Eksport mebli na zamówienie do UK — case study krok po kroku

Etap 1 — Zamówienie i faktura proforma

HomeFurnish UK Ltd z Birmingham kontaktuje się z Meble Kowalski i składa zapytanie ofertowe na 50 szaf dębowych do salonu. Strony negocjują cenę i warunki. Kowalski wystawia fakturę proforma na kwotę £45 000 (900 £ za sztukę) na warunkach DDP Birmingham.

Na tym etapie Kowalski upewnia się, że:

• Posiada aktywny EORI PL (numer polskiej agencji celnej, wymagany do EX1).
• Klient HomeFurnish ma EORI GB (wymagany do zgłoszenia importowego w UK).
• Strony uzgodniły warunki DDP — Kowalski bierze na siebie koszty transportu, odprawy eksportowej, importowej, cła i VAT UK.

Ważna uwaga dotycząca DDP: Wybór DDP (Delivered Duty Paid) oznacza, że eksporter (Kowalski) musi zarejestrować się do VAT w UK lub skorzystać z usług importera fiskalnego (Fiscal Representative). easyclearance.pl może działać jako importer rejestrowy w UK na podstawie Indirect Representation — dzięki temu Kowalski nie musi rejestrować się do VAT GB samodzielnie.

Etap 2 — Produkcja i klasyfikacja taryfowa

Szafy są produkowane z drewna dębowego pozyskanego w Polsce. Gotowe meble to szafy drewniane do sypialni — kod CN 9403.50.00 (drewniane meble sypialniane). Stawka celna UK Global Tariff: 0% (dla mebli drewnianych). Przy spełnieniu reguł pochodzenia TCA — cło zerowe.

Reguła PSR dla kodu 9403: CTH (Change of Tariff Heading) — wszystkie użyte materiały spoza UE muszą zmienić pozycję taryfową. Drewno z Polski (4403/4407) → mebel (9403) — zmiana nastąpiła, reguła PSR spełniona. Szafy mają unijne preferencyjne pochodzenie.

Etap 3 — Dokumentacja handlowa

Przed załadunkiem Kowalski przygotowuje komplet dokumentów:

Faktura handlowa (Commercial Invoice)

Faktura musi zawierać:

• Pełne dane eksportera (Meble Kowalski Sp. z o.o., adres, NIP, EORI PL).
• Pełne dane importera (HomeFurnish UK Ltd, adres, EORI GB).
• Szczegółowy opis: "Wooden wardrobes (oak), bedroom furniture, 50 pcs, 180 x 60 x 220 cm each".
• Kod CN: 9403.50.00.
• Wartość: £45 000 (£900 × 50 szt.).
• Warunki dostawy: DDP Birmingham Incoterms 2020.
• Statement on Origin: "The exporter of the products covered by this document declares that, except where otherwise clearly indicated, these products are of EU preferential origin." + numer REX eksportera.

Packing List (Specyfikacja pakowania)

Osobny dokument ze szczegółowym opisem każdej paczki/palety: numery opakowań, waga brutto/netto każdej sztuki, wymiary. 50 szaf na 10 paletach (5 szaf/paletę), waga brutto ok. 1 400 kg łącznie.

Palety drewniane — ISPM-15

Szafy są ładowane na drewniane palety EUR. Palety muszą posiadać oznaczenie ISPM-15 (piktogram IPPC z kodem HT — Heat Treatment). Bez tego oznaczenia brytyjskie służby graniczne mogą nakazać wymianę palet lub zniszczyć przesyłkę. Kowalski zamawia palety od certyfikowanego producenta z aktualnym numerem certyfikatu IPPC.

Etap 4 — Odprawa eksportowa EX1 w Polsce

Przed odjazdem ciężarówki z Kielc, Kowalski lub jego agent celny (np. polska agencja celna współpracująca z easyclearance.pl) składa zgłoszenie eksportowe EX1 w polskim urzędzie celnym przez system AES (Automated Export System).

EX1 zawiera:

• Dane eksportera (EORI PL), dane odbiorcy (EORI GB).
• Opis towaru, kod CN, wartość, wagę.
• Urząd celny wyjścia z terytorium UE (np. Terespol, Świnoujście lub Dover — zależy od trasy).
• Numer MRN (Movement Reference Number) — generowany przez system, podawany kierowcy.

Koszt odprawy eksportowej: od 45 do 120 £ (orientacyjnie, *przykładowa wycena*).

Etap 5 — GMR i ENS (wjazd do UK przez Calais/Dover)

Trasa: Kielce → Warszawa → Berlin → Calais → Dover → Birmingham.

GMR — Goods Movement Reference

Przed wjazdem na prom w Calais kierowca musi posiadać GMR (Goods Movement Reference) — numer generowany w systemie GVMS (Goods Vehicle Movement Service). GMR łączy numer EX1 (MRN) z rezerwacją na prom.

Koszt GMR: od 15 do 30 £. Easyclearance.pl wystawia GMR dla klientów w ramach obsługi odprawy UK-side.

ENS — Entry Summary Declaration

ENS (Entry Summary Declaration) dla przesyłki składanej przed wjazdem do UK: od 25 do 50 £. ENS musi być złożone co najmniej 2 godziny przed załadunkiem na prom (trasy Ro-Ro).

Etap 6 — Odprawa importowa w UK

Po przekroczeniu granicy w Dover, easyclearance.pl (działając jako Indirect Representative na koncie Kowalski lub jako Direct Rep. na EORI klienta UK) składa import declaration w systemie HMRC CDS (Customs Declaration Service):

• Kod procedury: 40 00 (release for free circulation).
• Kod towaru: 9403 50 00.
• Wartość celna: £45 000 (CIF lub CPT — wartość faktury).
• Cło: 0% (TCA + Statement on Origin → brak cła do zapłaty).
• VAT import: 20% × £45 000 = £9 000 — rozliczany przez Postponed VAT Accounting (PVA), dzięki czemu VAT nie jest płacony przy odprawie, a rozliczany w deklaracji VAT klienta UK.

Koszt odprawy importowej UK: od 45 do 150 £ (*przykładowa wycena*).

Etap 7 — Dostawa DDP do Birmingham

Po odprawie celnej ciężarówka jedzie bezpośrednio do magazynu HomeFurnish UK w Birmingham. Kierowca dostarcza szafy, importer podpisuje CMR jako odbiór. Transakcja zakończona.

Zestawienie kosztów odpraw i dokumentów — *przykładowa wycena*

Kluczowe lekcje z case study

1. ISPM-15 jest obowiązkowe — zamawiaj palety z certyfikowanym oznaczeniem IPPC/HT. Bez tego kierowca może być zawrócony na granicy.
2. Statement on Origin zamiast EUR.1 — prostsze i bezpłatne (zamiast EUR.1 wystawianego przez urząd celny). Wymaga rejestracji REX dla przesyłek powyżej 6 000 EUR.
3. DDP to pułapka bez dobrego partnera UK — DDP wymaga VAT registration w UK lub współpracy z agencją działającą jako Indirect Representative. Bez tego eksporter nie może legalnie płacić cła i VAT w UK.
4. Postponed VAT Accounting (PVA) — oszczędność cash flow. VAT importowy (£9 000 w tym przypadku) nie jest płacony przy odprawie, lecz rozliczany w kwartalnej deklaracji VAT importera UK.
5. GMR przed promem — bez GMR kierowca nie wsiedzie na prom do UK. GMR generuje agencja celna lub spedytor na podstawie numeru MRN z EX1.

Źródła urzędowe

• GOV.UK: Customs Declaration Service (CDS) — HMRC, 2026
• GOV.UK: Get a Goods Movement Reference (GMR) — HMRC, 2026
• GOV.UK: Postponed VAT Accounting — HMRC, 2026

Najczęstsze pytania (FAQ)

Jakie dokumenty są potrzebne do eksportu mebli do UK?

Do eksportu mebli z Polski do UK potrzebne są: (1) faktura handlowa z opisem towaru, kodem CN, wartością i oświadczeniem o pochodzeniu (Statement on Origin TCA); (2) packing list z dokładną specyfikacją każdego opakowania; (3) CMR — list przewozowy dla transportu drogowego; (4) zgłoszenie eksportowe EX1 z numerem MRN — składane przez agencję celną przed odjazdem ciężarówki; (5) GMR dla transportu przez kanał La Manche; (6) palety z certyfikatem ISPM-15 (oznaczenie IPPC/HT).

Czy EUR.1 jest wymagany przy eksporcie mebli do UK?

Nie jest wymagany — wystarczy Statement on Origin (Oświadczenie o Pochodzeniu) umieszczone bezpośrednio na fakturze handlowej. Statement on Origin jest prostsze i bezpłatne. Świadectwo EUR.1 wystawiane przez urząd celny jest alternatywą, ale rzadko stosowaną w handlu UK-UE. Warunek: dla przesyłek powyżej 6 000 EUR eksporter musi być zarejestrowany w systemie REX i podać numer REX w oświadczeniu.

Czy palety drewniane muszą mieć certyfikat ISPM-15 do UK?

Tak, bezwzględnie. Wielka Brytania wymaga, aby wszystkie drewniane materiały opakowaniowe (palety, skrzynki, przekładki) importowane z UE posiadały oznaczenie ISPM-15 zgodne z normą IPPC. Standardowo palety powinny być oznaczone symbolem IPPC z kodem "HT" (Heat Treatment — obróbka termiczna) lub "MB" (methyl bromide — stosowany rzadziej). Brak oznaczenia ISPM-15 może skutkować zatrzymaniem całej przesyłki, przymusową dezynfekcją na koszt importera lub zawróceniem transportu.

DDP czy DAP — jakie warunki dostawy wybrać dla mebli do UK?

Wybór zależy od możliwości eksportera. DAP (Delivered At Place) jest prostszy dla polskiego producenta — eksporter dostarcza towar do uzgodnionego miejsca w UK, a importer UK bierze na siebie cło, VAT i odprawę importową. Nie wymaga od eksportera rejestracji VAT w UK ani znajomości systemu CDS. DDP (Delivered Duty Paid) jest atrakcyjniejszy komercyjnie dla klienta UK, bo on nie musi się martwić cłem i VAT — ale eksporter musi mieć partnera w UK zdolnego do działania jako importer (np. agencja celna na zasadzie Indirect Representation). Dla mebli standardowych (cło 0% TCA) różnica w koszcie jest minimalna, więc DAP jest bezpieczniejszym wyborem dla nowych eksporterów.

Jak wycenić koszty odprawy celnej przy eksporcie mebli do UK?

Orientacyjna wycena dla standardowej przesyłki mebli drogą (jedna ciężarówka): odprawa eksportowa EX1 w Polsce od 45 do 120 £, GMR od 15 do 30 £, ENS od 25 do 50 £, odprawa importowa UK od 45 do 150 £. Łącznie koszty agencji celnej: orientacyjnie od 130 do 350 £ za przesyłkę. Cło na meble drewniane z TCA: 0%. VAT import UK (20%) rozliczany przez PVA — brak płatności gotówkowej przy odprawie. Podane widełki są orientacyjne — *przykładowa wycena* — dokładna wycena po przesłaniu dokumentów.