Cont GVMS pentru transportator: Government Gateway, echipa și primul GMR

Cum deschid un cont GVMS pentru firmă?

Înregistrarea în GVMS se face online, pe pagina GOV.UK Register for the Goods Vehicle Movement Service (în limba engleză). Înregistrarea este necesară dacă importați sau exportați mărfuri prin puncte de frontieră care folosesc GVMS. Conform GOV.UK, un agent vamal se poate înregistra și în numele dumneavoastră.

După înregistrare, aveți nevoie de un GMR pentru fiecare deplasare de mărfuri printr-un punct de frontieră GVMS. Mai jos parcurgem întregul traseu: de la datele de autentificare până la generarea primului număr GMR.

Am nevoie de Government Gateway ID pentru GVMS?

Da, aveți nevoie de date de autentificare HMRC. Government Gateway este sistemul de autentificare al HMRC, folosit și pentru alte servicii online, cum ar fi declarațiile în CDS sau declarațiile ENS. Punctul de intrare este pagina GOV.UK – HMRC Online Services. Firma de transport se înregistrează ca organizație, nu ca persoană fizică.

Dacă firma folosește deja servicii online HMRC, este posibil să aibă deja un cont. GVMS trebuie totuși adăugat ca serviciu separat. Dacă nu aveți încă date de autentificare, GOV.UK precizează că le puteți crea în timpul înregistrării.

Ce date cere GVMS la înregistrare?

• Număr EORI care începe cu GB. Este obligatoriu pentru înregistrarea în GVMS. Dacă firma nu are încă unul, conform GOV.UK îl puteți solicita în cursul înregistrării. Informații despre EORI: gov.uk/eori.
• Aceeași adresă ca în celelalte servicii HMRC. GOV.UK avertizează că cererea se întârzie dacă indicați o altă adresă decât cea pe care HMRC o are deja pentru firmă.
• Datele de autentificare Government Gateway ale organizației.

Planificați înregistrarea din timp, înainte de prima cursă în Regatul Unit. GOV.UK menționează și că serviciile online pot funcționa mai lent în perioadele aglomerate.

Echipa: acces pentru dispecer și pentru șoferi

Contul este creat de un administrator, de regulă proprietarul sau managerul firmei de transport. Acesta poate adăuga apoi alți membri ai echipei, de exemplu dispeceri sau responsabili de logistică, și poate stabili nivelul de acces al fiecăruia la serviciile HMRC la care s-a înscris firma. În practică, administratorul gestionează contul și poate crea sau anula GMR-uri, iar un utilizator standard creează și consultă GMR-uri, fără să gestioneze contul.

Testul de acces după înregistrare

După înregistrare și configurarea echipei, faceți un test: autentificați-vă în GVMS și verificați dacă vedeți opțiunea Create a goods movement reference. Dacă o vedeți, contul este pregătit pentru GMR-uri reale. Dacă serviciul nu apare în cont sau GVMS afișează o eroare de autorizare, verificați statusul înregistrării sau contactați linia de asistență HMRC.

Pentru sisteme IT, HMRC oferă și un mediu de test (sandbox), descris în documentația GVMS Haulier API pe HMRC Developer Hub. Acolo puteți exersa crearea GMR fără să afectați operațiunile reale din port.

Cum creez primul GMR din contul GVMS

Odată ce contul este activ, crearea unui GMR devine o operațiune de rutină. Dacă aveți datele pregătite, durează de regulă 5–10 minute. GMR-ul trebuie creat înainte ca vehiculul să ajungă în port, iar șoferul trebuie să aibă numărul GMR la check-in.

Datele de pregătit înainte de a începe

• Vehiculul: numărul de înmatriculare, dacă deplasarea este însoțită (șoferul călătorește cu camionul), sau numărul remorcii ori al containerului, dacă deplasarea este neînsoțită.
• Portul sau punctul de frontieră și ora aproximativă de sosire. Nu toate porturile din Regatul Unit folosesc GVMS. Lista o găsiți pe GOV.UK – Check how to move goods through a port that uses GVMS.
• Referința declarației vamale pentru toate mărfurile din vehicul. GOV.UK cere o referință pentru toate mărfurile dintr-un vehicul, o remorcă sau un container. La import în Marea Britanie, aceasta este MRN-ul declarației (EN) din CDS. Numerele MRN încep cu anul, de exemplu 26GB…
• MRN-ul de tranzit (NCTS), numai dacă marfa circulă în tranzit T1.
• Referința carnetului ATA, eATA sau TIR, dacă este cazul.
• MRN-ul ENS, dacă este cazul. Pentru deplasările UE → Marea Britanie, GOV.UK precizează că includerea lui este opțională. Pe ruta Marea Britanie → Irlanda de Nord, el apare printre datele necesare.

La export din Marea Britanie în UE, referința cerută depinde de tipul declarației; uneori este, de exemplu, un DUCR, nu un MRN. Verificați cerința pe pagina GOV.UK de mai jos. Fără referințele obligatorii, GMR-ul nu poate fi finalizat. Declarațiile trebuie să fie acceptate în sistemele respective: o declarație respinsă nu poate fi folosită.

Pașii în portalul GVMS

1. Autentificați-vă și deschideți Goods Vehicle Movement Service.
2. Alegeți Create a goods movement reference.
3. Selectați direcția și portul sau punctul de frontieră din lista GVMS.
4. Introduceți data și ora estimată a sosirii.
5. Introduceți numărul de înmatriculare al vehiculului (deplasare însoțită) sau numărul remorcii ori al containerului (deplasare neînsoțită).
6. Adăugați referințele declarațiilor pentru toate mărfurile: MRN de import, MRN de tranzit sau referința carnetului și, opțional, MRN-ul ENS.
7. Finalizați GMR-ul. Sistemul verifică referințele și generează numărul GMR.

Transmiteți numărul GMR șoferului înainte de plecare. La check-in, operatorul verifică mișcarea în GVMS. Documentație: GOV.UK – Get a goods movement reference.

Ce faceți dacă GVMS respinge GMR-ul

1. Verificați statusul declarației vamale în CDS sau cereți-l agentului vamal. Declarația trebuie să fie acceptată.
2. Dacă ați inclus un MRN ENS, verificați-i statusul în sistemul ICS2 al Regatului Unit.
3. Verificați numărul de înmatriculare. Introduceți-l exact ca pe plăcuță, fără spații sau puncte.
4. Verificați portul. Nu toate porturile britanice folosesc GVMS.

Dacă GMR-ul lipsește chiar la frontieră, citiți ghidul nostru GMR lipsă la frontiera Regatului Unit sau sunați-ne la +44 7404 091503.

Cine creează GMR în numele firmei?

Firma de transport își poate crea singură GMR-urile din propriul cont GVMS. Poate delega însă această sarcină și unui agent vamal. Agentul acționează din propriul acces, cu permisiuni de agent, pe baza unei împuterniciri scrise a transportatorului (Letter of Authority sau Power of Attorney). Transportatorul nu trebuie să-și comunice datele de autentificare Government Gateway.

Easy Clearance poate prelua crearea GMR-urilor pentru transportatori pe baza unei astfel de împuterniciri. Detalii despre serviciu găsiți pe pagina număr GMR Anglia – asistență.

Se integrează GVMS cu TMS prin API?

Da. Firmele de transport mai mari, care au propriul TMS (Transport Management System) sau propria platformă de expediții, se pot integra cu GVMS prin GVMS Haulier API al HMRC. Astfel creează GMR-uri automat, fără autentificare manuală în portal. HMRC pune la dispoziție API-ul atât în mediul de producție, cât și în mediul de test.

Ce permite GVMS Haulier API

• crearea unui GMR (POST /movements);
• consultarea statusului unui GMR (GET /movements/{id});
• actualizarea datelor unui GMR (PUT /movements/{id});
• anularea unui GMR.

Cerințe tehnice

• înregistrarea unei aplicații pe HMRC Developer Hub;
• autorizare OAuth 2.0 cu date de autentificare Government Gateway;
• mediu de test: sandbox.api.service.hmrc.gov.uk;
• mediu de producție: api.service.hmrc.gov.uk.

Documentație: HMRC GVMS Haulier API v1.0.

Portal sau API?

Portalul GVMS ajunge pentru transportatorii cu câteva curse în Regatul Unit pe săptămână sau pe lună. Integrarea prin API are sens atunci când:

• firma are un volum mare de curse spre Regatul Unit;
• TMS-ul generează automat declarații vamale, iar MRN-urile lor ar trebui să completeze automat GMR-urile;
• firma vrea să elimine copierea manuală a numerelor MRN, o sursă frecventă de erori.

Pe scurt: ce spun regulile actuale

Pentru un cont GVMS de transportator aveți nevoie de date de autentificare HMRC (Government Gateway) pentru organizație, de un EORI care începe cu GB și de o înregistrare unică în GVMS. După aceea firma poate crea un GMR pentru fiecare deplasare printr-un punct de frontieră GVMS. Firmele cu volum mare se pot integra prin GVMS Haulier API. Cine nu vrea să-și creeze singur GMR-urile le poate delega unui agent vamal, pe baza unei împuterniciri scrise. Formalitățile pentru mărfuri la destinația din România se rezolvă cu autoritățile române competente sau cu un comisionar vamal din România.

Întrebări frecvente despre contul GVMS

Cum deschid un cont GVMS pentru firmă?

Prin pagina GOV.UK Register for the Goods Vehicle Movement Service. Firma se înregistrează ca organizație, cu date de autentificare HMRC (Government Gateway) și un număr EORI care începe cu GB. Folosiți aceeași adresă ca în celelalte servicii HMRC, altfel cererea se întârzie.

Am nevoie de Government Gateway ID?

Da, GVMS se folosește cu date de autentificare HMRC. Dacă firma nu le are încă, le poate crea în timpul înregistrării. Dacă firma folosește deja servicii HMRC, GVMS se adaugă ca serviciu separat.

Ce date cere GVMS?

La înregistrare: un EORI care începe cu GB, datele de autentificare și adresa firmei, identică cu cea din celelalte servicii HMRC. La crearea unui GMR: numărul de înmatriculare (deplasare însoțită) sau numărul remorcii ori al containerului (deplasare neînsoțită) și o referință de declarație pentru toate mărfurile din vehicul.

Se integrează GVMS cu TMS prin API?

Da. HMRC oferă GVMS Haulier API, documentat pe HMRC Developer Hub, cu care puteți crea și gestiona GMR-uri din propriul TMS. Aplicația trebuie înregistrată pe Developer Hub, cu autorizare OAuth 2.0.

Cine creează GMR în numele firmei?

Fie firma de transport, din propriul cont GVMS, fie un agent vamal care acționează în numele ei pe baza unei împuterniciri scrise. Agentul folosește propriul acces, iar transportatorul nu trebuie să-și comunice datele de autentificare.

Surse oficiale

• GOV.UK: Register for the Goods Vehicle Movement Service (în limba engleză)
• GOV.UK: Get a goods movement reference (în limba engleză)
• GOV.UK: Goods Vehicle Movement Service – colecție de documente (în limba engleză)
• GOV.UK: Check how to move goods through a GVMS port (în limba engleză)
• HMRC Developer Hub: GVMS Haulier API (în limba engleză)

Asistență pentru contul GVMS și GMR

Vă putem ajuta la configurarea contului GVMS sau putem prelua crearea GMR-urilor în numele firmei, pe baza unei împuterniciri scrise. Descrieți ruta, direcția și stadiul declarațiilor prin pagina de contact, prin WhatsApp sau la telefon +44 7404 091503. Mai multe ghiduri: cum obțineți un număr GMR prin GVMS (EN) și declarația ENS în ICS2 (EN). Pentru declarații ENS, vedeți și serviciul ENS/SSD.

Notă: Informațiile au caracter operațional și informativ și se bazează pe ghidurile oficiale GOV.UK/HMRC enumerate mai sus. Nu constituie o poziție obligatorie a autorităților și nu înlocuiesc consultanța juridică sau fiscală individuală.