IOSS i OSS — rozliczenie VAT w e-commerce UK↔UE

Czym jest IOSS i kogo dotyczy

IOSS (Import One Stop Shop) to uproszczony system deklaracji i zapłaty podatku VAT od sprzedaży na odległość (e-commerce) towarów importowanych z krajów trzecich — czyli spoza Unii Europejskiej — do konsumentów w UE. Po Brexicie Wielka Brytania utraciła status członka, stając się „krajem trzecim" z punktu widzenia unijnego prawa podatkowego. To oznacza, że jeśli jesteś sprzedawcą zarejestrowanym w UK i wysyłasz towary do klientów w UE, Twoja sprzedaż podlega systemowi IOSS — o ile wartość przesyłek pozostaje poniżej progu 150 EUR.

Zasadnicza różnica między IOSS a poprzednimi systemami polega na tym, że VAT naliczasz klientowi w momencie sprzedaży, według stawki kraju UE przeznaczenia, i rozliczasz go w deklaracji IOSS — a dawne zwolnienie do 22 EUR już nie obowiązuje. Od 1 lipca 2021 każda przesyłka e-commerce, niezależnie od wartości, jest opodatkowana VAT. Dla przesyłek do 150 EUR IOSS obsługuje ten obowiązek: sam import jest zwolniony z VAT, więc na granicy UE VAT nie jest pobierany, ale przesyłka nadal jest zgłaszana do odprawy z numerem IOSS. Od 1 lipca 2026 przesyłki do 150 EUR nie są już zwolnione z cła UE: przejściowo (do 1 lipca 2028) dla przesyłek do 150 EUR w ramach IOSS i przesyłek pocztowych obowiązuje stała stawka 3 EUR za pozycję, czyli kategorię towaru (rozporządzenie Rady (UE) 2026/382, art. 2).

Próg 150 EUR / £135 — co się zmienia powyżej

Próg wartości wewnętrznej (intrinsic value) wynoszący 150 EUR to klucz do decyzji, czy przesyłka będzie obsłużona przez IOSS czy przez standardowe procedury importowe. Warto rozumieć, co się za tym kryje.

Przesyłki do 150 EUR — IOSS

Jeśli wartość towaru w przesyłce nie przekracza 150 EUR (próg UE; brytyjski próg 135 GBP dotyczy importu do UK), sprzedawca (lub jego pośrednik) zarejestrowany w IOSS pobiera VAT od klienta w momencie checkout i odprowadza go miesięcznym zwrotem VAT obejmującym sprzedaż we wszystkich krajach UE. Przy imporcie VAT nie jest pobierany — numer IOSS musi być ujęty w zgłoszeniu celnym. Od 1 lipca 2026 przesyłki do 150 EUR nie są już zwolnione z cła UE: przejściowo (do 1 lipca 2028) dla przesyłek do 150 EUR w ramach IOSS i przesyłek pocztowych obowiązuje stała stawka 3 EUR za pozycję, czyli kategorię towaru (rozporządzenie Rady (UE) 2026/382, art. 2).

Przesyłki powyżej 150 EUR — import standardowy

Towary o wartości wewnętrznej przekraczającej 150 EUR podlegają standardowym proceduram importowym. Urząd celny pobiera cło (jeśli zastosuje się) i VAT na granicy lub przy dostarczeniu. To wiąże się z opóźnieniami, dodatkowymi kosztami logistyki i koniecznością uiszczenia podatku przez odbiorcę zanim otrzyma paczkę.

Wyłączenie towarów akcyzowych — bez wyjątku

Towary akcyzowe — alkohol i tytoń — są całkowicie wyłączone z systemu IOSS niezależnie od wartości. Jeśli chcesz sprzedawać te kategorie do UE, nie mogą one wykorzystać uproszczonej ścieżki. Stosuje się do nich standardowe, bardziej restrykcyjne procedury.

IOSS dla sprzedawcy z Great Britain — wymagany pośrednik w UE

Zgodnie z wytycznymi GOV.UK, firma z siedzibą w Great Britain (GB) nie może zarejestrować się bezpośrednio w HMRC do IOSS. Bezpośrednia rejestracja przez HMRC (UK IOSS) jest zarezerwowana dla firm z siedzibą w Irlandii Północnej (oraz odrębnie w Norwegii). Sprzedawca z GB musi powierzyć rejestrację pośrednikowi (z kraju UE lub z Irlandii Północnej), który działa w jego imieniu.

Ścieżka dla sprzedawców z GB — rejestracja przez pośrednika w UE

Rejestracja VAT w UK nie jest warunkiem: pośrednikowi podajesz numer VAT UK, jeśli go masz, a jeśli nie — UTR (Unique Taxpayer Reference) lub numer National Insurance. Rejestrację IOSS powierzasz pośrednikowi — z siedzibą w państwie UE albo, zarejestrowanemu w HMRC, z Irlandii Północnej. Pośrednik przejmuje na siebie obowiązek deklaracji VAT, naliczenia podatku i wpłaty do europejskich organów oraz jest solidarnie odpowiedzialny wobec władz podatkowych — jeśli nie wpłaci VAT, urząd może ścigać także Ciebie jako sprzedawcę. Aktualne warunki potwierdź na GOV.UK lub u pośrednika przed rejestracją, ponieważ zasady dotyczące pośredników mają się zmienić (patrz niżej).

Od 1 kwietnia 2026 — rejestracja pośrednika także przez HMRC

Według wytycznych GOV.UK (aktualizacja z 1 kwietnia 2026) pośrednik IOSS może zarejestrować się w HMRC, jeśli jest zarejestrowany do VAT w UK i ma adres działalności w Irlandii Północnej. Dotyczy to rejestracji pośrednika, a nie bezpośredniej samorejestracji sprzedawcy z GB — sprzedawca z GB nadal działa przez pośrednika z kraju UE lub z Irlandii Północnej, a nie samodzielnie wnioskuje o numer IOSS.

IOSS vs OSS — czym się różnią i do czego każdy się stosuje

Skróty mogą być mylące. IOSS i OSS brzmią podobnie, ale to różne systemy — choć jeden jest częścią drugiego.

OSS — szersza platforma z trzema schematami

OSS (One Stop Shop) to nazwa ogólna dla systemu Unii, który obejmuje trzy oddzielne schematy:

• Union scheme — dla sprzedaży B2C towarów wysyłanych z jednego państwa UE do konsumentów w innym (wewnątrzunijna sprzedaż towarów na odległość). Próg wynosi 10 000 EUR rocznie.
• Non-Union scheme — dla usług świadczonych przez firmy spoza UE dla konsumentów w UE.
• Import scheme (IOSS) — dla importu towarów z krajów trzecich przez e-commerce.

IOSS — schema ONLY dla importu z krajów trzecich

IOSS to dokładnie trzeci element powyżej. Dotyczy sprzedaży towarów importowanych z krajów trzecich (UK, USA, Chiny itd.) do konsumentów w UE. To uproszczony proces — jeden numer, jeden zwrot VAT, zamiast osobnej rejestracji w każdym kraju.

Kluczowe ostrzeżenie dla sprzedawców z UK

Po Brexicie wiele brytyjskich firm błędnie zakłada, że może rozliczać przez Union OSS sprzedaż paczek wysyłanych z GB do UE. To błąd. Union OSS dotyczy sprzedaży towarów wysyłanych z terytorium państwa UE — podmiot spoza UE może z niego skorzystać wyłącznie dla towarów wysyłanych z państwa UE (np. z magazynu w UE), a nie dla paczek z GB. Dla przesyłek ≤150 EUR wysyłanych z GB do konsumentów w UE uproszczeniem jest IOSS (Import scheme); alternatywą jest standardowy import. Union OSS istnieje też dla sprzedaży z Irlandii Północnej do pozostałych krajów UE, w specjalnych warunkach brexitowych — ale to osobny temat.

Co się dzieje bez IOSS — opóźnienia i niespodziewane koszty dla klienta

Jeśli nie zarejestrujecie się w IOSS, każda przesyłka z UK do UE będzie traktowana jako zwykły import. VAT pobiera urząd celny lub kurier od odbiorcy w momencie dostarczenia. W praktyce to oznacza:

• Dostawca czeka na przesyłkę — urząd celny mogą ją zatrzymać do czasu sprawdzenia i naliczenia VAT.
• Klient płaci dodatkowo — musi wpłacić VAT + opłata kuriera za obsługę podatku (zwykle 10–20 GBP).
• Niespodzianka dla klienta — nie wiedział o dodatkowych kosztach przy zamówieniu, a teraz musi je zapłacić albo odmówić odbioru.
• Więcej odmów odbioru — część klientów nie chce lub nie może wpłacić dodatkowego podatku, więc paczka wraca.

IOSS ogranicza te problemy: klient płaci VAT UE w cenie przy zakupie, a na granicy VAT nie jest pobierany. Przesyłka nadal przechodzi zgłoszenie celne z numerem IOSS, a od 1 lipca 2026 podlega cłu (przejściowo 3 EUR za pozycję).

Rejestracja VAT w UK — czy jest warunkiem IOSS?

Nie. Według wytycznych GOV.UK firma z UK przekazuje pośrednikowi swój numer VAT UK, jeśli jest zarejestrowana, a jeśli nie — UTR (Unique Taxpayer Reference) lub numer National Insurance. Rejestracja VAT w UK może być potrzebna z innych powodów (np. sprzedaży w UK), ale nie jest warunkiem korzystania z IOSS.

Co z tego wynika — podsumowanie

IOSS to uproszczony system dla e-commerce, które pozwala sprzedawcom z UK naliczać unijny VAT w momencie sprzedaży od przesyłek do 150 EUR wysyłanych do konsumentów w UE. Sprzedawca z GB rejestruje się przez pośrednika (z kraju UE lub z Irlandii Północnej); bezpośrednia rejestracja w HMRC jest tylko dla firm z Irlandii Północnej lub Norwegii. OSS jest szerzą platformą zawierającą IOSS jako schema dla importu; Union OSS nie dotyczy sprzedaży z GB. Bez IOSS każda przesyłka czeka opóźnienia i opłaty VAT pobierane przy dostawie, co zniechęca klientów. Towary akcyzowe są wyłączone. Próg 150 EUR jest granicą IOSS — powyżej obowiązuje standardowy import z cłem i podatkami naliczanymi na granicy. Poniżej progu od 1 lipca 2026 również płaci się cło (przejściowo 3 EUR za pozycję dla przesyłek w IOSS i pocztowych). Kto sprzedaje e-commerce do UE, powinien skonstruować IOSS w swoje strategii logistyczno-podatkowej jako priorytet.

FAQ — najczęściej zadawane pytania

Czym różni się IOSS od OSS?

IOSS (Import One Stop Shop) jest uproszczonym systemem dla sprzedaży towarów importowanych z krajów trzecich (spoza UE) na odległość do konsumentów w UE, dla przesyłek o wartości wewnętrznej nieprzekraczającej 150 EUR. OSS (One Stop Shop) to szersza platforma obejmująca trzy schematy: Union scheme (sprzedaż wewnątrzunijna B2C powyżej progu), Non-Union scheme (usługi świadczone z krajów trzecich) i Import scheme (czyli właśnie IOSS). Dla sprzedawcy z Great Britain wysyłającego do UE odpowiedni jest IOSS lub standardowy import — Union OSS nie obejmuje paczek wysyłanych z GB (podmiot spoza UE może z niego korzystać tylko dla towarów wysyłanych z państwa UE).

Do jakiej wartości przesyłki działa IOSS?

IOSS obejmuje przesyłki o wartości wewnętrznej (intrinsic value) nieprzekraczającej 150 EUR. Powyżej tego progu towary podlegają standardowym procedurom importowym z cłem i VAT naliczanym na granicy. Od 1 lipca 2026 cło dotyczy też przesyłek do 150 EUR — przejściowo 3 EUR za pozycję (kategorię towaru) dla przesyłek w IOSS i pocztowych (rozporządzenie Rady (UE) 2026/382). Towary akcyzowe (alkohol, tytoń) są całkowicie wyłączone z IOSS niezależnie od wartości.

Czy sprzedawca z UK musi mieć pośrednika w UE?

Sprzedawca z Great Britain (GB) nie może zarejestrować się bezpośrednio w HMRC do IOSS — bezpośrednia rejestracja (UK IOSS) jest zarezerwowana dla firm z Irlandii Północnej. Sprzedawca z GB musi powierzyć rejestrację pośrednikowi (intermediary) z kraju UE albo — zarejestrowanemu w HMRC — z Irlandii Północnej; pośrednik rozlicza i wpłaca VAT w imieniu sprzedawcy. Rejestracja VAT w UK nie jest warunkiem — bez niej podaje się UTR lub numer National Insurance. HMRC rejestruje pośredników z adresem działalności w Irlandii Północnej — to nadal rejestracja pośrednika, nie sprzedawcy z GB wprost.

Co się dzieje, gdy nie korzystam z IOSS?

Bez IOSS VAT pobiera urząd celny lub kurier od odbiorcy w momencie dostarczenia przesyłki, co wiąże się z dodatkowymi opłatami kuriera, możliwymi opóźnieniami i ryzykiem odmowy odbioru przez klienta. Ta ścieżka generuje znacznie więcej problemów w doświadczeniu użytkownika końcowego niż system IOSS z VAT wyliczywanym już w cenie.

Czy OSS Union scheme dotyczy sprzedaży z UK do UE?

Nie dla paczek wysyłanych z GB. Union OSS dotyczy sprzedaży towarów wysyłanych z terytorium państwa UE; podmiot spoza UE (także z UK) może z niego korzystać wyłącznie dla towarów wysyłanych z państwa UE. Paczki z GB do konsumentów w UE rozlicza się przez IOSS (do 150 EUR) lub w standardowym imporcie (powyżej tego progu). Union OSS dotyczy też sprzedaży z Irlandii Północnej do pozostałych krajów UE w specjalnych warunkach.

Źródła urzędowe

• Check if you can register for the VAT Import One Stop Shop scheme — GOV.UK
• Register for the VAT Import One Stop Shop scheme — GOV.UK
• Using an intermediary to register and act on your behalf for the VAT Import One Stop Shop scheme — GOV.UK
• One Stop Shop portal — European Commission