Zwrot VAT z UK dla polskiej firmy — wniosek dla podmiotów zagranicznych (VAT Notice 723A)

Kiedy polska firma płaci VAT w UK

Choć Wielka Brytania nie jest już częścią Unii Europejskiej, polskie firmy regularnie ponoszą tam brytyjski VAT. Dzieje się tak najczęściej wtedy, gdy miejscem opodatkowania danej transakcji jest UK, a sprzedawca jest brytyjskim podatnikiem VAT, który dolicza podatek na fakturze. Typowe sytuacje to: udział w targach i konferencjach w Wielkiej Brytanii (opłaty za stoisko, wstęp, zabudowę), usługi związane z nieruchomością położoną w UK, niektóre usługi noclegowe i transportowe konsumowane na miejscu, wynajem sprzętu używanego w UK, a także część zakupów towarów i materiałów dokonywanych lokalnie. We wszystkich tych przypadkach polska firma — mimo że jest podmiotem unijnym — otrzymuje fakturę z brytyjskim VAT i faktycznie ten podatek płaci.

Kluczowe jest rozróżnienie dwóch sytuacji. Jeżeli polska firma jest zarejestrowana do VAT w UK, odzyskuje VAT naliczony przez zwykłe odliczenie w brytyjskiej deklaracji VAT (VAT Return) i ten artykuł jej nie dotyczy. Jeżeli natomiast firma nie jest zarejestrowana do VAT w UK, nie ma tam siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności i nie dokonuje w UK dostaw, to nie składa deklaracji — a brytyjski VAT z faktur odzyskuje w odrębnym schemacie zwrotu dla podmiotów zagranicznych, opisanym przez HMRC w VAT Notice 723A. Niniejszy artykuł odzwierciedla stan prawny na dzień 2026-06-02. Skontaktuj się z agencją celną lub doradcą podatkowym przed podjęciem działań.

Czego ten schemat nie zastępuje

Schemat 723A dotyczy odzyskania VAT, który polska firma sama poniosła w UK jako nabywca. Nie zastępuje on rozliczeń importowych: jeśli firma sprowadza towary do UK i to ona jest importerem, kwestia VAT importowego rozliczana jest w innym trybie (zwykle przez rejestrację VAT w UK i mechanizm Postponed VAT Accounting). Schemat 723A nie służy też do odzyskiwania cła — cło i VAT to dwie odrębne należności, co wyjaśniamy w artykule o różnicy między cłem a VAT.

Kto może wnioskować — warunki schematu 723A

Zgodnie z VAT Notice 723A o zwrot brytyjskiego VAT w tym schemacie może ubiegać się podmiot, który spełnia łącznie dwa warunki. Po pierwsze — nie jest zarejestrowany, zobowiązany ani uprawniony do rejestracji do VAT w UK („you are not registered, liable or eligible to be registered for VAT in the UK"). Po drugie — nie ma w UK siedziby, miejsca prowadzenia działalności ani innego miejsca rezydencji oraz nie dokonuje w UK dostaw towarów ani usług („you have no place of business or other residence in the UK and do not make any supplies in the UK"). Dla typowej polskiej firmy, która jedynie poniosła VAT na targach, usługach czy zakupach w UK, oba te warunki zwykle są spełnione.

HMRC dopuszcza wyjątki od warunku „niedokonywania dostaw w UK": schemat pozostaje dostępny m.in. wtedy, gdy jedyne czynności podmiotu w UK to usługi międzynarodowego transportu towarów albo dostawy, dla których VAT rozlicza brytyjski odbiorca w mechanizmie odwrotnego obciążenia (reverse charge). To istotne, ponieważ właśnie reverse charge sprawia, że wiele transgranicznych usług nie wymusza rejestracji VAT polskiej firmy w UK — temat ten rozwijamy w artykule o przedstawicielu fiskalnym w UK.

Schemat 723A a rejestracja VAT w UK — co wybrać

Granica między „odzyskaniem VAT przez 723A" a „rejestracją VAT w UK" przebiega wzdłuż pytania: czy firma faktycznie dokonuje w UK dostaw, które rodzą obowiązek rejestracji. Jeśli tak — schemat 723A nie ma zastosowania i właściwą drogą jest rejestracja VAT w UK oraz odliczanie VAT naliczonego w deklaracji. Jeśli nie — czyli firma jedynie ponosi VAT jako nabywca — schemat 723A pozwala odzyskać podatek bez zakładania brytyjskiej rejestracji. W praktyce o tym, która droga jest właściwa, decyduje analiza miejsca świadczenia poszczególnych transakcji; przy wątpliwościach warto skonsultować to z doradcą przed wyborem ścieżki.

Procedura 723A i formularz VAT65A

Wniosek o zwrot składa się na urzędowym formularzu VAT65A — „Application for VAT refund by a business person not established in the UK". Formularz wypełnia się elektronicznie (HMRC zaznacza, że zestawienie faktur w pozycji dotyczącej wykazu należy wpisać maszynowo, a nie odręcznie). Złożenie wniosku jest możliwe dwiema drogami: elektronicznie przez HMRC Secure Data Exchange Service (SDES) albo pocztą — na adres VAT Overseas Repayment Unit w Newcastle (HM Revenue and Customs, VAT Overseas Repayment Unit S1250, Benton Park View, Newcastle upon Tyne, NE98 1YX, United Kingdom). Przy drodze elektronicznej HMRC wymaga wcześniejszej rejestracji w SDES — przy terminie 31 grudnia rejestrację należy przeprowadzić do 30 listopada.

Procedurę najlepiej traktować jako sekwencję kroków:

1. Zbierz i zweryfikuj faktury z brytyjskim VAT za dany okres zwrotu — upewnij się, że spełniają wymogi formalne (patrz niżej).
2. Uzyskaj certyfikat statusu (certificate of status) potwierdzający prowadzenie działalności gospodarczej, wydany przez właściwy organ w kraju siedziby (w Polsce — odpowiednie zaświadczenie urzędowe). HMRC wymaga oryginału tego certyfikatu.
3. Wypełnij formularz VAT65A elektronicznie, z maszynowo sporządzonym zestawieniem faktur.
4. Złóż wniosek przez SDES (po wcześniejszej rejestracji) albo pocztą do jednostki w Newcastle.
5. Dotrzymaj terminu — wniosek za dany prescribed year musi wpłynąć do 31 grudnia po jego zakończeniu.

Źródło: gov.uk — formularz VAT65A oraz VAT Notice 723A.

To brytyjski schemat HMRC, a nie unijny VAT-REFUND ani „13. dyrektywa"

Tu rodzi się najczęstsze nieporozumienie. Do odzyskania VAT zapłaconego w UK obowiązuje wyłącznie brytyjski schemat HMRC (VAT Notice 723A, formularz VAT65A) — a nie unijny elektroniczny system VAT-REFUND, z którego polskie firmy korzystają, odzyskując VAT z innych państw członkowskich UE. Po Brexicie UK jest dla celów VAT państwem trzecim, więc unijny portal nie ma tu zastosowania.

Z kolei tzw. 13. dyrektywa (Dyrektywa 86/560/EWG) to mechanizm symetryczny po stronie UE: reguluje zwrot VAT przez państwa członkowskie UE na rzecz podatników spoza Unii. Innymi słowy, 13. dyrektywa działałaby w sytuacji odwrotnej — gdyby brytyjska firma (podmiot spoza UE) chciała odzyskać VAT zapłacony np. w Polsce. Dla polskiej firmy odzyskującej VAT z UK kierunek jest przeciwny i obowiązuje procedura brytyjska. Mylenie tych dwóch kierunków to typowy błąd, który prowadzi do złożenia wniosku w niewłaściwym trybie.

Terminy i okres zwrotu (prescribed year)

Schemat 723A działa w rytmie rocznym wyznaczonym przez tzw. prescribed year. Okres zwrotu biegnie od 1 lipca do 30 czerwca następnego roku kalendarzowego. Wniosek o zwrot VAT poniesionego w danym prescribed year należy złożyć do 31 grudnia po zakończeniu tego okresu. HMRC traktuje ten termin rygorystycznie — wnioski rozpatrywane są w kolejności wpływu, a spóźnienie zwykle oznacza utratę prawa do zwrotu za dany okres.

Wniosek może obejmować okres od minimum 3 miesięcy kalendarzowych do pełnego prescribed year. Z długością okresu wiążą się progi minimalnej kwoty zwrotu: dla wniosku obejmującego mniej niż pełny prescribed year, ale co najmniej 3 miesiące, minimalna kwota wynosi 130 GBP; dla wniosku obejmującego pełny prescribed year (albo krótszy okres będący końcówką prescribed year poniżej 3 miesięcy) minimalna kwota to 16 GBP. Poniżej tych progów wniosku nie składa się. Źródło: VAT Notice 723A — gov.uk.

Dokumenty wymagane do wniosku

Do prawidłowego wniosku 723A potrzebne są przede wszystkim:

• Wypełniony formularz VAT65A z maszynowym zestawieniem faktur.
• Oryginał certyfikatu statusu (certificate of status) wydanego przez urzędowy organ w kraju siedziby, potwierdzającego, że firma prowadzi działalność gospodarczą.
• Faktury VAT dokumentujące poniesiony brytyjski VAT — zawierające m.in. numer faktury, nazwę, adres i numer VAT dostawcy, dane nabywcy, opis i datę dostawy, kwotę netto, stawkę i kwotę VAT. Dla dostaw o wartości do 250 GBP (z VAT) HMRC dopuszcza faktury uproszczone.
• Dokument celny / kopia zgłoszenia importowego z wykazanym VAT — jeżeli zwrot dotyczy VAT importowego.

Warto pamiętać, że oryginał certyfikatu statusu musi zostać przekazany do HMRC, a sama dokumentacja powinna być kompletna i spójna z zestawieniem na formularzu — niedociągnięcia w tym zakresie są częstą przyczyną odmów.

Częste błędy i powody odmowy

Najczęstsze przyczyny odrzucenia lub zmniejszenia zwrotu w schemacie 723A to: (1) złożenie wniosku po terminie 31 grudnia; (2) brak ważnego oryginału certyfikatu statusu albo certyfikat niespełniający wymogów HMRC; (3) ujęcie we wniosku VAT od pozycji, które są wyłączone z prawa do zwrotu; (4) niespójność między fakturami a zestawieniem na formularzu VAT65A lub faktury niespełniające wymogów formalnych; (5) próba odzyskania VAT w sytuacji, gdy firma w rzeczywistości powinna być zarejestrowana do VAT w UK.

HMRC wskazuje, że w tym schemacie nie odzyskuje się VAT m.in. od: czynności niezwiązanych z działalnością gospodarczą; nabyć wykorzystanych do dokonywania dostaw w UK; większości zwykłych samochodów osobowych (z ograniczonym wyjątkiem dla najmu/leasingu przy użytku mieszanym); towarów używanych objętych procedurą marży (np. samochody używane, antyki); kosztów reprezentacji i rozrywki (z bardzo wąskim wyjątkiem); a także towarów objętych Protokołem w sprawie Irlandii Północnej. Przed złożeniem wniosku warto zatem przejść listę pozycji i odfiltrować VAT, którego schemat nie obejmuje.

Rola agencji celnej i doradcy

Choć formularz VAT65A można złożyć samodzielnie, w praktyce przy większych lub powtarzalnych zwrotach pomoc doradcy lub agencji celnej skraca proces i ogranicza ryzyko odmowy. Wsparcie obejmuje zwykle: ocenę, czy firma w ogóle kwalifikuje się do schematu 723A (a nie powinna się raczej zarejestrować do VAT w UK), weryfikację faktur pod kątem wymogów HMRC, kompletowanie certyfikatu statusu, prawidłowe wypełnienie i terminowe złożenie wniosku przez SDES oraz prowadzenie korespondencji z VAT Overseas Repayment Unit. Easy Clearance pomaga polskim firmom uporządkować dokumentację i przejść przez procedurę 723A — napisz do nas, jeśli poniosłeś VAT w UK i chcesz go odzyskać.

Co wynika z aktualnych zasad urzędowych

Polska firma, która zapłaciła VAT w UK, a nie jest tam zarejestrowana do VAT i nie ma w UK siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, może odzyskać ten podatek w brytyjskim schemacie „Refunds of UK VAT for non-UK businesses" (VAT Notice 723A). Warunkiem jest niedokonywanie dostaw w UK (z wyjątkami dla transportu międzynarodowego i transakcji objętych reverse charge). Wniosek składa się na formularzu VAT65A — przez HMRC Secure Data Exchange Service (SDES) lub pocztą do VAT Overseas Repayment Unit w Newcastle. Okres zwrotu (prescribed year) biegnie od 1 lipca do 30 czerwca, a wniosek należy złożyć do 31 grudnia po jego zakończeniu. Minimalne kwoty zwrotu to 130 GBP (okres co najmniej 3 miesiące, krótszy niż pełny rok) lub 16 GBP (pełny prescribed year). Schemat nie dotyczy firm zarejestrowanych do VAT w UK, które odliczają VAT w deklaracji, ani unijnego systemu VAT-REFUND czy tzw. 13. dyrektywy (mechanizmu symetrycznego po stronie UE). Niniejszy artykuł odzwierciedla stan prawny na dzień 2026-06-02. Skontaktuj się z agencją celną lub doradcą podatkowym przed podjęciem działań.

FAQ — najczęściej zadawane pytania

Czy polska firma niezarejestrowana do VAT w UK może odzyskać brytyjski VAT?

Tak. Polska firma, która zapłaciła VAT w UK, a nie jest tam zarejestrowana do VAT i nie ma w UK siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, może ubiegać się o zwrot w brytyjskim schemacie „Refunds of UK VAT for non-UK businesses" (VAT Notice 723A). Warunkiem jest m.in. niedokonywanie dostaw w UK. Źródło: gov.uk — VAT Notice 723A.

Jaki jest okres zwrotu (prescribed year) i termin złożenia wniosku?

Okres zwrotu („prescribed year") biegnie od 1 lipca do 30 czerwca następnego roku. Wniosek za dany prescribed year należy złożyć do 31 grudnia po zakończeniu tego okresu. HMRC stosuje termin rygorystycznie. Źródło: gov.uk — VAT Notice 723A.

Jaki formularz służy do złożenia wniosku o zwrot VAT z UK?

Wniosek składa się na formularzu VAT65A — „Application for VAT refund by a business person not established in the UK". Można go złożyć elektronicznie przez HMRC Secure Data Exchange Service (SDES) albo pocztą do VAT Overseas Repayment Unit w Newcastle. Źródło: gov.uk — formularz VAT65A.

Czym różni się schemat 723A od tzw. 13. dyrektywy i unijnego VAT-REFUND?

Do odzyskania VAT zapłaconego w UK obowiązuje brytyjski schemat HMRC (VAT Notice 723A) — nie unijny system VAT-REFUND. Tzw. 13. dyrektywa to mechanizm symetryczny po stronie UE: zwrot VAT z państwa UE dla podmiotów spoza UE. To dwa odrębne kierunki — dla zwrotu z UK liczy się procedura brytyjska.

Czy schemat 723A dotyczy firm zarejestrowanych do VAT w UK?

Nie. Firmy zarejestrowane do VAT w UK nie korzystają ze schematu 723A — odzyskują VAT naliczony przez odliczenie w składanej deklaracji VAT (VAT Return). Schemat 723A jest przeznaczony wyłącznie dla podmiotów niezarejestrowanych i nieposiadających siedziby w UK. Źródło: gov.uk — VAT Notice 723A.

Źródła urzędowe

• Refunds of UK VAT for non-UK businesses (VAT Notice 723A) — gov.uk HMRC — GOV.UK
• Formularz VAT65A — Application for VAT refund by a business person not established in the UK — GOV.UK
• VAT: detailed information — gov.uk — GOV.UK