IPAFFS : préparer une notification d’importation en Grande-Bretagne
Pour un exportateur français de produits soumis aux contrôles sanitaires ou phytosanitaires, IPAFFS est une étape à organiser avec l’importateur avant l’expédition. Ce service britannique permet de notifier les envois concernés et de suivre les demandes de contrôle. L’inscription, la soumission d’une notification et l’autorisation de poursuivre sont trois étapes différentes. Ce guide concerne l’Angleterre, l’Écosse et le pays de Galles ; il ne décrit pas les procédures d’Irlande du Nord.
Déterminer si le produit est concerné
Commencez par la composition, l’usage, l’origine et la catégorie réglementaire du produit. Les animaux vivants, certains produits animaux, les denrées ou aliments pour animaux à haut risque d’origine non animale et certains végétaux relèvent de dispositifs de notification. Une marchandise végétale n’est pas automatiquement soumise aux mêmes formalités qu’un produit laitier.
Pour les denrées animales, le niveau de risque détermine notamment le certificat nécessaire. Les produits composites et ceux contenant plusieurs produits animaux demandent une analyse spécifique. La présence d’un ingrédient laitier ne permet pas, à elle seule, de choisir le modèle de certificat. Utilisez les guides par catégorie accessibles depuis la page officielle IPAFFS.
Les végétaux obéissent à des règles distinctes : les délais de prénotification et certaines mesures temporaires diffèrent. Les fruits et légumes de catégories moyenne A et B provenant de l’UE bénéficient actuellement du traitement temporaire indiqué dans le guide britannique. Ne notifiez donc pas automatiquement tous les fruits, légumes ou céréales sur la base d’une ancienne checklist. Vérifiez la réglementation phytosanitaire du flux UE–GB pour le produit précis.
Créer l’accès avant le premier chargement
Organisez les accès professionnels avant de réserver un départ urgent. Le parcours officiel permet de créer les identifiants nécessaires ; une entreprise déjà inscrite à un autre service Defra peut ajouter IPAFFS. L’agent déclarant pour un importateur doit utiliser les informations de sa propre entreprise. La rubrique « intermediaries » du compte n’est pas le mécanisme à utiliser pour IPAFFS.
Choisissez qui prépare, qui vérifie et qui soumet la notification. Prévoyez un remplaçant pour suivre les alertes pendant le transport. Le responsable qui crée la notification assume la responsabilité du lot lors de son entrée en Grande-Bretagne jusqu’à l’achèvement des contrôles. Ne partagez pas les identifiants personnels entre entreprises ; convenez d’un échange de pièces et de confirmations adapté à l’organisation retenue.
Assembler un dossier cohérent
Transmettez au responsable IPAFFS une fiche par envoi avec les informations suivantes, complétées selon les champs applicables :
- Expéditeur, importateur, destinataire et adresses des établissements concernés.
- Désignation précise, composition, code produit, pays d’origine et établissement de production.
- Quantités, poids, conditionnement et références des lots.
- Transport, point d’entrée, date et heure d’arrivée prévues.
- Certificat sanitaire ou phytosanitaire, documents commerciaux et autres pièces exigées.
- Coordonnées de la personne capable de répondre pendant les contrôles.
Rapprochez les données du certificat, de la facture et du chargement réel. Un poids modifié après certification, une adresse obsolète ou une remorque remplacée doivent être signalés. Ne corrigez pas un certificat signé en modifiant vous-même son PDF. La correction du document officiel et celle de la notification suivent leurs procédures respectives.
Soumettre dans le délai adapté
Pour les produits animaux destinés à la consommation humaine, le guide britannique prévoit une notification au moins un jour ouvrable avant l’arrivée au point d’entrée. Une notification soumise reçoit une référence CHED ; un brouillon enregistré ne suffit pas. Les exigences documentaires diffèrent entre risque faible et moyen. Consultez le guide d’importation des produits animaux alimentaires.
Pour les végétaux à risque élevé ou moyen A relevant de la prénotification, le délai est d’au moins quatre heures ouvrables en fret aérien ou RoRo, et un jour ouvrable pour les autres modes. Il faut tenir compte des heures ouvrables, pas seulement de la durée de traversée. Préparez votre calendrier avec le poste compétent ; un départ le week-end ne transforme pas une obligation en heures ouvrables en simple compte à rebours.
Joignez les documents électroniques avant la soumission. Pour les certificats sanitaires GB émis dans les systèmes admis, un PDF vérifiable peut être utilisé selon les conditions officielles. Un scan ordinaire n’est pas automatiquement un certificat électronique vérifiable ; confirmez aussi les documents qui doivent accompagner physiquement l’envoi.
Suivre les messages jusqu’à la libération
Après soumission, conservez la référence et transmettez les informations utiles au déclarant et au transporteur. Consultez les demandes de pièces et les instructions de présentation. Le fait d’avoir obtenu un numéro CHED ne signifie pas que le contrôle est terminé. Si l’arrivée change, faites vérifier les mises à jour nécessaires dans IPAFFS et dans les autres dossiers.
Le poste choisi doit être compétent pour la catégorie transportée. Pour Douvres ou le tunnel, certaines opérations SPS sont réalisées à Sevington selon le flux et les instructions. Ne remplacez pas le point de contrôle par une aire de stationnement plus proche. Les missions douanières et sanitaires restent distinctes même lorsqu’elles sont exercées sur un même site.
Budget, incidents et coordination douanière
Prévoyez séparément la certification, les contrôles applicables, les frais d’infrastructure éventuels, le transport et les prestations du représentant. Une inscription à un service ne signifie pas que toute l’importation est gratuite. Demandez un chiffrage correspondant au produit, au point d’entrée et aux prestations convenues, sans déduire le coût total d’un seul tarif.
En cas de pièce manquante, contactez le responsable du dossier et, si nécessaire, l’autorité du poste compétent. Un problème technique de connexion et une question sur l’acceptabilité sanitaire d’un produit ne relèvent pas du même interlocuteur. Ne créez pas plusieurs notifications concurrentes pour contourner un blocage : identifiez d’abord le dossier à corriger.
IPAFFS ne remplace ni la déclaration douanière ni les formalités de sûreté-sécurité. Préparez une liste de rapprochement indiquant, pour chaque lot, la référence sanitaire, la référence douanière et le transport associé. Pour le parcours sur site, consultez notre article sur Sevington, en anglais.
Questions fréquentes
Tous les aliments français doivent-ils être notifiés ?
Non. Il faut déterminer la catégorie réglementaire, le risque et les éventuelles exemptions. Les denrées d’origine animale, produits composites, végétaux et denrées à haut risque d’origine non animale suivent des règles distinctes.
Un agent peut-il déposer pour l’importateur ?
Oui, selon l’organisation retenue. L’agent s’inscrit avec les données de sa propre entreprise et doit assumer le suivi de la notification.
Un numéro CHED autorise-t-il la livraison ?
Non. La référence identifie le dossier ; les contrôles et les autres formalités doivent être achevés conformément aux instructions applicables.
Le délai est-il toujours d’un jour ouvrable ?
Non. Ce délai s’applique notamment aux produits animaux alimentaires ; certains végétaux soumis à notification ont un délai de quatre heures ouvrables en RoRo ou par avion.
Peut-on utiliser n’importe quel PDF de certificat ?
Non. Un PDF vérifiable admis par les autorités n’est pas équivalent à un simple scan. Vérifiez le format accepté et l’obligation éventuelle d’un original papier.
Vérification éditoriale : . Les exemples sont pédagogiques.