ICS2-aangifte versus de Britse ENS: wie doet wat bij zendingen naar Groot-Brittannië?

Wat is ICS2 en wie moet de aangifte doen?

Voor binnenkomst in de EU gelden eigen ICS2-eisen. Wie in de EU een ICS2-aangifte moet doen en binnen welke termijn, volgt uit de EU-regels; raadpleeg daarvoor het ICS2-overzicht van de Europese Commissie (in het Engels). Ook goederen die Noord-Ierland binnenkomen, vallen onder aparte ICS2-eisen.

Gaat de zending naar Groot-Brittannië, dan is ICS2 niet het juiste loket. De ENS voor Groot-Brittannië gaat via S&S GB. Daarvoor is de verantwoordelijke vervoerder (carrier) aanspreekbaar: die moet ervoor zorgen dat de ENS op tijd is ingediend. Een douane-expediteur, vrachtexpediteur of andere derde mag de ENS indienen met medeweten en toestemming van de vervoerder. De vervoerder blijft verantwoordelijk voor tijdige indiening; voor de juistheid van de gegevens is in de regel degene verantwoordelijk die de aangifte indient.

Een algemene uitleg over de Britse summiere aangifte vindt u in ons artikel ENS-aangifte voor Engeland: de summiere aangifte bij binnenbrengen. Dit artikel richt zich op het onderscheid met ICS2 en op de praktische taakverdeling.

Is ICS2 hetzelfde als de Britse ENS (ICS2 vs GB ENS)?

Nee. Beide systemen gaan over een summiere aangifte bij binnenbrengen, maar ze horen bij verschillende gebieden en hebben eigen regels. De belangrijkste verschillen die HMRC noemt:

Onderwerp	ICS2 (EU en Noord-Ierland)	ENS voor Groot-Brittannië (S&S GB)
Gebied	Goederen die de EU of Noord-Ierland binnenkomen	Goederen die Groot-Brittannië binnenkomen
Systeem	ICS2	S&S GB van HMRC, zonder eigen gebruikersinterface
EORI-nummer	Noord-Ierland ICS2 accepteert een EORI met XI-prefix of een EORI van een EU-lidstaat	Een bedrijf dat niet in Groot-Brittannië is gevestigd, heeft volgens HMRC een EORI met GB-prefix nodig
ENS-referentie in de GMR (GVMS)	Bij binnenkomst in Noord-Ierland horen ENS-referenties te worden opgenomen	Bij binnenkomst in Groot-Brittannië is het opnemen van de ENS-referentie optioneel

Een bestaand EU-EORI-nummer dekt dus niet automatisch de indiening in S&S GB, en een ICS2-registratie maakt een Britse ENS niet overbodig. Beoordeel de EU-kant en de Britse kant elk afzonderlijk.

ICS2 vervoerder of Britse ENS: wie is verantwoordelijk?

Stel eerst vast wie bij de feitelijke vervoerswijze de verantwoordelijke vervoerder is. Pas daarna maakt u afspraken over wie indient. Volgens het overzicht van HMRC per vervoerswijze (in het Engels) geldt:

• Begeleid RoRo-vervoer (vrachtwagen met chauffeur op de veerboot) en wegvervoer via Eurotunnel: de wegvervoerder (haulier) is verantwoordelijk.
• Onbegeleid RoRo-vervoer (alleen de trailer gaat mee): de exploitant van de veerdienst is verantwoordelijk.
• Spoorvervoer: de spoorgoederenvervoerder is verantwoordelijk.

Een vervoerder uit Nederland of België moet dus per rit kijken naar de werkelijke vervoersregeling, in plaats van aan te nemen dat elke beweging met zijn trailer dezelfde verantwoordelijke vervoerder heeft.

Indienen door een derde: een derde mag indienen met medeweten en toestemming van de vervoerder. De vervoerder blijft verantwoordelijk voor tijdige indiening; de juistheid van de gegevens ligt in de regel bij de indiener.

Dubbele aangiften voorkomen: spreek af wie indient. Dient een derde de ENS voor u in, dien dan niet zelf ook een ENS in voor dezelfde zending. HMRC kan beide aangiften gebruiken voor de risicoanalyse of in plaats daarvan de aangifte van de vervoerder aanvaarden.

Afspraken over de indiening

Laat de verantwoordelijke vervoerder en de beoogde indiener afspreken wat er wordt ingediend, hoe de toestemming van de vervoerder is geregeld, welke termijn geldt en hoe wijzigingen worden verwerkt. Controleer welke machtiging voor die regeling nodig is; ga er niet van uit dat een machtiging voor een douaneaangifte ook de ENS-indiening dekt.

Voorbereiding in vier stappen: (1) bepaal de verantwoordelijke vervoerder, (2) spreek af wie indient en wie de zendingsgegevens aanlevert, (3) controleer de geldende termijn en bewaar het MRN van de aanvaarde ENS, en (4) controleer de GVMS-eisen van de route. Het toevoegen van de ENS-referentie aan een GMR voor binnenkomst in Groot-Brittannië is optioneel.

Moet een vervoerder bij Rotterdam ICS2 doen voor een zending naar het VK?

Voor goederen die vanuit Rotterdam of een andere EU-haven naar Groot-Brittannië gaan, is de Britse ENS via S&S GB het onderwerp, niet ICS2. Wie die ENS moet laten indienen, hangt af van de vervoerswijze: gaat alleen de trailer mee op de veerboot (onbegeleid RoRo), dan is de exploitant van de veerdienst verantwoordelijk; rijdt de chauffeur mee (begeleid RoRo), dan de wegvervoerder. Voor zeevervoer heeft HMRC een aparte categorie voor korte zeeroutes (short-sea); controleer in de tabel van HMRC of uw route daaronder valt.

Komen goederen op de terugweg vanuit het VK de EU binnen, dan gelden de EU-regels van ICS2. Dat is een aparte beoordeling volgens de EU-regels; zie het ICS2-overzicht van de Europese Commissie. Ga er niet van uit dat hetzelfde bedrijf voor beide richtingen moet indienen.

Termijnen en gegevens voor de ENS in S&S GB

Een ENS kan tot 200 dagen vóór aankomst worden ingediend. Houd u aan de minimumtermijn voor de feitelijke vervoerswijze. S&S GB heeft geen gebruikersinterface: u werkt met compatibele software, een Community System Provider of een afgesproken derde die indient. Zie de indieningsrichtlijnen van HMRC (in het Engels).

Minimumtermijnen van HMRC per vervoerswijze

• RoRo-veerboot, begeleid of onbegeleid: 2 uur vóór aankomst.
• Wegvervoer via Eurotunnel: 1 uur vóór aankomst bij de terminal in Coquelles (Frankrijk).
• Zeevervoer op korte afstand (short-sea): 2 uur vóór aankomst, voor goederen in en buiten containers, als de short-sea-categorie van HMRC van toepassing is.
• Overig zeevervoer: containerlading 24 uur vóór het laden in de haven van vertrek; bulk- of stukgoed 4 uur vóór aankomst.
• Luchtvracht: vluchten korter dan 4 uur bij het daadwerkelijke opstijgen; vluchten van 4 uur of langer 4 uur vóór aankomst.
• Spoorvervoer: de termijn hangt af van de reisduur; controleer vóór de rit de volledige tabel van HMRC (in het Engels).

Planning bij wegvervoer: verzamel de ladinggegevens op tijd om de termijn voor de feitelijke overtocht te halen. Het helpt als alles vóór vertrek klaarligt, maar het vertrek uit Nederland of België is geen algemene wettelijke indieningstermijn. Neemt u de ENS-referentie op in een GMR in een GVMS-haven, dien dan in vóór het vroegste van twee momenten: de minimumtermijn voor de ENS of het sluiten van de check-in.

Gegevens voorbereiden: checklist voor verladers en vervoerders

Gebruik de actuele gegevenselementen van HMRC om te bepalen welke velden verplicht zijn en welke voorwaardelijke velden voor uw zending gelden. Onderstaande lijst is een voorbereidingschecklist, geen verklaring dat elk punt voor elke vervoerswijze verplicht is. Zie de richtlijnen over de beperkte gegevensset en de veldbeschrijvingen van S&S GB (beide in het Engels).

1. Indiener en vervoerder: controleer de S&S GB-registratie, het EORI-nummer en de vervoerdersvelden die bij de regeling en de vervoerswijze horen.
2. Goederen: een precieze omschrijving in gewone taal, brutogewicht, verpakking en gegevens over de colli. Het veld voor de goederencode is in S&S GB optioneel en vervangt de goederenomschrijving niet.
3. Partijen: vermeld afzender (consignor) en geadresseerde (consignee) correct; vervang die niet automatisch door de gegevens van exporteur en importeur.
4. Vervoer: referenties van vervoersdocumenten en de identificatie die bij de vervoerswijze hoort. Of gegevens van vervoerder, trekker en trailer nodig zijn, hangt af van de omstandigheden en de vervoerswijze.
5. Route: de feitelijke laad-, los- en routegegevens, met de juiste S&S GB-locatiecode voor de werkelijke plaats van eerste binnenkomst.
6. Aankomst: de verwachte datum en tijd van aankomst op de betreffende binnenkomstlocatie.
7. Voorwaardelijke en optionele gegevens: controleer de actuele veldbeschrijvingen voor de feitelijke zending; ga niet uit van een vast land van verzending en vul niet per se elk optioneel veld in.

Het ENS-MRN en het gebruik in GVMS

Na aanvaarding van de ENS geeft HMRC een Movement Reference Number (MRN) af dat de veiligheids- en beveiligingsaangifte identificeert. Dat staat los van de referentie van een douaneaangifte en is geen toestemming om de goederen vrij te geven. In GVMS-havens is het toevoegen van ENS-referenties aan een GMR bij binnenkomst in Groot-Brittannië optioneel; bij binnenkomst in Noord-Ierland horen ENS-referenties te worden opgenomen. Zie de richtlijnen van HMRC over ENS en GVMS (in het Engels) en ons artikel Wat is een GMR-nummer?

Voegt u de ENS-referentie toe aan een GMR, houd dan het vroegste moment aan van de ENS-termijn en het sluiten van de check-in. Volg voor andere GMR-referenties de instructies die bij de route en de procedure horen. Een ENS vervangt geen douane- of transitreferenties, en aanvaarding is geen garantie dat de goederen worden vrijgegeven.

ICS2 verplicht of S&S GB? Registratie en EORI controleren

Controleer de S&S GB-registratie en de EORI-eisen voor het bedrijf dat de aangifte indient. HMRC geeft aan dat een bedrijf dat niet in Groot-Brittannië is gevestigd, een EORI-nummer met GB-prefix nodig heeft. De verantwoordelijke vervoerder en de indiener kunnen verschillende partijen zijn; controleer de eisen dus per rol. Voor Noord-Ierland accepteert ICS2 een EORI met XI-prefix of een EORI dat door een EU-lidstaat is afgegeven.

Controleer de registratie-eisen vóór de rit en houd rekening met de tijd die een eventuele registratie kost. Ga niet ervan uit dat uw Nederlandse of Belgische EORI-nummer ook de indiening in S&S GB dekt. Meer informatie: GOV.UK – EORI en de indieningseisen voor S&S GB (beide in het Engels).

Precieze goederenomschrijving

In S&S GB is het veld voor de goederencode optioneel, maar een precieze omschrijving in gewone taal is verplicht. Vult u toch een code in, dan moet die bij de goederen passen. De indeling voor een douaneaangifte is een aparte verplichting; een tariefpost vervangt de goederenomschrijving in de ENS niet. Houd omschrijvingen en zendingsgegevens in lijn met de werkelijke zending.

Wat gebeurt er als de ENS ontbreekt of niet klopt?

De oorspronkelijke ENS moet binnen de termijn van HMRC voor de feitelijke vervoerswijze worden ingediend. De vervoerder blijft verantwoordelijk voor tijdige indiening, ook als een andere partij met zijn medeweten en toestemming indient. Ontbrekende of onjuiste gegevens kunnen leiden tot vertraging of een controle; aanvaarding garandeert geen vrijgave.

Wijzigen gegevens of blijken ze onjuist, wijzig de aangifte dan vóór aankomst binnen de wijzigingsregels van HMRC. Sommige velden kunnen niet worden gewijzigd. Plan daarom ruim: een ENS kan tot 200 dagen vóór aankomst worden ingediend. Zie de richtlijnen van HMRC over indienen en wijzigen (in het Engels).

Samenvatting: vóór de zending Groot-Brittannië binnenkomt

1. Bepaal of voor de feitelijke goederen en route naar Groot-Brittannië een ENS nodig is; voor Groot-Brittannië is dat S&S GB, niet ICS2.
2. Stel de verantwoordelijke vervoerder vast en spreek af wie indient; voorkom dubbele aangiften.
3. Bereid de verplichte en relevante voorwaardelijke gegevens voor en haal de termijn van de vervoerswijze.
4. Controleer registratie en EORI en het eventuele gebruik van de ENS-referentie in GVMS.
5. Beoordeel binnenkomst in de EU of in Noord-Ierland (ICS2) afzonderlijk.

Veelgestelde vragen over ICS2 en de Britse ENS

Wat is ICS2 en wie moet de aangifte doen?

Voor binnenkomst in de EU en in Noord-Ierland gelden eigen ICS2-eisen; wie daar indient, volgt uit de EU-regels (zie het ICS2-overzicht van de Europese Commissie). Voor binnenkomst in Groot-Brittannië geldt S&S GB: daar moet de verantwoordelijke vervoerder zorgen voor tijdige indiening, eventueel door een derde met zijn medeweten en toestemming.

Is ICS2 hetzelfde als de Britse ENS?

Nee. Voor de EU en Noord-Ierland gelden eigen ICS2-eisen, de Britse ENS gaat via S&S GB van HMRC. De EORI-eisen verschillen: voor S&S GB heeft een niet in Groot-Brittannië gevestigd bedrijf een EORI met GB-prefix nodig, terwijl Noord-Ierland ICS2 een XI-EORI of een EORI van een EU-lidstaat accepteert.

Moet een vervoerder bij Rotterdam ICS2 doen voor een zending naar het VK?

Voor goederen die Groot-Brittannië binnenkomen niet: dan gaat de ENS via S&S GB. Bij onbegeleid RoRo-vervoer is de exploitant van de veerdienst verantwoordelijk, bij begeleid RoRo-vervoer de wegvervoerder. Voor zeevervoer controleert u of uw route onder de short-sea-categorie van HMRC valt. Voor de terugweg naar de EU gelden de ICS2-regels van de EU.

Wat gebeurt er als de ENS ontbreekt?

Ontbrekende of onjuiste gegevens kunnen leiden tot vertraging of een controle. De vervoerder moet zorgen dat de ENS binnen de termijn is ingediend. Wijzigingen doet u vóór aankomst binnen de wijzigingsregels van HMRC; sommige velden kunnen niet worden gewijzigd. Aanvaarding garandeert geen vrijgave.

Welke termijnen gelden voor RoRo en Eurotunnel?

Bij begeleid of onbegeleid RoRo-vervoer dient u ten minste 2 uur vóór aankomst in. Bij wegvervoer via Eurotunnel ten minste 1 uur vóór aankomst in Coquelles (Frankrijk). Staat de ENS-referentie in een GMR, houd dan het vroegste moment aan van de ENS-termijn en het sluiten van de check-in. Een ENS kan tot 200 dagen vooraf worden ingediend.

Wat is het ENS-MRN en hoe gebruik ik het in GVMS?

Na aanvaarding krijgt de ENS een MRN dat de veiligheids- en beveiligingsaangifte identificeert. Het staat los van de referentie van een douaneaangifte en is geen toestemming tot vrijgave. In GVMS-havens is de ENS-referentie optioneel bij binnenkomst in Groot-Brittannië en hoort ze te worden opgenomen bij binnenkomst in Noord-Ierland.

Officiële bronnen

• GOV.UK: Making an entry summary declaration – een ENS indienen (in het Engels)
• GOV.UK: Safety and security import requirements – invoereisen en verantwoordelijke vervoerder (in het Engels)
• GOV.UK: invoer uit de EU en de beperkte gegevensset (in het Engels)
• HMRC: veldbeschrijvingen S&S GB (in het Engels)
• GOV.UK: EORI-nummer (in het Engels)
• Europese Commissie: Import Control System 2 (ICS2) – de aparte EU-context (in het Engels)

Verder lezen (in het Engels): ENS Declaration UK – rules and procedure (EN) · GVMS for carriers – registration (EN)

Een ENS voor Groot-Brittannië voorbereiden?

Bereidt u een zending naar Groot-Brittannië voor en wilt u de ENS bespreken? Beschrijf de goederen, de route, de vervoerswijze en wie de verantwoordelijke vervoerder is via de contactpagina (EN) of bel +44 7404 091503. Vraag vooraf na of de gewenste ondersteuning beschikbaar is, wat die omvat en of er kosten aan verbonden zijn.

Toelichting: deze informatie is een praktische uitleg op basis van de hierboven genoemde officiële richtlijnen van GOV.UK en HMRC. Het is geen bindende uitspraak van de autoriteiten en geen juridisch of fiscaal advies. Controleer de eisen voor uw specifieke goederen, route en vervoerswijze voordat u handelt.