FHDDS – obowiązki dla hurtowych dystrybutorów dostarczających towary do Wielkiej Brytanii

Fulfilment House Due Diligence Scheme, w skrócie FHDDS, to obowiązkowy program rejestracji i raportowania w UK, który obejmuje wszystkie firmy przechowujące towary należące do sprzedawców spoza Wielkiej Brytanii i pomagające tym sprzedawcom obsługiwać klientów na rynku brytyjskim. Schemat powstał w 2018 roku jako odpowiedź HMRC na gwałtowny wzrost przypadków oszustw podatkowych ze strony zagranicznych sprzedawców e-commerce — szczególnie z Azji — którzy przez lata unikali płacenia VAT w UK. Dla polskich firm prowadzących magazyny lub centra fulfillment w Wielkiej Brytanii FHDDS oznacza konkretne obowiązki: rejestrację w HMRC, weryfikację sprzedawców, prowadzenie dokumentacji i regularne raportowanie. Brak rejestracji to ryzyko kary do £10,000 dziennie. W tym artykule wyjaśniamy wszystko, co musisz wiedzieć o FHDDS — od definicji po procedury rejestracji i codzienne obowiązki.

Czym jest FHDDS i dlaczego powstał

FHDDS (Fulfilment House Due Diligence Scheme) to program wprowadzony przez HMRC na podstawie ustawy Finance Act 2018. Jego celem jest wyeliminowanie zjawiska VAT fraud przez zagranicznych sprzedawców internetowych.

Przed wprowadzeniem FHDDS sytuacja wyglądała następująco: sprzedawcy z Chin, Hongkongu czy Korei wysyłali towary do magazynów fulfillment w UK (np. do Amazon FBA), sprzedawali je klientom brytyjskim przez marketplace'y, ale nie rejestrowali się do VAT w UK i nie odprowadzali należnego podatku. Magazyny fulfillment były ogniwem pośrednim, które — nawet jeśli wiedziały o problemie — nie miały prawnego obowiązku działania.

FHDDS zmienił tę sytuację: teraz magazyny fulfillment w UK są odpowiedzialne za weryfikację swoich klientów pod kątem compliance VAT.

Kto musi się zarejestrować do FHDDS

Obowiązek rejestracji mają wszystkie osoby i firmy prowadzące działalność fulfillment w UK, które spełniają łącznie dwa warunki:

1. Przechowują towary należące do sprzedawców spoza UK (non-UK established sellers)
2. Pomagają tym sprzedawcom dostarczać towary do klientów w UK

Kryterium „spoza UK" oznacza: firma lub osoba fizyczna, która nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności (fixed establishment) w Wielkiej Brytanii.

Typ działalności	FHDDS wymagany?
Magazyn UK obsługujący sprzedawców z PL, CN, DE, US	TAK
Amazon FBA Fulfillment Center UK	TAK (Amazon zarejestrowany)
Własny magazyn B2B (tylko towary własne)	NIE
Magazyn obsługujący wyłącznie UK-established sellers	NIE
Drop-ship (towar idzie bezpośrednio od dostawcy)	Zależy — jeśli fizycznie nie przechowujesz, NIE

Kto jest zwolniony z FHDDS

Zwolnieni są operatorzy fulfillment, którzy: - obsługują wyłącznie sprzedawców zarejestrowanych w UK (UK-established) - obsługują wyłącznie sprzedawców z UE (do 31 grudnia 2020 — teraz EU sellers są „overseas" i zwolnienie nie ma zastosowania) - prowadzą wyłącznie magazynowanie towaru własnego (nie świadczą usług fulfillment dla osób trzecich)

Ważna zmiana po Brexicie: przed 2021 rokiem sprzedawcy z UE (w tym z Polski) byli traktowani jako „EU-established" i magazyny UK nie musiały stosować FHDDS dla ich towarów. Od 1 stycznia 2021 roku sprzedawcy z UE stali się „overseas sellers" z perspektywy HMRC. Oznacza to, że magazyny UK przechowujące towary polskich firm są teraz objęte FHDDS w odniesieniu do tych towarów.

Jak zarejestrować się w FHDDS — procedura krok po kroku

Rejestracja odbywa się przez portal HMRC online:

Krok 1: Przejdź do GOV.UK → FHDDS registration service

Krok 2: Podaj dane firmy: - Pełna nazwa i adres siedziby - Company registration number (jeśli spółka UK) - NIP/EORI (jeśli firma zagraniczna) - Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za compliance

Krok 3: Opisz zakres działalności: - Liczba sprzedawców, dla których świadczysz usługi - Rodzaje towarów (kategorie) - Szacunkowe roczne obroty z działalności fulfillment

Krok 4: Złóż oświadczenie (declaration) o znajomości obowiązków FHDDS

Krok 5: Otrzymasz numer rejestracyjny FHDDS — zachowaj go, bo będziesz go podawać sprzedawcom

Termin rejestracji: musisz zarejestrować się zanim zaczniesz świadczyć usługi fulfillment dla overseas sellers. Jeśli już działasz — rejestracja powinna nastąpić niezwłocznie.

Obowiązki po rejestracji — co musisz robić na co dzień

Rejestracja to dopiero początek. Po wpisaniu do rejestru FHDDS masz następujące obowiązki:

1. Due diligence na każdym sprzedawcy (klientem fulfillment)

Przed przyjęciem towaru od nowego sprzedawcy musisz zweryfikować: - Czy sprzedawca jest zarejestrowany do VAT w UK (jeśli jego obroty przekraczają próg £90,000)? - Czy posiada aktywny numer VAT UK lub jest w trakcie rejestracji? - Jakie towary sprzedaje (klasyfikacja HS/commodity codes)? - Gdzie ma siedzibę (country of establishment)?

Dokumenty, które powinieneś zebrać: - Kopia certyfikatu rejestracji VAT UK (lub potwierdzenie złożenia wniosku) - Kopia paszportu/dowodu tożsamości właściciela/dyrektora - Wyciąg z rejestru handlowego (Companies House lub odpowiednik zagraniczny)

2. Monitorowanie compliance VAT sprzedawcy

Sama weryfikacja przy onboardingu to za mało. FHDDS wymaga bieżącego monitorowania: - Sprawdzaj co 12 miesięcy, czy sprzedawca nadal ma aktywny VAT UK - Jeśli sprzedawca przekroczył próg VAT i nie zarejestrował się — musisz wezwać go do rejestracji pisemnie - Jeśli sprzedawca nadal nie reaguje — musisz zawiesić lub zakończyć świadczenie usług dla niego

3. Przechowywanie dokumentów — 6 lat

Wszystkie dokumenty związane z due diligence musisz przechowywać przez minimum 6 lat: - Onboarding checklist per sprzedawca - Kopie dokumentów tożsamości - Korespondencja w sprawie VAT compliance - Rejestry towarów przechowywanych w magazynie

4. Raportowanie do HMRC

HMRC może w każdej chwili poprosić o raport z Twojej działalności FHDDS. Powinieneś być gotowy do przedstawienia: - Listy aktywnych sprzedawców i ich numerów VAT UK - Listy sprzedawców, którym zawiesiłeś usługi z powodu braku compliance - Rejestru przeprowadzonych weryfikacji due diligence

5. Powiadamianie HMRC o nieprawidłowościach

Jeśli odkryjesz, że sprzedawca celowo unika VAT lub podał fałszywe dane — masz obowiązek poinformować HMRC.

Kary za brak rejestracji i naruszenia FHDDS

Sankcje są surowe i mogą być naliczane dziennie:

Naruszenie	Kara
Brak rejestracji (a obowiązek istnieje)	Do £10,000 dziennie
Niewykonanie due diligence	Do £3,000 per naruszenie
Brak dokumentacji / odmowa udostępnienia HMRC	Do £3,000 per naruszenie
Kontynuowanie usług dla non-compliant sprzedawcy	Do £10,000 per sprzedawca
Podanie fałszywych informacji HMRC	Kara kryminalna

HMRC ma prawo do przeprowadzenia inspekcji bez uprzedzenia.

Co FHDDS oznacza dla polskich firm z magazynem w UK

Jeśli Twoja polska firma: - prowadzi magazyn lub centrum fulfillment w UK - obsługuje polskich lub innych europejskich sprzedawców e-commerce

— to po Brexicie jesteś objęty FHDDS. Musisz zarejestrować się i wdrożyć procedury due diligence.

Typowe scenariusze dla polskich firm:

Scenariusz A: Polska firma magazynuje towary innych polskich eksporterów w UK → FHDDS wymagany. Polscy eksporterzy są teraz "overseas sellers" z perspektywy UK.

Scenariusz B: Polska firma prowadzi własny magazyn dla własnych towarów sprzedawanych w UK → FHDDS nie dotyczy — Ty nie świadczysz usług fulfillment dla osób trzecich.

Scenariusz C: Polska firma korzysta z usług UK fulfillment house (np. Amazon FBA) dla własnych towarów → To Ty jesteś sprzedawcą (overseas seller). Musisz zarejestrować się do VAT UK (jeśli przekroczysz próg) i dostarczyć dokumenty VAT do fulfillment house.

FHDDS a Amazon FBA w UK

Amazon UK jest zarejestrowany jako Fulfilment House w ramach FHDDS. Oznacza to, że Amazon: - weryfikuje numery VAT UK wszystkich sprzedawców korzystających z FBA UK - może zawiesić konto sprzedawcy, który nie ma aktywnego VAT UK - raportuje do HMRC dane o sprzedawcach i ich obrotach

Jeśli sprzedajesz przez Amazon FBA UK bez rejestracji VAT UK — ryzykujesz zawieszeniem konta i roszczeniami podatkowych ze strony HMRC.