Importer of Record UK — kto może nim być i dlaczego to kluczowe przy imporcie

Co to jest Importer of Record (IOR)?

W prawie celnym UK, Importer of Record (IOR) to podmiot, którego numer EORI GB figuruje w zgłoszeniu importowym (import declaration) jako declarant lub importer. To ten podmiot:

• Składa (lub zleca złożenie) zgłoszenie celne w systemie CDS (Customs Declaration Service)
• Odpowiada za prawidłowość zgłoszenia celnego wobec HMRC
• Rozlicza należne cło importowe
• Rozlicza VAT importowy (lub korzysta z odroczonego VAT — Postponed VAT Accounting, PVA)
• Przechowuje dokumentację celną przez wymagane 4 lata
• Jest podmiotem ewentualnych kontroli i nakazów dopłaty (C18 demand)

Kiedy polska firma potrzebuje IOR?

Po Brexicie Wielka Brytania jest krajem trzecim. Każdy towar importowany do UK wymaga zgłoszenia celnego z numerem EORI GB importera. Firmy bez EORI GB nie mogą samodzielnie importować.

Scenariusz 1: Polska firma dostarcza towar do klienta końcowego w UK (DDP)

Jeśli polska firma chce sprzedać towar na warunkach DDP (Delivered Duty Paid) — czyli dostarczyć z odprawą i zapłaconym cłem — musi albo:

• Zarejestrować spółkę lub uzyskać EORI GB samodzielnie, lub
• Skorzystać z usług IOR, który wykona odprawę na swój numer EORI GB

Scenariusz 2: Zagraniczny eksporter bez brytyjskiego nabywcy

Niektóre polskie firmy sprzedają do UK przez marketplace (Amazon UK, eBay UK) lub bezpośrednio do konsumentów. Jeśli nie mają klienta biznesowego z EORI GB, który mógłby być importerem — potrzebują IOR.

Scenariusz 3: Towar sprzedawany na warunkach DAP — ale klient nie ma EORI

Przy warunkach DAP (Delivered at Place) odpowiedzialność za odprawę spada na kupującego. Jeśli kupujący (klient w UK) jest osobą fizyczną lub małą firmą bez EORI GB — nie może samodzielnie odprawić towaru. Potrzebuje wsparcia IOR lub agenta celnego.

Kto może być IOR w UK?

IOR musi być podmiotem:

• Zarejestrowanym w HMRC z ważnym numerem EORI GB (GB + 12 cyfr)
• Mającym zdolność do rozliczenia VAT importowego (VAT registered lub korzystający z PVA)
• Posiadającym odpowiednie ubezpieczenie odpowiedzialności celnej

IOR może być:

• Importerem faktycznym (kupujący z UK z EORI GB)
• Agencją celną działającą jako IOR (np. Easy Clearance)
• Operatorem logistycznym z EORI GB
• Spółką córką lub reprezentantem w UK

Fiscal Representative UK — czy jest wymagany?

W UE wiele krajów wymaga mianowania Fiscal Representative dla podmiotów spoza UE rejestrujących się do VAT. W UK fiscal representative nie jest obowiązkowy dla firm spoza UK — każda firma może zarejestrować się do VAT w UK samodzielnie (przez formularz VAT1 lub online). Jednak wiele firm zagranicznych wybiera fiskalnego przedstawiciela ze względu na wygodę i wsparcie w rozliczeniach VAT.

Easy Clearance jako IOR dla polskich firm

Easy Clearance (easyclearance.pl / agencjacelna.uk) posiada numer EORI GB i może działać jako Importer of Record dla polskich eksporterów. W praktyce oznacza to:

• Easy Clearance składa zgłoszenie importowe na swój EORI GB
• Cło i VAT są rozliczane przez Easy Clearance
• Koszty cła i VAT są refakturowane na polską firmę
• Towar jest zwolniony z odprawy i może być dostarczony do odbiorcy w UK

Koszt odprawy celnej: od 45 £ do 150 £ za zgłoszenie importowe. Dokładna wycena zależy od rodzaju towaru, wartości i złożoności zgłoszenia.

Podane widełki są orientacyjne — dokładna wycena po przesłaniu dokumentów.

Ryzyko i odpowiedzialność IOR

IOR ponosi pełną odpowiedzialność wobec HMRC za:

• Prawidłowość klasyfikacji taryfowej (HS code)
• Prawidłowość zadeklarowanej wartości celnej
• Prawidłowość deklaracji pochodzenia towaru
• Zapłatę ewentualnych zaległości celnych (C18 demand)
• Przechowywanie dokumentacji przez 4 lata

Dlatego profesjonalne agencje celne działające jako IOR wymagają od eksporterów kompletu dokumentów i potwierdzenia prawidłowości informacji o towarze.

Jak zarejestrować własne EORI GB?

Jeśli polska firma chce samodzielnie importować do UK i uniknąć kosztów IOR, może zarejestrować własne EORI GB. Wymaga to:

1. Posiadania adresu rejestrowego w UK (lub bez — dla firm z siedzibą poza UK od 2021)
2. Wypełnienia formularza online na GOV.UK (rejestracja EORI GB)
3. Rejestracji do VAT w UK (jeśli przekroczysz próg £90,000 sprzedaży rocznie lub sprzedajesz do konsumentów)

Rejestracja EORI GB jest bezpłatna i zajmuje zazwyczaj 5-7 dni roboczych.

Źródła urzędowe

• GOV.UK: Rejestracja EORI — GOV.UK / HMRC, 2026
• GOV.UK: Import towarów do UK — GOV.UK / HMRC, 2026
• GOV.UK: Rejestracja VAT w UK — GOV.UK / HMRC, 2026

Najczęstsze pytania (FAQ)

Co to jest Importer of Record (IOR) w UK?

Importer of Record (IOR) to podmiot posiadający numer EORI GB, który formalnie dokonuje importu towaru na terytorium UK — składa zgłoszenie celne, rozlicza cło importowe i VAT wobec HMRC. To IOR ponosi odpowiedzialność prawną za prawidłowość zgłoszenia i zapłatę należności celnych.

Kiedy polska firma potrzebuje IOR do importu do UK?

Polska firma potrzebuje IOR, gdy: (1) nie posiada własnego numeru EORI GB, (2) chce sprzedawać na warunkach DDP (z opłaconym cłem), (3) jej klient w UK nie ma EORI GB i nie może samodzielnie odprawić towaru. Bez EORI GB importer nie może złożyć zgłoszenia celnego w UK.

Jak Easy Clearance może pomóc jako IOR?

Easy Clearance posiada numer EORI GB i może działać jako Importer of Record dla polskich eksporterów. Agencja składa zgłoszenie importowe na swój numer EORI, rozlicza cło i VAT, a następnie refakturuje te koszty na polską firmę. Towar może być dostarczony do klienta końcowego w UK bez konieczności rejestracji spółki w Anglii.

Jakie są koszty usługi IOR?

Koszt odprawy celnej (część IOR) wynosi od 45 £ do 150 £ za zgłoszenie importowe. Do tego dochodzą kwoty cła i VAT, które są refakturowane na eksportera lub płacone przez kupującego — w zależności od uzgodnionych warunków handlowych (Incoterms). Dokładna wycena po przesłaniu dokumentów.

Jakie ryzyko ponosi IOR?

IOR ponosi pełną odpowiedzialność wobec HMRC za prawidłowość zgłoszenia celnego — w tym za właściwy kod HS, wartość celną i deklarację pochodzenia. W przypadku nieprawidłowości HMRC może wystawić nakaz dopłaty cła (C18 demand) lub nałożyć karę. Dlatego IOR wymaga od eksportera kompletnej i prawidłowej dokumentacji.