B2B e-commerce do UK powyżej 135 funtów — kto odpowiada za import i VAT

Ten przewodnik to wersja B2B artykułu pillar Limit 135 GBP w e-commerce do UK — kiedy płacisz VAT, a kiedy nie. Jeśli sprzedajesz konsumentom (B2C), zacznij od tamtego tekstu. Ten artykuł jest dla polskich firm, które sprzedają innym firmom w UK — hurtownikom, sklepom stacjonarnym, biurom, fabrykom — na podstawie zamówienia handlowego lub platformy B2B.

Odpowiedź krótko: kto jest IOR i kto płaci VAT w B2B powyżej £135?

W transakcji B2B, w której polski sprzedawca wysyła towar firmie zarejestrowanej w Wielkiej Brytanii, a wartość przesyłki przekracza £135:

• Importer of Record (IOR) — firma-kupujący w UK. To ona składa zgłoszenie importowe w CDS na swoje GB EORI (GOV.UK — VAT on goods sold from overseas).
• Kto płaci cło — kupujący w UK, chyba że Incoterms wskazują DDP (wtedy sprzedawca opłaca cło i VAT przez agenta w UK).
• Kto rozlicza VAT — kupujący w UK, najczęściej metodą PVA (self-assessment w deklaracji VAT, bez przelewu na rzecz HMRC przed odbiorem towaru).
• Faktura polskiego sprzedawcy — commercial invoice ze stawką 0% VAT (eksport poza UE), z obowiązkowym GB EORI kupującego i jego VAT GB.

Progu £135 tu w zasadzie nie stosujesz — został zaprojektowany dla sprzedaży konsumenckiej (B2C) niskiej wartości. W B2B decyduje status kupującego (firma), a nie kwota. Potwierdza to HMRC Notice 700/9 dotyczący miejsca dostawy.

Dlaczego B2B działa inaczej niż B2C — mechanizm reverse-charge

Brytyjski system VAT po Brexicie utrzymał zasadę, że przy imporcie B2B nie ma sensu „udawać" sprzedaży krajowej. Zamiast wymagać od polskiego sprzedawcy rejestracji VAT GB i pobierania podatku od brytyjskiej firmy, HMRC stosuje klasyczny reverse charge: VAT rozlicza kupujący, który i tak ma prawo do odliczenia go jako podatku naliczonego.

W praktyce oznacza to dwa kroki w księgowości kupującego:

1. Wykazanie VAT należnego od importu (standardowo 20%) — box 1 deklaracji VAT.
2. W tej samej deklaracji wykazanie tego samego VAT jako naliczonego — box 4.

Jeśli firma ma pełne prawo do odliczenia, efekt cash-flow jest neutralny — żadna gotówka nie opuszcza konta. To właśnie robi Postponed VAT Accounting (PVA), który HMRC wprowadził 1 stycznia 2021 jako domyślny tryb rozliczania import VAT dla firm zarejestrowanych do VAT w UK (GOV.UK — Postponed VAT Accounting).

Najczęstszy błąd polskich sprzedawców: „doliczam 23% polskiego VAT-u"

Zespół EC regularnie rozmawia z firmami, które wystawiły fakturę firmie z UK z polską stawką 23% VAT — a potem kupujący odmówił zapłaty lub zażądał korekty. Powód jest prosty: polski VAT nie istnieje w księgowości UK. Firma brytyjska nie odliczy go w swojej deklaracji VAT — polski VAT nie jest brytyjskim input tax. Jedyna droga odzyskania to wniosek do polskiego urzędu (procedura zwrotu 13th Directive dla non-EU podmiotów, długa i kosztowna).

Dla sprzedawcy PL to podwójny problem: kupujący reklamuje, a urząd skarbowy PL przy kontroli JPK pyta, dlaczego naliczono 23% VAT zamiast 0% (eksport) — potrzebny jest dowód wywozu IE-599 i zmiana dekretacji.

Porównanie: B2C vs B2B przy sprzedaży do UK powyżej £135

Co musi zawierać commercial invoice dla B2B kupującego z UK

Prawidłowa faktura handlowa to podstawa, by kupujący mógł się odprawić bez opóźnień, a polski sprzedawca uzasadnił stawkę 0% VAT w JPK. Minimum pól, których nie może zabraknąć:

• Dane sprzedawcy — pełna nazwa, adres, polski NIP, numer EORI PL.
• Dane kupującego — pełna nazwa firmy w UK, adres, numer VAT GB (format „GB123456789"), numer GB EORI (format „GB123456789000").
• Incoterms 2020 — najczęściej DAP (buyer clears) lub DDP (seller clears). Incoterms 2020 są preferowane przez HMRC.
• Opis towaru i HS code — 6–10 cyfr UK Global Tariff, po stronie UK klasyfikację potwierdza system UK Trade Tariff.
• Kraj pochodzenia — dla towarów „made in EU" pozwala zastosować preferencję 0% cła pod warunkiem statement on origin (umowa TCA).
• Wartość w GBP — lub w EUR z kursem przeliczeniowym. HMRC akceptuje oba, ale GBP to standard dla UK customs.
• Stawka VAT: 0% z adnotacją „Export outside EU — zero-rated" lub „Reverse charge, customer to account for VAT".
• Warunki płatności i termin — dla księgowości kupującego i due diligence HMRC.

Dokładne wymogi dla CDS po stronie UK opisuje HMRC CDS Declaration Completion Guide.

Procedura B2B krok po kroku (sprzedawca PL → kupujący UK)

Krok 1 — zweryfikuj status kupującego

Potwierdź, że kupujący to firma, nie konsument. Poproś o GB EORI i VAT GB. GB EORI możesz sprawdzić w bazie EORI HMRC. Jeśli kupujący nie ma GB EORI, musi się najpierw zarejestrować — samodzielnie lub przez agenta. Jako sprzedawca PL potrzebujesz po swojej stronie numeru EORI PL.

Krok 2 — ustal Incoterms

Dla B2B powyżej £135 najczęstsze warianty:

• DAP (Delivered At Place) — sprzedawca organizuje transport do miejsca kupującego, ale to kupujący odprawia import i płaci cło + VAT. Najczęściej używany układ B2B.
• DDP (Delivered Duty Paid) — sprzedawca pokrywa wszystko, w tym odprawę UK. Do DDP potrzebujesz agenta celnego w UK i zazwyczaj przedstawicielstwa pośredniego, bo polska firma sama nie może być IOR bez UK EORI.
• EXW/FCA — kupujący odbiera towar w PL lub u spedytora w UE. Minimum odpowiedzialności sprzedawcy.

Kiedy DDP się opłaca: gdy kupujący wymaga „jednej ceny all-in", konkurujesz o kontrakt, a różnica w cle jest mała. Gdy nie — powyżej 20–30 kg, duża wartość, złożona klasyfikacja: zostań przy DAP i pozwól kupującemu odprawić się na swoim EORI.

Krok 3 — wystaw commercial invoice 0% VAT

Format zgodny z sekcją „Co musi zawierać commercial invoice" powyżej. Polski VAT na takiej fakturze to błąd — eksport poza UE jest opodatkowany stawką 0% (art. 41 ust. 4 ustawy o VAT), pod warunkiem posiadania dowodu wywozu (IE-599).

Krok 4 — odprawa eksportowa w PL (IE-599)

Złóż zgłoszenie wywozowe w AES PL (samodzielnie lub przez agenta PL). Jako potwierdzenie dostajesz komunikat IE-599 — to elektroniczny dowód wywozu towaru poza UE. Bez IE-599 urząd skarbowy PL może zakwestionować stawkę 0% w JPK.

Krok 5 — transport i odprawa importowa w UK

Kupujący w UK (lub jego agent) składa zgłoszenie importowe w CDS. Agent UK potrzebuje: commercial invoice, packing list, CMR/AWB, deklaracji statement on origin (jeśli stosujesz 0% cła z TCA) oraz ewentualnych certyfikatów (CE, UKCA, zdrowia roślin — zależy od towaru).

Krok 6 — rozliczenie VAT przez PVA u kupującego

Kupujący loguje się do swojego konta HMRC i pobiera miesięczny PVA Statement (MPIVS). Na jego podstawie wpisuje do deklaracji VAT: VAT należny (box 1), wartość netto importu (box 7), VAT naliczony (box 4). Efekt — zero przelewu do HMRC.

Krok 7 — archiwizacja dokumentów

Polski sprzedawca przechowuje IE-599, commercial invoice, CMR/AWB, potwierdzenie zamówienia i dowód płatności przez co najmniej 5 lat. To materiał dowodowy dla kontroli JPK oraz audytu HMRC, gdyby dotknął kupującego.

Kiedy DDP B2B się opłaca, a kiedy DAP wygrywa

Wybór Incoterms w B2B nie jest kosmetyką — zmienia, kto ponosi ryzyko celne i finansowe. Trzy praktyczne scenariusze z pracy zespołu EC:

1. Mały kontrakt, nowy klient UK, niska wartość (£2–5 tys.) — DDP wygrywa. Klient nie chce „kłopotów z odprawą", a różnica w kosztach jest marginalna. Opłać agenta UK i zapewnij „one-stop shop".
2. Regularne dostawy do dużego kupującego (£10 tys.+ miesięcznie) — DAP. Duży klient ma własnego agenta celnego i wie, co robi. Wymuszanie DDP tylko opóźnia płatności i zwiększa Twoje ryzyko.
3. Towary regulowane (żywność, kosmetyki, elektronika) — DAP, o ile klient ma doświadczenie. DDP wymaga znajomości wymagań certyfikacyjnych UK, których polski sprzedawca zwykle nie pilnuje tak dobrze jak lokalny odbiorca.

Szczegóły prawne przedstawicielstwa w UK (kluczowe dla DDP) omawiamy w osobnym przewodniku: Przedstawicielstwo bezpośrednie i pośrednie w UK.

Rola Importer of Record w transakcji B2B

Pojęcie Importer of Record (IOR) to kluczowy koncept, który spina wszystkie obowiązki fiskalne i celne. W B2B IOR to zawsze firma UK (kupujący) — bo to ona ma:

• GB EORI uprawniający do składania zgłoszeń w CDS,
• VAT GB umożliwiający reverse charge i PVA,
• zdolność prawną do odpowiedzi przed HMRC w razie kontroli.

Polski sprzedawca nie może być IOR w UK, chyba że zarejestruje się do VAT GB i EORI GB oraz korzysta z przedstawicielstwa pośredniego. W typowym B2B to zbędny ciężar — tańsze i prostsze jest DAP z kupującym jako IOR.

Jak traktowany jest próg £135 w B2B?

Krótka odpowiedź: praktycznie nie działa. Próg £135 z systemu B2C Low Value Consignments został wprowadzony głównie po to, by platformy takie jak Amazon i eBay pobierały VAT w checkout od konsumentów. W B2B, gdzie kupujący ma VAT GB i EORI GB, mechanizm marketplace nie ma zastosowania — nawet gdy transakcja idzie przez platformę B2B. Niezależnie czy wartość to £50 czy £5 000, schemat jest ten sam: buyer = IOR, PVA, 0% VAT na commercial invoice.

Jedyna praktyczna różnica pojawia się w uproszczonej procedurze zgłoszenia CDS dla przesyłek niskiej wartości (bulk import reduced data set, H7) — ale to techniczne uproszczenie dla agenta celnego, nie zmiana obowiązku podatkowego.

Co wynika z aktualnych zasad urzędowych

Przed każdą dostawą warto zweryfikować aktualne wymogi w CDS Declaration Completion Guide oraz Notice 700/9, bo HMRC okresowo zmienia additional procedure codes, pola deklaracji i wymagane dokumenty towarzyszące. Dla tego tematu podstawą są GOV.UK — VAT on goods sold from overseas, HMRC Notice 700/9 oraz Postponed VAT Accounting guidance.

Źródła urzędowe

• GOV.UK — VAT on goods sold from overseas — HMRC, zweryfikowano 2026-04-19
• GOV.UK — Postponed VAT Accounting (PVA) — HMRC, zweryfikowano 2026-04-19
• HMRC Notice 700/9 — Place of supply of goods — HMRC, zweryfikowano 2026-04-19
• UK Trade Tariff (HS codes) — HMRC, zweryfikowano 2026-04-19

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy do sprzedaży B2B do UK muszę rejestrować się do VAT GB?

Nie, jeśli jedyną aktywnością jest eksport do firm UK, które same odpowiadają za import VAT (IOR). Rejestracja VAT GB jest potrzebna tylko przy DDP z utrzymywaniem magazynu w UK lub sprzedaży B2C przez własny sklep powyżej £0 (po zniesieniu progu £70 000 dla non-UK established sellers).

Co jeśli kupujący UK nie ma VAT GB ani EORI GB?

Wtedy nie jest prawdziwym B2B kupującym w rozumieniu HMRC. Możesz: (1) poprosić go o rejestrację — EORI GB jest bezpłatny i zajmuje 3–5 dni roboczych; (2) potraktować transakcję jak B2C (konsumencką) — z opłatą VAT przez kuriera; (3) odmówić dostawy. Nie wystawiaj faktury reverse charge bez VAT GB kupującego — to błąd formalny.

Czy przy B2B DDP muszę płacić VAT importowy gotówką w UK?

Nie — jako sprzedawca z EORI GB i rejestracją VAT GB możesz stosować PVA. Rozliczasz VAT w swojej deklaracji brytyjskiej, bez gotówki. Agent celny w UK musi mieć instrukcję „use PVA" w zgłoszeniu CDS.

Jak długo przechowywać IE-599 jako dowód eksportu?

Polskie prawo wymaga 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy. HMRC po swojej stronie wymaga 6 lat dla dokumentów kupującego. W praktyce archiwizuj 6+ lat, najlepiej w chmurze z backupem.

Czy mogę zastosować preferencję 0% cła dla towarów „made in EU"?

Tak — UK-EU Trade and Cooperation Agreement (TCA) przewiduje 0% cła pod warunkiem spełnienia reguł pochodzenia i zamieszczenia „statement on origin" na fakturze. Powyżej €6 000 wartości towaru niezbędny jest numer REX eksportera.

Co zrobić, gdy przez pomyłkę doliczyłem 23% polskiego VAT-u na fakturze B2B UK?

Wystaw fakturę korygującą na 0% VAT (eksport), odeślij kupującemu i zgłoś korektę w JPK. Jeśli masz IE-599, masz podstawę do stawki 0%. Nie twórz „dwóch wersji" faktury — HMRC i urząd skarbowy PL czytają ten sam dokument jako dowód transakcji.

Czy platforma B2B (np. Alibaba, Faire) pobiera VAT w transakcji B2B UK?

Nie w mechanizmie „deemed supplier" — ten obowiązuje tylko dla B2C < £135. Platforma B2B jest neutralna fiskalnie: faktura i obowiązki podatkowe są bezpośrednio między sprzedawcą PL a kupującym UK. Sprawdź regulamin platformy, bo niektóre platformy (Amazon Business) mają własne wariacje przy mieszanych transakcjach.

Jak easyclearance.pl wspiera polskich sprzedawców B2B do UK

Zespół EC obsługuje kilkadziesiąt firm eksportujących B2B do UK miesięcznie — od small-batch hurtu kosmetycznego po kontenerowe dostawy komponentów. Typowe wsparcie operacyjne:

• Audyt commercial invoice — sprawdzenie przed wysyłką, czy faktura ma właściwe pola (EORI GB, VAT GB, Incoterms, 0% VAT, HS codes), by nie wstrzymała towaru na granicy.
• Odprawa eksportowa PL — zgłoszenie AES, IE-599 jako dowód dla urzędu skarbowego PL, kontrola zgodności z kontraktem.
• Odprawa importowa UK dla DDP — jako agencja celna UK z siedzibą w Richmond możemy wystąpić jako przedstawiciel bezpośredni lub pośredni, zgłaszając import w CDS na GB EORI klienta.
• Konsultacje Incoterms — czy DDP ma sens dla Twojego kontraktu, czy lepiej zostać przy DAP.
• Koordynacja z transportem — współpraca ze spedytorami, kontrola CMR i AWB.

Rozróżnienie: easyclearance.pl to agencja celna z siedzibą w UK. Bezpośrednio obsługujemy odprawy w Wielkiej Brytanii. Odprawy eksportowe w Polsce realizujemy we współpracy z naszą siecią licencjonowanych partnerów lokalnych.

Podsumowanie

Sprzedaż B2B do UK powyżej £135 jest prostsza niż myśli wielu polskich sprzedawców — pod warunkiem, że przyjmą właściwy schemat:

1. Kupujący UK jest Importer of Record — na swoim GB EORI i VAT GB.
2. Kupujący rozlicza import VAT przez PVA (reverse charge) — bez gotówki.
3. Polski sprzedawca wystawia commercial invoice z 0% VAT i obowiązkowymi numerami kupującego.
4. IE-599 z systemu AES PL to twarda podstawa stawki 0% w JPK.
5. Próg £135 nie działa w B2B — decyduje status kupującego, nie kwota.

Największy błąd to „doliczanie polskiego VAT-u 23%" na fakturze dla UK. Jeśli Twój klient zwrócił Ci fakturę z adnotacją „wrong VAT", zespół EC pomoże wystawić korektę i zapewnić IE-599 jako dowód eksportu.