Pełnomocnictwo celne w UK — czym różni się Direct od Indirect Representative

W prawie celnym Wielkiej Brytanii każda agencja celna działająca na zlecenie klienta musi wskazać w zgłoszeniu celnym (import entry lub export entry), w jakim charakterze reprezentuje swojego mocodawcę. HMRC rozróżnia dwa typy przedstawicielstwa, a wybór między nimi ma konkretne konsekwencje prawne i finansowe.

Podstawa prawna — skąd pochodzi rozróżnienie?

Definicja obu typów przedstawicielstwa celnego wywodzi się z unijnego Kodeksu Celnego (UCC — Union Customs Code, Rozporządzenie 952/2013), jednak po Brexicie Wielka Brytania wprowadziła własne przepisy — Customs and Excise Management Act 1979 oraz przepisy wykonawcze do Taxation (Cross-border Trade) Act 2018. Zasady są zbliżone do unijnych, choć nie identyczne.

W praktyce HMRC wymaga, by każdy podmiot składający zgłoszenie celne w UK działał albo jako Direct, albo jako Indirect Representative. Typ reprezentacji jest wskazywany w polu 14 zgłoszenia celnego (SAD/C88) lub odpowiednim polu w Customs Declaration Service (CDS).

Direct Representative — działanie w imieniu klienta

Na czym polega Direct Representation?

Przy Direct Representation agencja celna (np. easyclearance.pl) składa zgłoszenie celne w imieniu i na rachunek klienta. Oznacza to, że:

• Zgłoszenie jest składane pod numerem EORI klienta.
• Klient jest stroną zobowiązaną wobec HMRC — to on odpowiada za poprawność zgłoszenia.
• Dług celny (cło, VAT import) jest przypisany klientowi.
• Ewentualne kary i odsetki za błędy w zgłoszeniu obciążają klienta.
• Agencja celna odpowiada wyłącznie za błędy wynikające bezpośrednio z jej własnych działań (np. wpisanie złych danych pomimo prawidłowych instrukcji klienta).

Wymagania HMRC dla Direct Representation

Aby agencja mogła działać jako Direct Representative, klient musi:

1. Posiadać aktywny numer EORI GB (numer rejestracji celnej w Wielkiej Brytanii).
2. Wystawić pisemne upoważnienie (Authorisation) dla agencji, w którym wskazuje, że działa ona jako bezpośredni przedstawiciel.
3. Posiadać aktywne konto w systemie HMRC Customs Declaration Service (CDS) lub przynajmniej wyrazić zgodę na dostęp agencji do swojego konta odroczeń celnych (Duty Deferment Account).

Upoważnienie nie musi być rejestrowane w HMRC, ale musi być dostępne do kontroli na żądanie. Standardowo sporządza się je w formie listu lub oświadczenia, podpisanego przez uprawnioną osobę reprezentującą firmę klienta.

Indirect Representative — solidarna odpowiedzialność

Na czym polega Indirect Representation?

Przy Indirect Representation agencja celna składa zgłoszenie we własnym imieniu, ale na rachunek klienta. Konsekwencje są znacznie poważniejsze dla agencji:

• Zgłoszenie jest składane pod numerem EORI agencji celnej.
• Zarówno agencja, jak i klient solidarnie odpowiadają za dług celny wobec HMRC.
• HMRC może dochodzić zapłaty cła i VAT od agencji, nawet jeśli klient nie zapłacił agencji za usługę.
• Agencja ponosi ryzyko finansowe za błędy w zgłoszeniu, niezależnie od tego, czy wynikają z winy klienta czy jej własnej.

Kiedy stosuje się Indirect Representation?

Indirect Representation jest jedyną opcją, gdy klient nie posiada numeru EORI GB. Dotyczy to w szczególności:

• Polskich firm eksportujących do UK, które nie zarejestrowały się w brytyjskim rejestrze celnym.
• Firm z UE importujących towary do UK, które nie mają stałej siedziby w UK.
• Sytuacji, gdy klient nie dysponuje kontem w systemie CDS.

Z tego powodu wiele agencji celnych pobiera wyższe stawki za Indirect Representation — ryzyko finansowe jest proporcjonalnie większe.

Porównanie Direct vs Indirect — tabela

Jak udzielić pełnomocnictwa celnego agencji?

Wymagania formalne dla Direct Representation

Upoważnienie do działania jako Direct Representative powinno zawierać:

• Pełną nazwę i adres firmy klienta oraz jej numer EORI GB.
• Pełną nazwę i adres agencji celnej oraz jej numer EORI GB.
• Wyraźne wskazanie, że agencja działa jako bezpośredni przedstawiciel (direct representative).
• Zakres umocowania (np. wszystkie zgłoszenia importowe, określony typ towarów, konkretna procedura celna).
• Datę ważności upoważnienia lub klauzulę bezterminowości z prawem do odwołania.
• Podpis osoby uprawnionej do reprezentacji firmy klienta.

Rejestracja w systemie HMRC CDS

Od 2023 roku HMRC prowadzi wyłącznie system Customs Declaration Service (CDS) — stary system CHIEF został zamknięty. Aby agencja mogła składać zgłoszenia w Twoim imieniu (Direct Representation), konieczne jest:

1. Zarejestrowanie się przez klienta w CDS (wymaga Government Gateway account).
2. Nadanie agencji uprawnień jako "Customs Agent" w ustawieniach konta CDS.
3. Wskazanie agencji jako uprawnionej do korzystania z konta odroczeń celnych (Duty Deferment Account), jeśli cło ma być odraczane.

Czy polskie EORI wystarczy?

Nie. Numer EORI nadany przez polską administrację celną (PL + 10 cyfr) nie jest uznawany przez HMRC do celów zgłoszeń celnych w UK. Jeśli chcesz być stroną zgłoszenia celnego w UK (Direct Representation), musisz uzyskać osobny numer EORI GB.

Numer EORI GB można uzyskać bezpłatnie przez stronę gov.uk. Proces rejestracji trwa zazwyczaj od kilku minut do kilku dni roboczych. Firmy z UE bez stałej siedziby w UK mogą zarejestrować EORI GB, ale muszą podać adres korespondencyjny w UK.

Jeśli Twoja firma nie posiada EORI GB i nie planuje go uzyskiwać, jedyną opcją jest Indirect Representation — agencja celna (np. easyclearance.pl z numerem EORI GB) złoży zgłoszenie we własnym imieniu na Twój rachunek.

Co easyclearance.pl oferuje w zakresie reprezentacji?

easyclearance.pl obsługuje zarówno Direct, jak i Indirect Representation. W praktyce:

• Direct Representation — polecana dla stałych klientów z własnym EORI GB i kontem CDS. Niższe koszty, pełna kontrola po stronie klienta.
• Indirect Representation — stosowana dla nowych klientów bez EORI GB, jednorazowych przesyłek lub gdy klient nie chce rejestrować się w HMRC CDS.

Pomożemy Ci zdecydować, który model jest lepszy dla Twojej firmy, i przeprowadzimy Cię przez proces rejestracji EORI GB lub konfiguracji konta CDS.

Źródła urzędowe

• GOV.UK: Appoint someone to deal with customs on your behalf — HMRC, 2026
• GOV.UK: Get a Customs Declaration Service account — HMRC, 2026
• GOV.UK: EORI number — get one or check one — HMRC, 2026

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czym jest Direct Representative w UK customs?

Direct Representative (bezpośredni przedstawiciel celny) to agencja celna, która składa zgłoszenie celne w imieniu i na rachunek klienta. Zgłoszenie jest składane pod numerem EORI klienta, a pełna odpowiedzialność za dług celny i poprawność zgłoszenia spoczywa na kliencie. Agencja działa jedynie jako techniczny pośrednik.

Kiedy stosuje się Indirect Representation?

Indirect Representation jest stosowana przede wszystkim wtedy, gdy klient nie posiada numeru EORI GB (brytyjskiego numeru rejestracji celnej). W takiej sytuacji agencja celna składa zgłoszenie we własnym imieniu, na rachunek klienta. Obydwie strony ponoszą wtedy solidarną odpowiedzialność za dług celny wobec HMRC. Indirect Representation jest też stosowana, gdy klient nie ma konta w systemie CDS lub przy jednorazowych przesyłkach.

Kto odpowiada za błędy w zgłoszeniu celnym — agencja czy klient?

Zależy od typu reprezentacji. Przy Direct Representation główna odpowiedzialność spoczywa na kliencie — agencja odpowiada jedynie za własne zaniedbania (np. błędne wpisanie danych mimo prawidłowych instrukcji). Przy Indirect Representation odpowiedzialność jest solidarna — HMRC może dochodzić roszczeń zarówno od klienta, jak i od agencji celnej.

Jak udzielić pełnomocnictwa agencji celnej w UK?

Pełnomocnictwo do Direct Representation sporządza się w formie pisemnej — wystarczy list lub oświadczenie zawierające dane obu stron, numer EORI klienta, wskazanie zakresu umocowania i podpis uprawnionej osoby. Nie jest wymagana notarializacja ani rejestracja w HMRC. Dodatkowo należy nadać agencji uprawnienia w systemie Customs Declaration Service (CDS) przez Government Gateway klienta. Przy Indirect Representation formalne upoważnienie nie jest wymagane, ponieważ agencja działa pod własnym numerem EORI.

Czy polskie EORI wystarczy do odprawy celnej w UK?

Nie. Polski numer EORI (np. PL1234567890) nie jest uznawany przez HMRC do celów zgłoszeń importowych i eksportowych w UK. Aby być stroną zgłoszenia celnego w UK (Direct Representation), konieczny jest osobny numer EORI GB. Firmy bez EORI GB mogą korzystać wyłącznie z Indirect Representation, gdzie agencja składa zgłoszenie pod swoim numerem EORI. Uzyskanie EORI GB jest bezpłatne i można to zrobić przez stronę gov.uk.