Monsters versturen naar Engeland: douane, btw en de drie routes voor handelsmonsters

Let op: een "monster" is voor HMRC niet hetzelfde als "goedkope goederen". HMRC beschouwt goederen alleen als handelsmonster als ze de kenmerken tonen van de goederen die ze vertegenwoordigen, vóór invoer zo zijn bewerkt of gemerkt dat ze alleen als monster bruikbaar zijn, en uitsluitend worden ingevoerd om nieuwe bestellingen voor dat soort goederen te krijgen. Stuurt u vijftig ongewijzigde producten naar een Britse winkelier, dan is dat een gewone commerciële invoer, ook als u het "proefzending" noemt. Het overzicht van alle bijzondere regelingen vindt u in de gids over Britse douanevrijstellingen (EN).

In het kort

• Route 1, monsters van geringe waarde: zo voorbereid en gemerkt dat de goederen alleen als monster bruikbaar zijn, uitsluitend bedoeld om bestellingen te krijgen. De Britse ontvanger claimt de vrijstelling in de invoeraangifte met aanvullende procedurecode C30 (en F45 voor de btw). Geen vrijstelling van accijns.
• Route 2, Temporary Admission: monsters worden getoond of gedemonstreerd en daarna weer uitgevoerd, in de regel binnen maximaal 24 maanden. Procedurecode 53 00. Vaak is een zekerheid (garantie) nodig.
• Route 3, ATA-carnet: voor beurzen en tentoonstellingen, ook in meerdere landen. Het carnet vervangt de gewone douanedocumenten; de uitgevende kamer van koophandel vraagt een zekerheid.
• Markering: scheuren, perforeren, insnijden of onuitwisbaar merken als "commercial sample", eventueel aangevuld met beperkte aantallen of maten.
• Factuur: ook een gratis monster krijgt een douanewaarde op de (pro-forma)factuur, met omschrijving, goederencode en oorsprong.
• Productregels blijven gelden: levensmiddelen, cosmetica, medische hulpmiddelen en elektronica moeten aan de Britse eisen voldoen, ook als het om één monster gaat.
• Verkoopt u het monster toch in het VK, dan moet u het eerst in het vrije verkeer aangeven en invoerrechten en btw betalen, vóórdat u het aan de klant overdraagt.

Gerelateerd: de volledige gids over Temporary Admission in het VK (EN) en het artikel over handelsgoederen in de bagage (EN), voor vertegenwoordigers die met een koffer vol monsters naar Engeland reizen.

Wat HMRC verstaat onder een handelsmonster

Volgens de GOV.UK-richtlijn Pay no import duty and VAT on importing commercial samples (in het Engels) moeten de goederen tegelijk aan drie voorwaarden voldoen:

• ze worden gebruikt als handelsmonster en tonen de kenmerken van de goederen die ze vertegenwoordigen;
• ze zijn vóór invoer op een aanvaardbare manier voorbereid en aangeboden;
• ze worden uitsluitend ingevoerd om toekomstige bestellingen voor dat soort goederen te krijgen.

Typische voorbeelden: een textielproducent die stalenboeken met ingesneden lapjes stof naar Britse inkopers stuurt, of een schoenfabrikant die alleen linkerschoenen in één maat laat zien. Een paar zakken koffie die de ontvanger gewoon kan gebruiken of doorverkopen, is daarentegen geen monster in deze zin.

Wat géén handelsmonster is

GOV.UK sluit onder meer uit:

• kleine hoeveelheden goederen waarvan HMRC vermoedt dat ze bewust als monster zijn omschreven;
• goederen die niet worden ingevoerd om verdere bestellingen te krijgen;
• goederen die niet goed als monster herkenbaar zijn gemaakt;
• materialen die pas na invoer tot monsters worden verwerkt;
• goederen die ook voor iets anders dan als monster bruikbaar zijn;
• goederen die onder de procedures voor Low Value Bulking Imports worden ingevoerd;
• weggeefartikelen (give-away goods) om handel te promoten.

Route 1: monsters zonder handelswaarde (geringe waarde)

Dit is de eenvoudigste route voor B2B-monsters. Een vast bedrag staat niet in de huidige GOV.UK-richtlijn: het Engelstalige bronartikel noemt een grens van £15, maar die vindt u niet terug op GOV.UK. Bepalend is of de goederen echt alleen nog als monster te gebruiken zijn. De vrijstelling geldt voor invoerrechten en invoer-btw, niet voor accijns.

Wie claimt de vrijstelling?

De vrijstelling is bedoeld voor een commerciële onderneming in het VK (of een door HMRC erkende overheidsinstantie of openbare instelling). Verstuurt u vanuit Nederland of België, dan claimt dus uw Britse ontvanger de vrijstelling. Die moet een contactpersoon aanwijzen die de administratie bijhoudt over het gebruik, de demonstratie en de afvoer van de monsters. Een douanevertegenwoordiger mag de aangifte doen, maar de ontvanger blijft de persoon die de vrijstelling claimt.

Hoe maakt u monsters herkenbaar?

GOV.UK noemt vier methoden. HMRC verwacht dat uw goederen voldoen aan methode A en/of B, afhankelijk van het soort goederen; afhankelijk van de goederencode kan HMRC daarnaast een of meer van de andere methoden eisen:

1. Methode A: scheuren, wijzigen, perforeren, insnijden of beschadigen.
2. Methode B: het label "commercial sample" aanbrengen met een permanente, onuitwisbare stift.
3. Methode C: het aantal artikelen in de zending beperken en bij kleding en schoenen ook het aantal maten.
4. Methode D: de goederen zo aanbieden dat het gebruik beperkt blijft tot dat van een monster.

Sommige goederen kunnen volgens HMRC niet goed genoeg worden voorbereid; die komen niet in aanmerking. Twijfelt u, dan kunt u contact opnemen met de National Imports Reliefs Unit van HMRC.

Aangifte: vracht, post en bagage

• Als vracht: invoeraangifte in het Customs Declaration Service (CDS) met aanvullende procedurecode C30 in DE 1/11; voor de btw-vrijstelling daarnaast F45. C30 geeft geen vrijstelling van accijns.
• Per post: laat de afzender op het pakket en op de CN22- of CN23-verklaring duidelijk vermelden: "Commercial samples of negligible value - relief claimed". Zonder die vermelding kan het pakket pas na betaling van rechten en btw worden afgeleverd; daarna kunt u om terugbetaling vragen.
• In de bagage: meld de monsters bij aankomst aan en heb bewijs bij de hand dat aan de voorwaarden is voldaan. Anders kan HMRC of Border Force een zekerheid (meestal een borg) vragen.

Hebt u de vrijstelling bij invoer niet geclaimd en al betaald? Een late claim is soms mogelijk, binnen 3 maanden na de invoer en met bewijs dat de goederen vóór invoer correct als monster waren voorbereid.

Wat mag er daarna met de monsters gebeuren?

Monsters die met deze vrijstelling zijn ingevoerd, mag de ontvanger weer uitvoeren, vernietigen of (alleen met voorafgaande toestemming van de National Imports Reliefs Unit) houden. Verkopen, weggeven, verwerken tot een ander product of aan een goed doel schenken mag niet. Bewaar de administratie (aangifte, bewijs van gebruik en afvoer) minimaal 4 jaar.

Route 2: tijdelijke invoer van monsters (Temporary Admission)

Komen de monsters na de presentatie terug, of voldoen ze niet aan de voorwaarden van route 1, dan is Temporary Admission (TA) een optie. Volgens GOV.UK (Apply to import goods temporarily to the UK, in het Engels) mogen goederen onder TA niet worden gewijzigd, alleen worden onderhouden om hun staat te bewaren, en moeten ze binnen een vaste termijn weer worden uitgevoerd: in de regel maximaal 24 maanden, afhankelijk van de goederen.

Voorwaarden voor monsters onder TA

• Doel: de monsters worden aan klanten getoond of gedemonstreerd en niet in het VK verkocht.
• Vestiging: of u binnen of buiten het VK gevestigd moet zijn, hangt af van de goederen; GOV.UK verwijst daarvoor naar een aparte controlepagina.
• Aanvrager: financieel gezond, met een goede nalevingshistorie bij de douane en een passende administratie.
• Zekerheid: afhankelijk van de situatie een douanegarantie of borg voor de rechten en btw die verschuldigd worden als de wederuitvoer niet plaatsvindt.
• Wederuitvoer in dezelfde staat: normale slijtage door het demonstreren is toegestaan.

Stappen bij tijdelijke invoer

1. Voorbereiding: EORI-nummer, lijst van de monsters met goederencodes en douanewaarde, plaats van gebruik en duur van het verblijf, eventuele zekerheid.
2. Vergunning: GOV.UK kent onder meer een volledige vergunning (vraag die minstens een maand vooraf aan) en een authorisation by declaration, waarbij de aangifte aan de grens als vergunning geldt. Een mondelinge aangifte is mogelijk, maar niet op roll-on/roll-off-locaties.
3. Invoeraangifte: in CDS met procedurecode 53 00 (Temporary Admission).
4. Administratie: houd bij waar de monsters zijn en waarvoor ze worden gebruikt.
5. Wederuitvoer: uitvoeraangifte met procedurecode 31 53, met verwijzing naar de invoeraangifte. Daarna wordt de zekerheid vrijgegeven.
6. Toch verkocht? Geef het monster eerst aan voor het vrije verkeer en betaal invoerrechten en btw over de douanewaarde (EN), vóórdat u het aan de klant overdraagt; nooit achteraf.

Route 3: monsters met een ATA-carnet

Een ATA-carnet werkt volgens GOV.UK als een "paspoort voor goederen". GOV.UK noemt onder meer commercial samples en beursgoederen als voorbeelden. Het carnet wordt in meer dan 80 landen aanvaard. Het carnet vervangt de douanedocumenten die u anders bij uitvoer en invoer nodig hebt; u betaalt geen douaneheffingen zolang u de goederen en het carnet correct gebruikt en de goederen weer uitvoert. Bij vrachtzendingen kan nog een melding in CDS nodig zijn.

Wanneer kiest u een ATA-carnet?

• Een reeks beurzen in verschillende landen: één carnet in plaats van een aparte tijdelijke invoer per land.
• Waardevolle collecties: u hoeft niet bij elke grens opnieuw een zekerheid te regelen.
• Geen Britse vertegenwoordiger: het carnet vervangt in de regel de gewone douanedocumenten (bij vracht kan nog een CDS-melding nodig zijn).

Aanvragen en gebruiken

• U vraagt het carnet aan bij de kamer van koophandel die in uw land carnets uitgeeft. Die vertelt u wat het kost en welke zekerheid nodig is.
• Geef gedetailleerde omschrijvingen van de goederen (foto's mogen). Is de omschrijving onduidelijk, dan kan de douane van het invoerland het carnet weigeren of de goederen pas vrijgeven na een aangifte.
• Vermeld de landen die u bezoekt en doorkruist, het gebruik per land en het aantal zendingen voor de terugreis.
• Een carnet is 12 maanden geldig en moet de goederen vanaf het begin van de reis begeleiden; een achteraf uitgegeven carnet werkt niet.
• De goederen mogen buiten het land van vertrek niet worden bewerkt of gerepareerd, behalve routineonderhoud. Goederen die u in het VK verbruikt of verkoopt, worden alsnog belast.
• Afhankelijk van de landen krijgt u een digitaal carnet (in een app, met pincode) of een papieren carnet.

Welke route past bij uw monsters?

Productregels die altijd gelden

Een vrijstelling van rechten en btw ontslaat u niet van andere Britse eisen. Controleer ook of uw goederen gecontroleerd zijn en een invoervergunning nodig hebben. Voorbeelden uit het bronartikel:

• Levensmiddelen en producten van dierlijke oorsprong: voorafgaande melding in IPAFFS en waar nodig een CHED, ook voor een klein stukje kaas.
• Cosmetica: een melding via Submit Cosmetic Product Notification (SCPN) en een Responsible Person in het VK. Ook een parfummonster is cosmetica.
• Medische hulpmiddelen: registratie bij de MHRA en de juiste markering.
• Elektronica: UKCA-markering (of tijdelijk CE) en de Britse regels voor radioapparatuur en EMC.
• Chemische stoffen: UK REACH; voor onderzoek en ontwikkeling bestaat een vrijstelling (PPORD) die vooraf moet worden gemeld.

Werk dus van begin tot eind: goederencode, sectorregels, douaneroute en pas daarna de markering en de verzending. De juiste code vindt u met onze uitleg over een HS-code opzoeken in de UK Trade Tariff.

Veelgemaakte fouten

• Monsters die niet vóór invoer zijn voorbereid: een losse sticker die u er zo af haalt, maakt een product nog geen herkenbaar monster. Gebruik de methoden van GOV.UK (perforeren, insnijden, onuitwisbaar merken).
• Elke week "monsters" naar dezelfde klant: dan is er geen sprake meer van het verkrijgen van bestellingen, maar van een gewone levering. HMRC kan de zendingen dan als gewone invoer behandelen.
• Monsters naar particulieren: de vrijstelling is bedoeld voor ondernemingen in het VK, niet voor consumenten of influencers op een huisadres.
• Termijn van Temporary Admission laten verlopen: zet een herinnering ruim vóór de einddatum.
• Onvolledige goederenlijst op het ATA-carnet: wat in het VK aankomt, moet overeenkomen met de lijst.
• Verkoop zonder aangifte: wordt een TA-monster verkocht zonder aangifte voor het vrije verkeer, dan kan HMRC achteraf rechten, btw en een boete opleggen.
• Oorsprong niet aangetoond: zonder geldig oorsprongsbewijs vervalt de preferentie onder de handelsovereenkomst tussen het VK en de EU.

Veelgestelde vragen over monsters versturen naar Engeland

Moet ik invoerrechten betalen over monsters naar Engeland?

Niet als de monsters voldoen aan de voorwaarden voor handelsmonsters en de Britse ontvanger de vrijstelling claimt (C30 voor invoerrechten, F45 voor btw). Voor monsters die u alleen laat zien en weer uitvoert, kunt u Temporary Admission of een ATA-carnet gebruiken. Accijns valt nooit onder de monstervrijstelling. Ongemerkte goederen of testvoorraad worden gewoon belast.

Welke documenten zijn nodig voor handelsmonsters naar het VK?

Een (pro-forma)factuur met omschrijving, waarde, goederencode en oorsprong, de invoeraangifte (of bij post de CN22/CN23 met de vermelding "Commercial samples of negligible value - relief claimed") en bewijs van het doel en de markering. De ontvanger bewaart bovendien bewijs van gebruik en afvoer. Bij Temporary Admission komt daar de vergunning en eventueel een zekerheid bij, bij route 3 het ATA-carnet.

Wanneer is een ATA-carnet beter dan definitieve invoer van monsters?

Als de monsters terugkomen en u ze in meerdere landen of op meerdere beurzen laat zien. Het carnet vervangt dan de aangiften per land en u betaalt geen rechten zolang u de goederen weer uitvoert. Blijven de monsters in het VK of worden ze verkocht, dan is een gewone invoer (of route 1, als de voorwaarden kloppen) de juiste weg.

Wat moet ik op de factuur voor monsters zetten?

Een realistische douanewaarde, ook als het monster gratis is: bijvoorbeeld de productiekosten, of de normale marktwaarde als het monster hetzelfde product is als de handelswaar. Nul accepteert de douane niet. Gangbare formulering: "Commercial sample – no commercial value. Value declared for customs purposes only: £X." Vermeld daarnaast de 10-cijferige goederencode, het land van oorsprong, de aantallen en de leveringsvoorwaarde. Meer in onze uitleg over de handelsfactuur voor het VK.

Kan ik monsters per koerier of post versturen?

Ja. Bij een koerier gaat de zending als vracht en wordt de vrijstelling geclaimd in de invoeraangifte die de koerier of een vertegenwoordiger indient; geef dus duidelijk aan dat het om handelsmonsters gaat. Bij de post zet de afzender de vermelding op pakket en CN22/CN23. Ontbreekt die of zijn de monsters niet gemerkt, dan worden rechten en btw vaak gewoon bij de ontvanger geïnd. Voor gewone pakketten zie pakket versturen naar Engeland.

Mag de Britse klant het monster houden of kopen?

Bij route 1 mag de ontvanger het monster alleen houden met voorafgaande toestemming van de National Imports Reliefs Unit; verkopen of weggeven mag niet. Bij Temporary Admission moet een verkocht monster eerst voor het vrije verkeer worden aangegeven, met betaling van rechten en btw, vóórdat de klant het krijgt.

Kan ik een ATA-carnet achteraf aanvragen voor monsters die al in het VK zijn?

Nee. Het carnet moet de goederen vanaf het begin van de reis begeleiden. Staan de monsters al onder Temporary Admission in het VK, dan voert u ze volgens die regeling weer uit.

Officiële bronnen

• GOV.UK: Pay no import duty and VAT on importing commercial samples (in het Engels)
• GOV.UK: Apply to import goods temporarily to the UK (in het Engels)
• GOV.UK: Applying for an ATA Carnet (in het Engels)
• GOV.UK: Working out the value of your goods for customs (in het Engels)
• HMRC Notice 3001: special procedures (in het Engels; oudere publicatie, controleer de actuele status)
• UK Integrated Online Tariff (in het Engels)

Monsters naar Britse klanten sturen?

Beschrijf de monsters, de markering, de waarde, de route en wat er na de presentatie mee gebeurt via de contactpagina (EN) of bel +44 7404 091 503. Wij helpen bij het kiezen van de route en het voorbereiden van de factuur en de aangifte. Zie ook de uitleg over invoerrechten en btw in Engeland.

Toelichting: deze informatie is een praktische uitleg op basis van de genoemde officiële richtlijnen van GOV.UK en HMRC. Het is geen bindende uitspraak van de autoriteiten en geen juridisch of fiscaal advies. Of een vrijstelling of regeling geldt, hangt af van de goederencode, de markering, de waarde en het doel van de zending. Voor zekerheid over de indeling kunt u een Advance Tariff Ruling aanvragen.