UK VAT Nummer beantragen: Wann sich deutsche und österreichische Unternehmen in Großbritannien registrieren müssen

Wann muss ein deutsches Unternehmen sich in UK für VAT registrieren?

Ein Unternehmen aus Deutschland oder Österreich muss sich in Großbritannien für VAT registrieren, wenn es zum Beispiel:

• Waren unter DDP liefert (Delivered Duty Paid): Der Verkäufer übernimmt Zollabfertigung und Einfuhrumsatzsteuer in Großbritannien. Mehr zu den Lieferbedingungen lesen Sie unter DDP, DAP und EXW im UK-Zoll.
• ein Lager in Großbritannien betreibt (Fulfilment-Center): Die Ware liegt vor dem Verkauf in Großbritannien.
• Waren B2C über Marktplätze verkauft (Amazon UK, eBay UK): Ein Unternehmen ohne Sitz in Großbritannien (NETP) muss sich unabhängig vom Verkaufswert registrieren – die Schwelle von 90.000 GBP gilt für NETPs nicht.
• in Großbritannien VAT-pflichtige Leistungen vor Ort erbringt, etwa Bau-, Veranstaltungs- oder Schulungsleistungen, die physisch in Großbritannien ausgeführt werden.
• Postponed VAT Accounting (PVA) nutzen möchte: Für die Abrechnung der Einfuhrumsatzsteuer über PVA ist eine GB-VAT-Nummer erforderlich.

Wann ist keine UK VAT-Registrierung nötig?

Eine Registrierung ist in der Regel nicht erforderlich, wenn das Unternehmen:

• Waren unter FCA oder DAP liefert und der britische Kunde Zollabfertigung und Einfuhrumsatzsteuer übernimmt.
• Waren B2B verkauft und der britische Kunde mit eigener GB-VAT-Nummer als Importeur auftritt – in der Regel rechnet er dann die Einfuhrumsatzsteuer selbst ab (z. B. über PVA); prüfen Sie Ihren Fall anhand von GOV.UK.
• B2B-Dienstleistungen erbringt, die in Großbritannien dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen.

Entscheidend ist also, wer in Großbritannien steuerpflichtige Umsätze tätigt und wer als Importeur auftritt. Wie die Einfuhrumsatzsteuer berechnet wird, erklärt unser Beitrag Zoll und Einfuhrumsatzsteuer in Großbritannien.

UK VAT Registrierung: Schwelle für ausländische Unternehmen

Die bekannte Registrierungsschwelle von 90.000 GBP steuerpflichtigem Umsatz gilt nur für Unternehmen, die in Großbritannien ansässig sind. Für eine non-established taxable person (NETP) – also ein Unternehmen ohne Sitz oder feste Niederlassung in Großbritannien – gibt es keine Umsatzschwelle: Die Registrierungspflicht entsteht mit dem ersten steuerpflichtigen Umsatz in Großbritannien.

Wann ist die Registrierung freiwillig, aber sinnvoll?

Liquidität: Postponed VAT Accounting (PVA)

Wenn ein Unternehmen regelmäßig Waren nach Großbritannien einführt, ermöglicht die GB-VAT-Registrierung die Nutzung von Postponed VAT Accounting (PVA) – die Einfuhrumsatzsteuer wird nicht an der Grenze bezahlt, sondern in der VAT-Erklärung abgerechnet.

• Keine Zahlung der Einfuhrumsatzsteuer bei der Zollabfertigung.
• Abrechnung direkt in der VAT-Erklärung; bei vollem Vorsteuerabzug ist der Nettoeffekt 0 GBP.
• Bessere Kontrolle über den Cashflow.

Ausführlich: Postponed VAT Accounting (PVA) in Großbritannien.

B2C-Verkauf über den eigenen Onlineshop

Wer über den eigenen Onlineshop an Verbraucher in Großbritannien verkauft, sollte beachten: Ein Unternehmen ohne Sitz in Großbritannien muss sich unabhängig vom Umsatz registrieren (die Schwelle von 90.000 GBP gilt nur für ansässige Unternehmen). Zusätzlich erlaubt die Registrierung Preise inklusive VAT, die für britische Kunden klarer sind.

Wie beantrage ich eine UK VAT Nummer ohne Sitz in UK?

Schritt 1: Voraussetzungen prüfen

Für die Registrierung prüft HMRC insbesondere:

• ob das Unternehmen in Großbritannien geschäftlich tätig ist (Warenverkauf, Dienstleistungen, Lagerung);
• ob es eine Niederlassung in Großbritannien hat – oder als NETP registriert wird, gegebenenfalls mit einem Vertreter.

Wichtig: Ein Unternehmen ohne Sitz in Großbritannien kann einen Fiskalvertreter (Fiscal/Tax Representative) oder einen VAT-Agenten bestellen, Ob ein Vertreter nötig ist, richtet sich nach den HMRC-Vorgaben für NETPs (VAT Notice 700/1); im Zweifel vorab mit HMRC bzw. einem VAT-Agenten klären.

Schritt 2: Fiskalvertreter Großbritannien oder VAT-Agent?

Fiskalvertreter (Fiscal Representative)

• haftet gesamtschuldnerisch für die VAT-Schulden des vertretenen Unternehmens;
• verlangt in der Regel eine finanzielle Sicherheit (Bürgschaft).

VAT-Agent

• vertritt das Unternehmen gegenüber HMRC, haftet aber nicht für dessen Schulden;
• keine finanzielle Sicherheit erforderlich.

Für viele Unternehmen ohne Sitz in Großbritannien reicht ein VAT-Agent aus. Die Konditionen der Vertreter vereinbaren Sie direkt mit dem jeweiligen Anbieter.

Schritt 3: Antrag bei HMRC stellen

Die Registrierung läuft online bei HM Revenue & Customs (HMRC):

1. Rufen Sie die GOV.UK-Seite VAT registration (auf Englisch) auf.
2. Wählen Sie „Register for VAT“.
3. Melden Sie sich mit Ihrem Government Gateway-Konto an oder legen Sie ein neues an.
4. Geben Sie die Unternehmensdaten an (Name, Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr.), die Art der Tätigkeit, den erwarteten jährlichen Umsatz in Großbritannien sowie gegebenenfalls die Daten des Fiskalvertreters oder VAT-Agenten (Antrag entsprechend Formular VAT1).
5. Senden Sie den Antrag ab.
6. HMRC bearbeitet den Antrag. Die Bearbeitungsdauer teilt HMRC mit und kann je nach Fall variieren (siehe GOV.UK).
7. Sie erhalten Ihre GB-VAT-Nummer (Format: GB123456789).

Schritt 4: Making Tax Digital (MTD) einrichten

Nach Erhalt der GB-VAT-Nummer melden Sie sich für Making Tax Digital (MTD) for VAT an – das Verfahren, über das VAT-Erklärungen digital abgegeben werden:

1. Anmeldung im Government Gateway.
2. Option „Sign up for Making Tax Digital for VAT“ wählen.
3. GB-VAT-Nummer eingeben.
4. Eine MTD-kompatible Buchhaltungssoftware wählen (z. B. Xero, QuickBooks, Sage).

Pflichten nach Erhalt der GB-VAT-Nummer

VAT-Erklärungen abgeben

VAT-Erklärungen werden in der Regel vierteljährlich abgegeben (der Abrechnungszeitraum heißt accounting period). Laut GOV.UK ist die Erklärung üblicherweise einen Kalendermonat und 7 Tage nach Ende des Abrechnungszeitraums fällig.

VAT bezahlen

Ergibt die Erklärung eine Zahllast, muss die Zahlung bis zur selben Frist bei HMRC eingegangen sein. Gezahlt wird in britischen Pfund (GBP) auf das Konto von HMRC.

Aufzeichnungen führen

Das Unternehmen muss VAT-Aufzeichnungen nach den Vorgaben von HMRC führen:

• Ausgangsrechnungen (output VAT);
• Eingangsrechnungen (input VAT);
• Zahlungsnachweise;
• Zollunterlagen (MRN, C79-Bescheinigung).

Aufbewahrung: mindestens 6 Jahre.

Änderungen melden

Änderungen etwa bei Firmenname, Anschrift oder dem für VAT zuständigen Agenten melden Sie HMRC innerhalb von 30 Tagen (GOV.UK).

Alternative: Abwicklung über einen Importer of Record

Wer sich in Großbritannien nicht für VAT registrieren möchte, kann prüfen, ob ein lokaler Importeur in Großbritannien (Importer of Record) in Frage kommt:

1. Der Importeur in Großbritannien übernimmt die Zollabfertigung mit seiner eigenen GB-EORI-Nummer und GB-VAT-Nummer.
2. Er rechnet die Einfuhrumsatzsteuer über PVA in seiner eigenen Erklärung ab.
3. Er stellt die Ware weiter in Rechnung.

Vorteile: keine eigene GB-VAT-Registrierung, einfacherer Ablauf. Nachteile: zusätzliche Servicekosten des Importeurs und weniger direkte Kontrolle über die Abfertigung. Welche Pflichten ein Importer of Record trägt, lesen Sie unter Importer of Record in Großbritannien.

Häufige Fragen zur UK VAT Nummer

Wann muss ein deutsches Unternehmen sich in UK für VAT registrieren?

Sobald es in Großbritannien steuerpflichtige Umsätze tätigt, etwa bei Lieferungen unter DDP, mit einem Lager in Großbritannien, bei B2C-Verkäufen über Marktplätze oder bei VAT-pflichtigen Leistungen vor Ort. Ohne Sitz in Großbritannien gilt dafür keine Umsatzschwelle.

Wie beantrage ich eine UK VAT Nummer ohne Sitz in UK?

Online bei HMRC über GOV.UK mit einem Government-Gateway-Konto. Ein Unternehmen ohne Sitz in Großbritannien kann sich selbst registrieren oder einen VAT-Agenten einschalten.

Gibt es eine Registrierungsschwelle für ausländische Unternehmen?

Nein. Die Schwelle von 90.000 GBP gilt nur für in Großbritannien ansässige Unternehmen. Eine non-established taxable person muss sich unabhängig vom Umsatz registrieren.

Wie lange dauert die Registrierung?

Die Bearbeitungsdauer teilt HMRC mit und kann je nach Fall variieren (siehe GOV.UK).

Brauche ich einen Fiskalvertreter in Großbritannien?

Nicht in jedem Fall. Ob ein Vertreter nötig ist, richtet sich nach den HMRC-Vorgaben für NETPs (VAT Notice 700/1); im Zweifel vorab mit HMRC bzw. einem VAT-Agenten klären. Statt eines Fiskalvertreters kommt auch ein VAT-Agent in Betracht.

Kann ich die UK VAT-Registrierung bei Geschäftsaufgabe löschen?

Ja. Der Antrag auf Abmeldung (VAT7) ist innerhalb von 30 Tagen nach Einstellung der Tätigkeit zu stellen.

Kann ich in Großbritannien gezahlte VAT zurückholen?

Ja, wenn Sie eine GB-VAT-Nummer haben und zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Die Vorsteuer wird in der britischen VAT-Erklärung abgezogen, nicht im Heimatland.

Ändert die UK-Registrierung meine Steuerpflichten in Deutschland oder Österreich?

Nicht unmittelbar. Die britische VAT wird in den MTD-Erklärungen in Großbritannien abgerechnet; die Vorgänge müssen aber auch in der Buchhaltung im Heimatland erfasst werden.

Zusammenfassung

• Pflicht: bei Lieferungen unter DDP, mit Lager in Großbritannien oder – ohne Sitz in Großbritannien – bei jedem steuerpflichtigen Umsatz dort (keine Umsatzschwelle).
• Freiwillig, aber sinnvoll: wenn Sie PVA nutzen und die Liquidität verbessern möchten.
• Fiskalvertreter/VAT-Agent: ohne Sitz in Großbritannien freiwillig, sofern HMRC keinen Vertreter verlangt.
• Danach: VAT-Erklärungen über MTD, Frist üblicherweise ein Kalendermonat und 7 Tage nach Ende des Zeitraums, Aufzeichnungen mindestens 6 Jahre.

Offizielle Quellen

• GOV.UK: Import VAT and postponed VAT accounting – Einfuhrumsatzsteuer und PVA (auf Englisch)
• GOV.UK: Tax and duty on goods sent from abroad – Steuern und Zölle auf Sendungen aus dem Ausland (auf Englisch)
• GOV.UK: VAT registration – VAT-Registrierung (auf Englisch)
• GOV.UK: Submit a VAT return – Fristen für VAT-Erklärungen (auf Englisch)
• Europäische Kommission: Customs procedures – Zollverfahren bei Ein- und Ausfuhr (auf Englisch)

Unterstützung bei der UK VAT-Registrierung

Unser Team hilft Ihnen einzuschätzen, ob eine GB-VAT-Registrierung für Ihr Geschäftsmodell Pflicht oder sinnvoll ist, bei der Vorbereitung der Unterlagen und bei der Vermittlung an VAT-Agenten in Großbritannien. Bei der Einfuhr unterstützen wir die Zollabfertigung in Großbritannien und die Abrechnung der Einfuhrumsatzsteuer über PVA und stimmen uns bei Bedarf mit einem britischen Steuerberater ab. Beschreiben Sie Ihr Vorhaben über die Kontaktseite (EN) oder nutzen Sie Zollabfertigung bei der Einfuhr nach UK (EN).

easyclearance.pl ist eine Zollagentur mit Sitz in Großbritannien und wickelt Abfertigungen in Großbritannien direkt ab. Erfordert Ihre Sendung eine Zollabfertigung in der EU, koordinieren wir dies über unser Netzwerk lokaler Partner mit den erforderlichen Zollbewilligungen.

Hinweis: Die Informationen dienen der allgemeinen und operativen Orientierung und beruhen auf den oben genannten offiziellen Hinweisen von GOV.UK/HMRC. Sie sind keine verbindliche Auskunft der Behörden und ersetzen keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.