, staat niet in de richtlijn; controleer dit voor uw land bij HMRC.

Wat is het verschil tussen een fiscaal vertegenwoordiger en een UK VAT agent?

Een fiscaal vertegenwoordiger is op grond van section 48 van de Value Added Tax Act 1994 hoofdelijk aansprakelijk voor de btw van de klant. Een UK VAT agent verzorgt alleen de administratieve vertegenwoordiging en is niet aansprakelijk voor de btw-schulden van de klant.

Wanneer kiest u vrijwillig voor een fiscaal vertegenwoordiger?

Als u de correspondentie met HMRC niet zelf wilt beheren, als u snel groeit en de btw volledig wilt uitbesteden, of als u meer zekerheid wilt bij een complex verkoopmodel.

Registreert een fiscaal vertegenwoordiger mijn bedrijf bij Companies House?

Nee. Een fiscaal vertegenwoordiger regelt alleen de btw. Het oprichten van een Britse Ltd is een apart traject bij Companies House, het Britse handelsregister.

Is er een omzetdrempel voor btw-registratie in Engeland voor buitenlandse bedrijven?

Volgens GOV.UK geldt voor niet in het VK gevestigde ondernemingen geen registratiedrempel: u moet zich registreren zodra u in het VK belastbare leveringen doet of verwacht te doen.

Moet ik Britse btw betalen als ik alleen B2B verkoop?

Dat hangt af van waar de goederen zich bevinden en van de waarde van de zending. Volgens VAT Notice 700/1 (paragraaf 9.3) hoeft u zich mogelijk niet te registreren als al uw verkopen in het VK naar een btw-geregistreerde onderneming in Groot-Brittannië gaan die de btw via de verleggingsregeling verantwoordt. In andere gevallen moet u zich zelf registreren; controleer dit in de GOV.UK-richtlijnen.

Officiële bronnen

• GOV.UK: Who should register for VAT – VAT Notice 700/1 (in het Engels) – actuele versie
• GOV.UK: VAT registration for non-established taxable persons (Notice 700/1) (in het Engels) – oorspronkelijk adres; gebruik de actuele versie bovenaan deze lijst
• GOV.UK: Appoint a tax representative or agent (in het Engels) – oorspronkelijk adres; gebruik de actuele versie bovenaan deze lijst
• GOV.UK: formulier VAT1TR – Appoint a tax representative if you are a non-established taxable person (in het Engels, pdf)
• GOV.UK: VAT and overseas goods sold directly to customers in the UK – regels voor marktplaatsen en de grens van £135 (in het Engels)
• legislation.gov.uk: Value Added Tax Act 1994, section 48 (in het Engels)

Britse btw-registratie of een fiscaal vertegenwoordiger nodig?

Beschrijf uw verkoopmodel, de landen waaruit u levert en de stand van uw btw-registratie via de contactpagina (EN) of bel +44 7404 091503. Wij bespreken welke oplossing bij uw situatie past.

Toelichting: deze informatie is bedoeld als praktische uitleg op basis van de hierboven genoemde officiële bronnen van GOV.UK, HMRC en legislation.gov.uk, gecontroleerd in oktober 2026. Het is geen bindende uitspraak van de autoriteiten en geen juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg voor uw btw-registratie in het VK een Britse belastingadviseur.